Evaluación de propuestas

Este módulo es parte de Licitaciones, que se habilita por organización.

Cuando cierra la recepción de ofertas, la licitación pasa a En evaluación. Sourced combina dos motores complementarios para decidir mejor: la evaluación humana de los evaluadores técnicos y la evaluación por IA. Ambos alimentan el scorecard sobre el que adjudicás.

Evaluadores técnicos

Son expertos, internos o externos, que puntúan la parte técnica de las propuestas. Funcionan así:

• Acceso sin cuenta: el comprador los invita y reciben un link por email; entran verificando su identidad con un código de un solo uso, sin necesidad de crear usuario.

• Solo ven lo técnico: cada criterio tiene un interruptor de compartir con el evaluador técnico. El evaluador ve únicamente los criterios compartidos y la documentación técnica; los datos comerciales quedan ocultos (precios, condiciones de pago, notas comerciales) para no sesgar su juicio.

• Puntúan por criterio: asignan una nota de 0 a 100 a cada criterio que tienen asignado, con un nivel de confianza, una justificación y los riesgos que detecten.

• Con asistencia de IA: reciben sugerencias de la IA acotadas a sus criterios, que pueden tomar o ignorar.

• Preguntas técnicas: las consultas técnicas de los oferentes se les pueden derivar; arman un borrador de respuesta (con ayuda de la IA) que el comprador publica tal cual con Aprobar y publicar, edita antes de publicar o devuelve con feedback. La respuesta queda a nombre del evaluador, validada por el comprador.

• Plazos: el sistema no les manda recordatorios automáticos; el seguimiento lo hacés vos. En el listado de licitaciones ves cuántos evaluadores terminaron y, cuando termina el comité entero, te llega un aviso (ver «Aviso cuando termina el comité técnico», más abajo).

El comprador gestiona el pool de evaluadores, qué criterios comparte y a quién asigna cada uno. Más detalle en Evaluadores técnicos.

Evaluación por IA

El comprador dispara la evaluación por IA con un botón en la pestaña Comparativa. El evaluador IA de Sourced lee el pliego y todas las propuestas (incluidos los documentos adjuntos: PDF, Excel, Word, etc.) y produce un análisis completo. Trabaja en tres pasadas:

1. Análisis técnico: compara cada propuesta contra el pliego (no contra las demás), ítem por ítem. Detecta cumplimiento de especificaciones, información faltante, riesgos técnicos y fortalezas.

2. Análisis comercial: revisa precios, estructura de costos, costos ocultos, condiciones de pago y competitividad, e identifica palancas de negociación. Marca ítems muy por encima del mercado y precios sospechosamente bajos.

3. Síntesis y decisión: combina lo técnico y lo comercial en una recomendación por proveedor.

El resultado incluye, por cada proveedor:

• Puntajes por criterio (ponderados según los pesos de la licitación) y un puntaje total.

• Una decisión sugerida: ADJUDICAR, NEGOCIAR o DESCARTAR, con su fundamento.

• Resumen técnico y comercial, fortalezas y debilidades.

Y a nivel licitación:

• Ranking de proveedores y un análisis comparativo ejecutivo.

• Red flags con severidad (crítica / advertencia / informativa).

• Estrategia de negociación: rondas, tácticas concretas y ahorro esperado.

• Chequeo de cumplimiento: certificados y anexos presentados, vencimientos y faltantes por proveedor.

El evaluador IA cita la evidencia de cada afirmación, indica su nivel de confianza y, si no tiene datos suficientes, no inventa un puntaje (lo deja vacío y lo reporta como faltante). El análisis se puede descargar en PDF.

El scorecard

El scorecard reúne todo en la pestaña Comparativa: el ranking de ofertas, un gráfico radar de puntajes, el panel de insights de la IA y los puntajes de los evaluadores (con promedio por criterio y la confianza de cada uno). Los criterios y sus pesos son los que definiste al crear la licitación; los puntajes provienen tanto de la IA como de los evaluadores. Cuando un evaluador técnico envía sus notas, esas notas reemplazan a las de la IA en los criterios que evaluó: se toma el promedio de los evaluadores por criterio y se recalcula el total ponderado, de modo que el ranking, el gráfico radar y lo que ve el aprobador queden consistentes entre sí. El scorecard marca con un ícono los puntajes que vienen de evaluadores, y al pasar el mouse se ve de quién. Si después el comprador corrige un puntaje a mano, vale el suyo; y si se borra el último puntaje de evaluador de un criterio, vuelve el que había calculado la IA.

Adjudicar

Con el scorecard a la vista, elegís al proveedor ganador y adjudicás. La propuesta ganadora queda aceptada, las demás rechazadas, la licitación pasa a Adjudicada y se genera la orden de compra. Si la negociación lo amerita, podés abrir una nueva ronda antes de decidir.

