Nuevos registros

Proveedores → Nuevos registros es donde revisás las altas que llegan por el portal de proveedores. Con aprobación manual, cada registro espera tu decisión; con aprobación automática, las altas entran solas como proveedores y acá quedan a la vista por si querés mirarlas. Cada registro tiene un expediente con todo lo que declaró el proveedor y tres decisiones posibles: pedir cambios, rechazar o aprobar. Deciden compradores y administradores de la organización; los demás roles solo consultan.

La burbuja y las notificaciones

La burbuja roja de Nuevos registros en el menú cuenta las altas que esperan una decisión de compras: las nuevas, las que el proveedor reenvió después de un pedido de cambios y las que tienen un posible duplicado. No cuenta las que tienen un pedido de cambios abierto (esperan al proveedor) ni las aprobadas automáticamente. Cuando entra un registro nuevo te llega una notificación que abre directamente su expediente. Mis proveedores ya no tiene una pestaña de registros: esta pantalla es la única entrada.

La lista

Arriba, indicadores que funcionan como filtro: Nuevos (nadie los revisó), Reenviados (el proveedor corrigió lo que le pediste), Con pedido de cambios (esperando al proveedor), Con duplicado o reclamo, Míos y Auto-aprobados. Cada fila muestra la empresa, el estado de revisión, los semáforos (Datos, Contactos, Rubros, Documentos: verde sin observaciones, ámbar con observaciones, rojo con bloqueos; pasá el mouse para ver el detalle), las señales de duplicado o reclamo de ficha, quién lo está revisando y la última actividad, con un aviso si el proveedor escribió algo que nadie leyó. Con Ver aprobados y rechazados también aparecen los cerrados.

Si tu organización aprueba automáticamente, las altas que entraron solas se listan como Aprobado automáticamente · sin revisar (o · revisado): las de los últimos 30 días en la vista normal y todas con Ver aprobados y rechazados. El indicador Auto-aprobados cuenta las que nadie marcó como revisadas.

El expediente

• Resumen: los semáforos con sus observaciones y qué va a hacer Aprobar (crear una ficha nueva, o vincular la cuenta a una ficha que ya tenés).
• Empresa, Contactos y Rubros y cobertura: lo declarado, con las observaciones marcadas (por ejemplo, sin contacto de ventas o email inválido).
• Documentos: lo exigido en el alta y los archivos subidos. Cada archivo se puede aprobar o rechazar con motivo. No hace falta revisarlos todos: al aprobar el registro, los que nadie revisó se aprueban con el alta; los rechazados no pasan al legajo.
• Duplicados (si hay señal): la ficha existente al lado de lo declarado, campo por campo, con lo que va a pasar al aprobar (se mantiene, se completa, queda el de la ficha). Si el proveedor ya está en tu catálogo con el mismo CUIT o email, aprobar se bloquea: rechazá el registro y el proveedor sigue con su ficha.
• Historial: todo lo que pasó con el registro, quién lo hizo y cuándo: envío, quién lo tomó, pedidos de cambios, respuestas, reenvíos con el detalle de qué campos cambió, revisiones de documentos y la decisión final.

A la derecha, la conversación con el proveedor y las notas internas, que solo ve tu organización. Lo que escribís en la conversación le llega al proveedor por mail desde Sourced, a nombre de tu organización (no desde la casilla de mail que conectaste): el mail le pide que no lo responda y que te conteste en la conversación del portal, así su respuesta queda en el expediente. Lo mismo vale para los demás avisos al proveedor: pedido de cambios, aprobación, rechazo y pedidos de documentos.

Legajo al aprobar

En un registro abierto, el bloque Legajo al aprobar te anticipa cómo va a quedar la documentación del proveedor en Documentación: qué pasa al legajo (los archivos aprobados y los sin revisar, marcados se aprueba con el alta, y los textos aceptados), qué le va a quedar pendiente (tipos obligatorios que el alta no cubre, por ejemplo porque no se piden en el alta o porque el proveedor aceptó una versión anterior de un texto que después reemplazaste, y archivos rechazados) y los vencimientos de lo que pasa. Si el alta se suma a una ficha que ya tenés, lo indica. Cuando el registro ya está decidido, el bloque se reemplaza por un acceso al legajo del proveedor.

Altas aprobadas automáticamente

Un alta que entró por la aprobación automática ya es proveedor: no hay nada que decidir. Si querés dejar constancia de que la miraste, tocá Marcar revisado. Es opcional y reversible (Marcar sin revisar), queda en el Historial y no bloquea nada. Sus archivos se ven en el expediente solo como consulta, con el estado que tienen en el legajo: se revisan en Documentación.

Tomar la revisión

Tomar revisión te asigna el registro para que otro comprador no lo revise en paralelo. Es informativo: si otro ya lo tomó, lo ves en la lista; un administrador puede reasignarlo.

Pedir cambios

Cuando algo está mal o falta (el CUIT no coincide, no hay contacto de ventas, un documento está ilegible), escribí qué tiene que corregir y enviá el pedido. Al proveedor le llega por mail con un botón para volver a su registro, corregirlo y reenviarlo; mientras tanto el registro figura Con pedido de cambios. Cuando reenvía, vuelve a la lista como Reenviado con aviso a los revisores y el historial muestra qué cambió. Podés pedir cambios las veces que haga falta.

Aprobar o rechazar

Aprobar crea la ficha en Mis proveedores (o la vincula a la existente si reclamó una ficha o coincide por CUIT o email), traspasa contactos y rubros, pasa los documentos al legajo y le manda al proveedor un mail de bienvenida con acceso al portal. Los archivos que nadie revisó se aprueban con el alta: el diálogo de aprobar los lista antes de que confirmes y el Historial registra cuáles fueron. Si hay bloqueos pendientes (por ejemplo, falta un documento obligatorio del alta) te lo avisa y solo deja aprobar si confirmás aprobar igual, bajo mi responsabilidad; esa decisión queda en el Historial con lo que faltaba. Rechazar es definitivo y exige un motivo, que el proveedor recibe por mail.