Revisão e reprocessamento

Tudo o que está nesta página é feito pela aplicação, não pelo Painel de Administração. Quem resolve são os compradores e o admin da organização.

A Sourced processa sozinha as respostas dos fornecedores: lê cada email com seus anexos, extrai a cotação e a soma ao comparativo. Quando algo não dá certo (a IA não entendeu a resposta, não tem certeza dos dados que extraiu ou o email não pôde ser associado a nenhuma solicitação), fica esperando que alguém da sua organização resolva. Aqui você vê onde encontrar isso e o que pode fazer em cada caso.

Onde ver o que precisa de revisão

• Ação Manual, no menu Compras Spot · Email: abre Aguardando Ação Manual, com as cotações de compras abertas que esperam uma pessoa; o número vermelho no menu indica quantas são. Tem duas filas: Em revisão (escaladas para uma pessoa) e Por confirmar (com baixa confiança, importadas manualmente ou reprocessadas, que esperam você confirmar os dados). Se você tem compras no seu nome, de início vê só essas; escolha Todos os compradores no filtro para ver as dos demais.

• A compra: na aba Cotações, a cotação que precisa de algo mostra o botão Revisar.

• Caixa de Entrada → Sem associação: os emails de fornecedores que chegaram à caixa da sua organização e não puderam ser associados a nenhuma solicitação (veja mais abaixo).

Revisar uma cotação

Em Aguardando Ação Manual, ao clicar em uma cotação você vai para onde ela é resolvida, conforme a etiqueta:

• Escalada para humano: a IA não conseguiu resolver a resposta (é ambígua, vem em um formato difícil ou o fornecedor perguntou algo em vez de cotar). Resolve-se ali mesmo: você escreve uma resposta ao fornecedor, marca como concluída ou descarta o fornecedor. Detalhes em Cotações e revisão manual.

• Baixa confiança ou Import sem confirmar: a compra abre com a revisão dessa cotação. Você revisa os dados extraídos e a confirma (corrigindo o que for preciso), ou a reprocessa, a importa manualmente ou a descarta. Até você confirmar, ela não entra no comparativo. Detalhes em Cotações com baixa confiança.

Reprocessar uma resposta

Se a IA leu errado uma cotação (por exemplo, tomou o subtotal da linha como preço unitário ou usou um orçamento antigo que veio anexado), na aba Cotações da compra use Reprocessar na linha dessa cotação:

• A extração é refeita com o email e os anexos originais. Você pode desmarcar os arquivos que atrapalham a leitura.

• Em Correção (opcional) você indica à IA o que corrigir; ela a considera com prioridade máxima.

• Quando termina, a cotação fica Por confirmar: você revisa o resultado com Revisar e a confirma.

Não está disponível em cotações já adjudicadas nem em compras fechadas ou canceladas (se estiver adjudicada, primeiro reabra a adjudicação). Se a cotação chegou por fora da Sourced, use Importar cotação; se preferir que o fornecedor envie uma mais clara, Reenviar pedido.

Emails que não puderam ser associados a uma solicitação

A Sourced associa cada resposta à solicitação de cotação que ela responde. Se um fornecedor escreve um email novo em vez de responder à solicitação, menciona um código de compra que não existe ou o email é enviado por alguém que não está entre os fornecedores dessa compra, a Sourced não adivinha: o email fica em Caixa de Entrada → Sem associação (na aba Compras; o botão mostra quantos são). A partir dali:

1. Abra o email para ver o texto e os anexos.

2. Em Associar a uma solicitação de cotação, busque por código de compra, referência externa ou fornecedor e escolha a solicitação e o fornecedor. Só aparecem compras abertas; se a Sourced reconhece o remetente, sugere as solicitações dele.

3. Clique em Associar e processar: o email e seus anexos são processados dentro dessa compra como qualquer outra resposta. Se o processamento falhar, você pode tentar novamente.

Se o email não tem relação com nenhuma compra, use Arquivar; você o recupera em Arquivados com Restaurar. Quando o remetente é um fornecedor a quem sua organização pediu cotação recentemente e o email parece uma cotação ou uma consulta, a Sourced pede automaticamente que ele responda ao email original da solicitação; o status desse aviso aparece no email.

O que fica do lado da Sourced

Se um fornecedor diz que respondeu mas o email dele não aparece nem na conversa da compra nem em Sem associação, pode ser que tenha falhado ao ser processado. Reprocessar esse email é feito pela equipe da Sourced: peça pelo seu canal de suporte com o remetente, o assunto e a data. O mesmo vale se reprocessar uma cotação ou associar um email falhar de novo.