Cotar e participar de licitações

Um esclarecimento importante antes de começar: cadastrar-se como fornecedor não garante que você será convidado a cotar. O cadastro torna você visível e elegível, mas é o seu cliente quem decide, processo por processo, quais fornecedores convidar conforme as categorias que você informou e as necessidades de compra dele.

Quando você for convidado, pode ser por dois canais diferentes — a empresa escolhe qual usar em cada caso — e cada um se responde de forma diferente:

• Pedidos de cotação por email: você recebe um email com o pedido e responde por email, no mesmo fio. Não precisa entrar no portal.

• Licitações pelo portal: o convite chega por email, mas a proposta é apresentada exclusivamente pelo portal; não é possível enviá-la respondendo ao email.

Verifique sempre por qual canal cada pedido chegou antes de responder. Abaixo explicamos cada um em detalhe.

Pedidos de cotação por email

• Você recebe um email com os itens, quantidades, local de entrega e prazo limite.

• Responda ao mesmo email com os seus preços, prazos e condições, seja no corpo ou anexando a sua cotação (PDF, Excel, Word —inclusive o formato .doc do Word 97-2003— ou RTF). O sistema a processa automaticamente.

• Para que sua cotação seja processada sem erros, inclua para cada item o preço unitário e a moeda, esclareça se os preços incluem impostos, e acrescente prazo de entrega, condições de pagamento e validade da oferta.

• Você pode cotar parcialmente; deixe claro para evitar confusões. Se não for cotar, avise: o seu cliente pode registrar isso e não enviará lembretes.

• Se você errou ou um preço mudou, responda novamente no mesmo e-mail com os valores corrigidos: a cotação nova substitui a anterior, sem precisar avisar à parte. Dá para corrigir enquanto a compra continuar aberta; depois de adjudicada ou encerrada, não são mais aceitas alterações.

• Antes do vencimento você recebe lembretes automáticos.

• Esperando pedidos que não chegam? Verifique a pasta de spam (lixo eletrônico) e confirme em Meu Perfil que o email do seu contato de vendas está correto.

Pedidos com os itens em Excel

Se o pedido tiver muitas linhas, os itens chegam em um Excel anexo em vez de serem listados no e-mail. Você pode cotar de duas formas:

• Preenchendo o Excel: informe preço unitário, moeda, prazo de entrega e comentários nas colunas amarelas e responda ao mesmo e-mail com o arquivo. Não altere o número da linha: assim cada preço fica na sua linha mesmo que você ordene ou filtre a planilha.

• Com a sua própria proposta (PDF, Excel ou outro formato), como em qualquer pedido.

Se a empresa alterar os itens, você recebe um aviso com o Excel atualizado: cote sobre essa versão ou envie a sua própria proposta.

Licitações pelo portal

1. Convite: chega por email com o acesso à licitação em Minhas Licitações. O email é só a porta de entrada: a proposta é preparada e enviada pelo portal, não respondendo a esse email.

2. Bases: na aba Informação você vê itens, datas e condições; em Documentos você baixa editais e anexos. Revise também as Circulares, onde ficam os esclarecimentos e mudanças.

3. Perguntas: durante o período de perguntas você pode fazer consultas técnicas ou comerciais sobre as bases. Quando a empresa define o Q&A como público, as perguntas e respostas ficam visíveis para todos os fornecedores, mas de forma anônima: ninguém vê quem fez cada consulta.

4. Sua proposta: preencha preço e prazo por item (você pode cotar ao menos um), adicione notas técnicas ou comerciais e suba a documentação exigida (até 100 MB por arquivo). Você pode salvar um rascunho e retomá-lo depois. Se a licitação for de envelope fechado, a sua oferta não é visível para os demais fornecedores até o encerramento. Se o processo exigir documentação técnica e comercial separadamente, você encontrará duas zonas de carga. Antes de enviar, talvez você precise aceitar as condições gerais, seja com uma marcação ou subindo o formulário assinado.

5. Envio: ao enviar, você confirma o valor total da sua proposta. Uma proposta enviada ainda pode ser corrigida enquanto o prazo de ofertas não vencer: abra-a com o botão Editar, corrija o que for necessário e envie novamente. A sua oferta continua participando o tempo todo — editá-la não a retira — e a versão nova substitui por completo a anterior. Isso vale também para as licitações de envelope fechado, porque até o encerramento a empresa ainda não viu nenhuma oferta. Depois de vencido o prazo a proposta fica firme: a partir daí só é possível melhorá-la se a empresa reabrir a recepção com um novo prazo —chega o aviso de extensão do prazo de ofertas e a proposta volta a ser editável— ou se abrir uma nova ronda.

