Documentación de proveedores

Proveedores → Documentación es el legajo de tus proveedores: la documentación que le pedís a cada uno, en una matriz proveedor × tipo de documento que muestra qué entregó, qué le falta, qué venció y qué está por vencer. Está disponible en todas las organizaciones. La gestionan compradores y administradores (cualquiera de ellos revisa: aprueba, rechaza, sube en nombre del proveedor y solicita documentos); los demás roles la consultan.

Dónde está

En el menú, la sección Proveedores tiene, en este orden: Mis proveedores, Documentación, Nuevos registros y Descubrir proveedores. Compradores y administradores ven en Documentación una burbuja roja con lo que espera a compras: documentos que subió un proveedor y están En revisión, más las conversaciones de documentos donde el último mensaje es del proveedor. Los faltantes y vencidos no suman a la burbuja: los ves en la matriz.

Si todavía no pedís documentos

Mientras tu organización no tenga tipos de documento activos, Documentación te lo avisa y, si sos administrador de la organización, te ofrece el botón Configurar tipos, que lleva a Administración → Portal de proveedores. Los demás ven el mismo aviso sin el botón: los tipos los define un administrador.

Definir qué pedís: tipos de documento

Los requisitos se configuran en Administración → Portal de proveedores (solo administradores de la organización). Para cada documento hay tres clases:

• Aceptar: subís un texto (términos y condiciones, código de conducta) y el proveedor lo lee y acepta. Queda registrado versión, fecha e IP.
• Completar y devolver: subís una plantilla vacía; el proveedor la descarga, la completa y la sube.
• Aportar: definís qué documento querés (constancia fiscal, seguro, certificación) y el proveedor lo sube.

Para cada tipo elegís si es obligatorio u opcional, si se exige en el alta (el registro no se da por recibido hasta que esté), si vence (con la validez habitual en días, que precarga la fecha al proveedor) y cuántos días antes avisar. Un tipo se puede desactivar sin perder lo ya cargado. Los tipos reemplazan a las antiguas condiciones de registro, que se migraron automáticamente como documentos de clase Aceptar.

Si subís una versión nueva del texto o la plantilla, elegís si volvés a pedirla a todos: si lo hacés, quienes aceptaron la versión anterior pasan a Desactualizado y reciben un aviso; si no, la versión nueva aplica solo a los que se sumen de ahí en más.

La matriz y los estados

Cada casillero tiene un estado: Falta, Opcional, En revisión, Rechazado, Desactualizado, Vencido, Por vencer, Al día o Sin clasificar (archivos viejos sin tipo asignado). El resumen por proveedor (Al día, Con faltantes, Vencido, En revisión, Sin requisitos) también aparece en Mis proveedores. Los indicadores de arriba cuentan proveedores por estado y los documentos que vencen en 30 días; filtrás por estado o buscás por nombre y podés exportar a CSV.

Un documento faltante o vencido no bloquea nada (cotizaciones, órdenes, facturas siguen igual): es información para que decidas.

Revisar: aprobar o rechazar

Al abrir un proveedor ves cada documento con su archivo, fechas, versión y el historial de versiones anteriores. Los que están En revisión se aprueban o rechazan; puede hacerlo cualquier comprador o administrador. Si la configuración del portal tiene aprobación automática de documentos, lo que sube el proveedor queda aprobado directo.

Para rechazar tenés que escribir el motivo: el proveedor lo recibe tal cual por mail y se abre una conversación sobre ese documento (también visible en Conversaciones). El casillero queda en Rechazado hasta que suba una versión nueva, que vuelve a En revisión. Cuando el proveedor responde en la conversación, te llega una notificación.

Documentos que vienen del alta

Cuando aprobás un registro en Nuevos registros, sus archivos pasan al legajo: los que revisaste en el expediente conservan esa decisión, los que nadie revisó se aprueban con el alta y los rechazados no pasan. Si el alta entró por aprobación automática, sus archivos llegan a Documentación En revisión (o aprobados, si tenés la aprobación automática de documentos) y se revisan acá.

Cargar en su nombre y solicitar

Podés subir un documento en nombre del proveedor (queda aprobado, con las fechas que indiques) y solicitar documentos eligiendo los tipos y un mensaje: le llega un mail con el link directo a su portal. Solicitar documentos funciona siempre, con o sin recordatorios automáticos, y es la forma de pedirle documentación a un proveedor importado o cargado a mano. Los recordatorios enviados a cada proveedor quedan listados en su detalle.

Vencimientos y recordatorios automáticos

Todos los días la plataforma revisa los vencimientos, marca como vencidos los documentos que pasaron la fecha y actualiza el estado de cada proveedor. Los recordatorios automáticos por mail son un ajuste de cada organización, en Administración → Portal de proveedores, y vienen apagados.

Con el ajuste prendido, la plataforma le avisa al proveedor los días configurados antes de vencer (30, 15 y 7 por defecto) y le recuerda periódicamente los obligatorios faltantes o rechazados (cada 15 días, con un máximo de avisos; ambos se configuran en el portal). Esos mails les llegan solo a los proveedores que se registraron por el portal de tu organización: a los importados o cargados a mano nunca les llega un recordatorio automático; a ellos les pedís documentación con Solicitar documentos.

Compras recibe una notificación cuando un proveedor sube algo para revisar y un aviso cuando vence un documento obligatorio. El resumen semanal de lo que vence, venció o está pendiente llega solo con los recordatorios automáticos prendidos: al apagarlos se corta también el resumen, pero el aviso de documentos vencidos sigue llegando.