Cómo se arma cada nota de la comparativa

Cada criterio de la matriz tiene una sola nota, y abajo dice de dónde sale:

• IA: sugerencia del asistente. Vale solo mientras ningún evaluador técnico puntúe ese criterio.
• Evaluadores: si uno o más evaluadores técnicos puntuaron, la nota es el promedio simple de sus notas. Al pasar el mouse ves quién puso cuánto y quién todavía no cargó.
• Editada: si vos cambiás la nota (doble clic en la celda), tu valor manda. Queda marcado con tu nombre, se registra en el historial y podés volver a la nota anterior desde el mismo detalle.

Completar con IA solo rellena los criterios que no tienen nota de evaluadores ni edición tuya. Nunca pisa lo que cargó el comité. Se corre una sola vez por oferta: el botón aparece mientras haya ofertas de la ronda sin evaluación de IA (la primera vez, una ronda nueva o una oferta reabierta) y desaparece cuando todas la tienen.

Si la oferta cambia

Si el proveedor corrige una oferta ya enviada dentro de la misma ronda (o la oferta vuelve a borrador porque modificaste los ítems), las notas del comité se conservan marcadas Revisar: el evaluador las ve precargadas y las confirma o corrige. Tus ediciones manuales y la evaluación de IA de esa oferta se descartan porque eran sobre la versión anterior.

En una ronda nueva, las notas del comité sobre la última oferta del proveedor pasan a la oferta nueva, y cómo llegan depende de qué cambió:

• Solo precios o condiciones (la negociación habitual): llegan como estaban. Las confirmadas siguen confirmadas y no cuentan como pendientes; el evaluador las ve guardadas, con la aclaración «Nota de la ronda N», y no tiene que volver a puntuar.
• Algo técnico (las notas técnicas, el plazo de entrega de la oferta o de algún ítem, el cumplimiento o las notas de un ítem, o los documentos que no son comerciales): llegan todas marcadas Revisar, para que el evaluador las confirme o corrija.

Una nota que ya estaba en Revisar sigue así en la ronda nueva, y las de un evaluador al que le revocaste el acceso no pasan. La oferta de la ronda nueva arranca sin evaluación de IA ni ediciones tuyas.

Varios evaluadores

Si asignaste el mismo criterio a más de un evaluador, la matriz muestra el promedio, y la sección "Evaluación técnica por evaluador" cada nota por separado. Si sacás a un evaluador de la licitación, sus notas dejan de contar.

Aviso cuando termina el comité técnico

No hace falta abrir cada licitación para saber si el comité terminó:

• En el listado de Licitaciones, las que están en evaluación y tienen evaluadores técnicos y propuestas para puntuar muestran una etiqueta con el avance del comité (por ejemplo, 2/3): en gris mientras faltan evaluadores, en azul cuando terminaron todos («Evaluación técnica completa: lista para adjudicar»). Al pasar el mouse ves el detalle, y con un clic vas a la pestaña Evaluadores (si falta alguno) o a la Comparativa (si terminaron todos).
• Cuando un evaluador termina su parte y el comité todavía no: te llega solo un aviso en la campanita.
• Cuando termina el comité entero: aviso de prioridad alta en la campanita y un email, una sola vez por ronda. En una ronda nueva llega otro si los evaluadores tienen que volver a puntuar y terminan.

Un evaluador «terminó» cuando puntuó todos sus criterios en todas las propuestas en juego de la ronda vigente, sin notas pendientes de revisar. Una ronda en la que los proveedores solo cambiaron precios o condiciones no vuelve el comité a pendiente; un proveedor nuevo o una oferta con cambios técnicos, sí.

Los avisos le llegan a quien creó la licitación y solo salen por acciones de los evaluadores: si completás el comité vos (revocando a un evaluador pendiente o acotándole los criterios), no se manda aviso. Para silenciarlos, en Configuración → Notificaciones apagá el tipo Licitaciones (email, in-app o ambos); ese tipo también incluye los avisos de propuestas recibidas, preguntas y mensajes de proveedores y la evaluación de IA.

Vista Técnico: cumplimiento por ítem

En la pestaña Comparativa, la tabla de precios por ítem tiene dos vistas: Comercial y Técnico. En la vista Técnico, cada celda muestra si la propuesta cumple lo pedido en ese ítem según el análisis técnico de la IA: Cumple, Parcial, No cumple o Sin datos, con el detalle y, al pasar el mouse, la observación de la IA si la hay. El dato aparece cuando la IA evaluó la oferta (Completar con IA); si todavía no la evaluó, o no pudo determinarlo, la celda dice Sin datos.

El mismo cumplimiento por ítem sale en la tabla técnica del PDF del análisis IA que trae el legajo. Es solo para el equipo comprador: los evaluadores técnicos y los proveedores no lo ven.