6. Resultado: você acompanha o status no portal; se ganhar, recebe a ordem de compra.

Não vai participar? Você pode recusar o convite a partir da licitação, assim o seu cliente fica sabendo e não insiste.

Cotar pelo WhatsApp

Algumas empresas também usam o canal de WhatsApp: se for o caso do seu cliente e o seu contato tiver esse canal como preferido, o pedido de cotação chega pelo WhatsApp e você pode responder ali mesmo, conversando normalmente. Informe o preço unitário de cada item, a moeda e o prazo de entrega; você também pode anexar sua cotação como arquivo ou foto. O sistema a processa como uma cotação por e-mail e confirma o recebimento. Se for preciso corrigir algo, você pode enviar a cotação de novo pelo mesmo chat: a última substitui a anterior.

O que acontece depois de cotar

• Seu cliente compara as ofertas recebidas de todos os fornecedores.

• Ele pode entrar em contato pedindo esclarecimentos ou uma melhora de preço: chega por email e você responde pelo mesmo canal.

• Se você for adjudicado, recebe a ordem de compra por email.

• Se o prazo passou e não há novidades, o mais provável é que a compra tenha sido adjudicada a outro fornecedor. Não ser escolhido em um processo não exclui você dos próximos: cada pedido é decidido separadamente.

Se a empresa alterar os itens

Pode acontecer de a empresa alterar os itens com a licitação já publicada. Nesse caso você vai receber uma circular com o detalhe, e se já tinha enviado sua proposta, ela volta para rascunho: o portal avisa isso acima da proposta. Revise os itens (pode haver novos ou cancelados), atualize sua oferta e reenvie-a antes do fechamento.

Carregar a proposta a partir de um arquivo

Em vez de preencher os preços item por item, você pode usar Carregar proposta a partir de arquivo: baixe o template da licitação e preencha-o, ou envie diretamente a lista de preços do seu sistema (Excel ou CSV). O portal mostra quais itens reconheceu e quais você precisa confirmar antes de aplicar. Ao aplicar, só são atualizados os itens que vêm no arquivo: os preços que você já tinha informado para o resto são mantidos.

Se a empresa abrir uma nova rodada

Quando a empresa abre uma nova rodada (por exemplo, para negociar), você recebe o aviso e a licitação mostra em qual rodada você está. Com Copiar proposta anterior você traz para a nova rodada a sua última oferta enviada: preços, prazos, condições de pagamento, notas e documentos. A cópia fica como rascunho: revise-a, altere o que quiser e envie; ela não é enviada sozinha. Se antes de copiar você já tinha enviado algum documento, ele é mantido.

Se você mudar a parte técnica, a empresa volta a revisá-la. Em uma nova rodada, se você só muda preços ou condições, a avaliação técnica que os avaliadores da empresa já fizeram se mantém. Se você muda algo técnico —as notas técnicas, o prazo de entrega (da oferta ou de um item), o atendimento às especificações ou as notas de um item, ou os documentos que não são comerciais—, os avaliadores voltam a revisar a parte técnica. E se você corrigir uma proposta já enviada dentro da mesma rodada, eles também voltam a revisá-la.

Dicas

• Carregue os preços por item exatamente como são solicitados: a comparação é automática e um erro de unidade pode afetar a sua posição na comparativa.

• Indique sempre a validade da oferta e as condições de pagamento.

• Se algo nas bases não ficar claro, faça a sua consulta durante o período de perguntas: uma vez encerrado esse período, não há instância para esclarecimentos.

Participar a partir de um link de licitação

Se a empresa compartilhou com você o link de uma licitação pública, ao abri-lo você vai ver o título, a descrição e as datas.

• Para participar, toque em "Participar": faça login ou crie sua conta de fornecedor. Você fica inscrito na hora e vê a licitação completa no seu portal, onde pode fazer perguntas e enviar sua proposta.
• Se a empresa revisa os cadastros antes de aprová-los, complete seu cadastro e, quando for aprovado, abra o link de novo e toque em "Participar".
• Se a licitação já encerrou, o link mostra o status dela e não é possível participar.
• Se a empresa removeu você da licitação, o link não vai deixar você entrar de novo: peça para a empresa reativar você.

Mensagens privadas

Na aba Q&A do detalhe da licitação você verá a seção Mensagens privadas quando a empresa escreveu diretamente para você. É um canal 1 a 1: só a empresa e você o veem, mesmo que o Q&A geral da licitação seja público.

Você recebe um e-mail quando a empresa escreve para você. Pode responder nessa mesma seção, e anexar arquivos à sua resposta se precisar.