Documentação de fornecedores

Fornecedores → Documentação é onde fica a documentação dos seus fornecedores: o que você pede a cada um, em uma matriz fornecedor × tipo de documento que mostra o que cada um entregou, o que falta, o que venceu e o que está a vencer. Está disponível em todas as organizações. Compradores e administradores a gerenciam (qualquer um deles revisa: aprova, rejeita, envia em nome do fornecedor e solicita documentos); os demais perfis consultam.

Onde fica

No menu, a seção Fornecedores tem, nesta ordem: Meus fornecedores, Documentação, Novos cadastros e Descobrir fornecedores. Compradores e administradores veem em Documentação uma bolinha vermelha com o que espera por compras: documentos que um fornecedor enviou e estão Em revisão, mais as conversas de documentos em que a última mensagem é do fornecedor. Faltantes e vencidos não entram na bolinha: você os vê na matriz.

Se você ainda não pede documentos

Enquanto a sua organização não tiver tipos de documento ativos, Documentação avisa e, se você é administrador da organização, oferece o botão Configurar tipos, que leva a Administração → Portal de fornecedores. Os demais veem o mesmo aviso sem o botão: quem define os tipos é um administrador.

Definir o que você pede: tipos de documento

Os requisitos são configurados em Administração → Portal de fornecedores (somente administradores da organização). Cada documento tem uma de três classes:

• Aceitar: você envia um texto (termos e condições, código de conduta) e o fornecedor lê e aceita. Ficam registrados versão, data e IP.
• Preencher e devolver: você envia um modelo em branco; o fornecedor baixa, preenche e envia.
• Fornecer: você define qual documento quer (comprovante fiscal, seguro, certificação) e o fornecedor envia.

Para cada tipo você escolhe se é obrigatório ou opcional, se é exigido no cadastro (o cadastro não é considerado recebido até que esteja), se vence (com a validade habitual em dias, que preenche a data para o fornecedor) e quantos dias antes avisar. Um tipo pode ser desativado sem perder o que já foi enviado. Os tipos substituem as antigas condições de cadastro, migradas automaticamente como documentos da classe Aceitar.

Se você enviar uma nova versão do texto ou do modelo, escolhe se a solicita novamente a todos: se sim, quem aceitou a versão anterior passa a Desatualizado e recebe um aviso; se não, a nova versão vale só para quem entrar a partir daí.

A matriz e os status

Cada item tem um status: Falta, Opcional, Em revisão, Rejeitado, Desatualizado, Vencido, A vencer, Em dia ou Sem classificação (arquivos antigos sem tipo). O resumo por fornecedor (Em dia, Com pendências, Vencido, Em revisão, Sem requisitos) também aparece em Meus fornecedores. Os indicadores do topo contam fornecedores por status e os documentos que vencem em 30 dias; você filtra por status, busca por nome e pode exportar para CSV.

Um documento faltante ou vencido não bloqueia nada (cotações, pedidos e faturas seguem normalmente): é informação para você decidir.

Revisar: aprovar ou rejeitar

Ao abrir um fornecedor você vê cada documento com seu arquivo, datas, versão e o histórico de versões anteriores. Os que estão Em revisão são aprovados ou rejeitados; qualquer comprador ou administrador pode fazê-lo. Se a configuração do portal tiver aprovação automática de documentos, o que o fornecedor envia já fica aprovado.

Para rejeitar é preciso escrever o motivo: o fornecedor o recebe tal qual por e-mail e abre-se uma conversa sobre esse documento (também visível em Conversas). O item fica Rejeitado até que ele envie uma nova versão, que volta para Em revisão. Quando o fornecedor responde na conversa, você recebe uma notificação.

Documentos que vêm do cadastro

Quando você aprova um cadastro em Novos cadastros, os arquivos passam para a documentação do fornecedor: os que você revisou no expediente mantêm essa decisão, os que ninguém revisou são aprovados junto com o cadastro e os rejeitados não passam. Se o cadastro entrou por aprovação automática, os arquivos chegam em Documentação Em revisão (ou aprovados, se a aprovação automática de documentos estiver ligada) e são revisados aqui.

Enviar em nome dele e solicitar

Você pode enviar um documento em nome do fornecedor (fica aprovado, com as datas que indicar) e solicitar documentos escolhendo os tipos e uma mensagem: ele recebe um e-mail com o link direto para o portal. Solicitar documentos funciona sempre, com ou sem lembretes automáticos, e é a forma de pedir documentação a um fornecedor importado ou cadastrado manualmente. Os lembretes enviados a cada fornecedor ficam listados no detalhe dele.

Vencimentos e lembretes automáticos

Todos os dias a plataforma verifica os vencimentos, marca como vencidos os documentos que passaram da data e atualiza o status de cada fornecedor. Os lembretes automáticos por e-mail são uma configuração de cada organização, em Administração → Portal de fornecedores, e vêm desligados.

Com a configuração ligada, a plataforma avisa o fornecedor nos dias configurados antes de vencer (30, 15 e 7 por padrão) e lembra periodicamente os obrigatórios faltantes ou rejeitados (a cada 15 dias, com um máximo de avisos; ambos configuráveis no portal). Esses e-mails vão somente para os fornecedores que se cadastraram pelo portal da sua organização: fornecedores importados ou cadastrados manualmente nunca recebem lembretes automáticos; para eles, peça a documentação com Solicitar documentos.

Compras recebe uma notificação quando um fornecedor envia algo para revisar e um aviso quando um documento obrigatório vence. O resumo semanal do que vence, venceu ou está pendente só chega com os lembretes automáticos ligados: ao desligá-los, o resumo também para, mas o aviso de documentos vencidos continua chegando.