Gestionar una licitación

Una vez creada, la licitación se administra desde su detalle, organizado en pestañas: General, Ítems, Documentos, Proveedores, Q&A, Evaluadores, Comparativa y Actividad. Arriba ves el estado, el tipo, la visibilidad del Q&A y la línea de fases (Borrador → Publicada → En evaluación → Adjudicada).

Publicar

Mientras está en borrador, nadie la ve. Para publicarla, el único requisito previo es tener al menos un proveedor invitado. Al publicar: el estado pasa a Publicada, se fija la fecha de publicación, arranca el cronograma y los proveedores invitados reciben el email con el acceso al portal.

Proveedores

• Invitar más proveedores en cualquier momento, eligiendo a qué contactos avisar (igual que en la creación).

• Sugerir con IA: activás esta opción y el sistema propone proveedores relevantes con un puntaje de afinidad.

• Reenviar invitación a un proveedor (ajustando contactos y si se notifica el email principal) y copiar el link del portal para mandárselo por otra vía.

• Cada invitación muestra su estado: invitado, visto, propuesta enviada o rechazado.

Período de preguntas (Q&A)

• Los oferentes envían consultas desde su portal. Según la configuración, el Q&A es público (todos ven preguntas y respuestas) o privado (cada uno ve solo las suyas).

• Respondés desde la pestaña Q&A y podés adjuntar archivos a la respuesta. Al responder se notifica al proveedor.

• Las preguntas técnicas pueden derivarse a los evaluadores, que devuelven un borrador de respuesta. El comprador lo revisa y publica, o lo devuelve con feedback para que lo corrijan.

Circulares

Para comunicar aclaraciones, cambios de alcance o prórrogas, enviá una circular: cargás asunto y cuerpo, elegís los destinatarios entre los invitados y queda registrada en el historial del expediente. Los proveedores la ven en su portal. Cuando editás una fecha o dato relevante de una licitación ya publicada, el sistema te ofrece avisar el cambio por circular.

Recordatorios y seguimientos automáticos

La plataforma se ocupa de insistir por vos. De forma automática (por email y notificación en el portal):

• Aviso de cierre próximo: a todos los proveedores invitados (que no hayan rechazado), unas 24 a 48 horas antes de cada cierre (el del período de preguntas y el de recepción de ofertas), una vez por licitación.

• Seguimiento a los que no participaron: a los invitados que todavía no enviaron su propuesta se les manda hasta dos recordatorios. El primero a mitad de camino entre la invitación y el cierre, y el segundo cerca del cierre como último aviso. Si el proveedor envía su propuesta, los recordatorios se detienen.

Los recordatorios a evaluadores y los avisos al comprador no son automáticos: las preguntas técnicas se derivan a los evaluadores cuando vos lo decidís.

Editar una licitación publicada

Con el modo edición activado podés ajustar, ya publicada, el título, la descripción y las fechas (edición inline con autoguardado). Quedan bloqueados el tipo de licitación, la visibilidad del Q&A, el modo de propuesta, los ítems y los criterios, que solo se cambian en borrador. Las fechas solo se pueden extender hacia adelante.

• Extender plazos: un asistente te deja mover el cierre de preguntas, de ofertas o de evaluación, con opción de notificar a los proveedores y un motivo.

• Documentos: podés sumar documentos del pliego después de publicar (y avisar por circular).

Recepción de ofertas

• Los proveedores cargan precios por ítem, plazos, notas técnicas/comerciales y la documentación requerida desde el portal. Pueden cotizar parcialmente.

• Una vez enviada, la propuesta no se modifica.

• En sobre cerrado, las propuestas no se ven hasta que cierra la recepción.

Comparativa y evaluación

Al cierre, la licitación pasa a En evaluación. En la pestaña Comparativa ves el ranking de ofertas, los puntajes y los documentos de cada propuesta, y desde ahí se dispara la evaluación por IA y se consolidan los puntajes de los evaluadores. Todo ese flujo (envío a evaluadores, scorecard y evaluación con IA) está detallado en Evaluación de propuestas.

Adjudicar

Elegís al proveedor ganador y adjudicás. La propuesta ganadora queda aceptada, el resto rechazadas, la licitación pasa a Adjudicada y se genera la orden de compra. Si necesitás otra vuelta (por ejemplo, para negociar), podés abrir una nueva ronda (hasta tres).

Otras acciones

• Cancelar: termina el proceso y notifica a los invitados.

• Actividad: la pestaña de auditoría registra cada acción (quién, qué, cuándo, valor anterior y nuevo).

• Descargar paquete: bajás toda la licitación y sus propuestas en un ZIP.