Acuerdos comerciales y catálogo

Acuerdos comerciales y catálogo

El catálogo de acuerdos (menú Compras → Acuerdos) reúne los precios negociados vigentes que tenés con cada proveedor, para poder consultarlos rápido antes de salir a cotizar de nuevo. Los acuerdos pueden venir de cuatro lados: una lista de precios importada, una licitación adjudicada al catálogo, una cotización express o una carga manual.

Activarlo

Es un módulo por organización. Si no ves "Acuerdos" en el menú, pedile a un admin de tu organización que lo habilite desde la configuración de la cuenta.

Importar una lista de precios

1. Desde el listado de acuerdos, elegí Importar lista y subí un archivo Excel o CSV.
2. La IA propone automáticamente un mapeo de columnas (qué columna es código, descripción, precio, moneda, etc.). Podés revisar y corregir el mapeo antes de seguir.
3. Se muestra un preview con las filas válidas listas para importar y, por separado, las filas con problemas (precio faltante, código duplicado, etc.) para que las corrijas o descartes.
4. Confirmás la importación indicando proveedor, vigencia (desde/hasta) y moneda del acuerdo. Se crea el acuerdo con todos sus ítems y queda disponible en el catálogo.

Buscador de catálogo

Desde la pestaña de búsqueda podés preguntar "¿tengo precio para esto?": buscás por nombre o código de ítem y el sistema te muestra todos los acuerdos vigentes que lo cubren, marcando cuál es la mejor opción (precio más conveniente) entre los proveedores disponibles.

Detalle del acuerdo

Al entrar a un acuerdo específico vas a ver sus ítems (con búsqueda y paginado), el historial de precios de cada ítem (para ver si subió o bajó en el tiempo) y la opción de cancelarlo si dejó de estar vigente.

Semáforo de vencimiento

En el listado, cada acuerdo muestra un semáforo de color según su vigencia: vigente, próximo a vencer o vencido, para que sepas de un vistazo cuáles conviene renegociar.

¿Qué pasa cuando una PR coincide con el catálogo?

Si tu organización tiene activada la generación automática de órdenes de compra (además del catálogo en sí), al crear una PR el sistema revisa primero si alguno de sus ítems ya tiene un precio vigente en el catálogo. Por cada proveedor con ítems cubiertos se genera una orden de compra en borrador, sin necesidad de volver a cotizar, y vas a recibir una notificación avisándote.

Esa orden en borrador queda para tu revisión: la abrís desde su propia vista, donde también podés ver qué otras alternativas de proveedor había disponibles para el mismo ítem (transparencia de precios), y desde ahí la emitís cuando estés de acuerdo. Si preferís no usarla, podés revertir el borrador: la PR vuelve a su estado anterior y seguís el camino normal de cotización.

Si la PR tiene ítems del catálogo y otros que no lo están, la cobertura es parcial: se genera la orden en borrador solo para lo cubierto, y el resto de los ítems sigue el proceso normal de cotización con proveedores.

Acuerdos express

Cuando adjudicás una cotización, el sistema revisa si el proveedor mantuvo los mismos precios que venía usando (por ejemplo, si en su respuesta dijo algo como "mantengo estos precios por 60 días") y te propone crear un acuerdo express con un solo clic: no hace falta importar una lista a mano. Antes de confirmarlo podés editar la vigencia propuesta. El acuerdo queda disponible en el catálogo igual que cualquier otro.

Revalidación de precios vencidos

Si un acuerdo express vence y más adelante creás una PR con esos mismos ítems, el sistema no frena esa cotización: le pregunta al proveedor si mantiene el precio en paralelo a la cotización normal de esa PR (mismo mail, misma respuesta que ya ibas a recibir). Si el proveedor confirma que el precio sigue igual, el catálogo se extiende automáticamente con una nueva vigencia. Si cotiza un precio distinto, el cambio no se aplica solo: queda pendiente de tu aprobación desde el detalle del acuerdo, donde podés ver la diferencia antes de decidir.

Licitación de acuerdo

Al crear una licitación podés elegir su propósito: "estándar" (una compra puntual) o "acuerdo" (buscás fijar precios para el catálogo). Con propósito acuerdo, cada ítem lleva además su código de material y, si tenés historial de compras para ese código, el sistema te muestra el consumo anual sugerido (podés ajustarlo). También podés importar los ítems desde Excel en lugar de cargarlos uno por uno.

Qué ve el proveedor

El proveedor invitado a una licitación de acuerdo puede responder de tres formas equivalentes: bajar una plantilla Excel con los ítems ya precargados y completarla con sus precios, subir su propia lista de precios (Excel o CSV) y dejar que la IA la mapee contra los ítems pedidos, o cargar los precios directamente en la grilla de la propuesta. En los dos casos con archivo, antes de confirmar ve una pantalla de validación donde revisa qué ítem quedó asociado a cada fila (y puede corregir los que la IA no pudo matchear con certeza) antes de enviar la propuesta.

Comparativa ponderada por consumo

Cuando la licitación tiene consumo anual cargado en sus ítems, la comparativa entre proveedores no solo muestra precio por ítem: arma una canasta anual (precio × consumo de cada ítem) y calcula, para cada proveedor, qué porcentaje de los ítems cubre y qué porcentaje del gasto total representa esa cobertura — útil para detectar al proveedor que cubre pocos ítems pero de alto consumo, o viceversa.

Adjudicación por ítem al catálogo

La adjudicación de una licitación de acuerdo es por ítem, no por proveedor completo: para cada ítem elegís a qué proveedor se lo adjudicás (puede haber varios ganadores distintos dentro de la misma licitación). No se generan órdenes de compra: cada proveedor ganador queda con un acuerdo nuevo en el catálogo (con los ítems que le adjudicaste), con la vigencia que definas y, si corresponde, una cláusula de ajuste de precio para el período.

El catálogo se mantiene solo

Antes de que un acuerdo venza, el sistema revisa todos los días si conviene prepararle una renovación: si hay uno por vencer, arma automáticamente una licitación de acuerdo en borrador con los ítems y el consumo anual real de ese período (tomado de tus órdenes de compra), y con proveedores sugeridos según el historial. Te llega una notificación para que la revises — la licitación queda en borrador, nadie la lanza por vos: la publicás cuando estés de acuerdo con los ítems y proveedores propuestos.

Si el acuerdo tiene una cláusula de ajuste de precio pactada (por ejemplo, "revisar cada 6 meses"), cuando llega la fecha el sistema le escribe automáticamente al proveedor pidiéndole que confirme o actualice sus precios. Lo mismo pasa, de forma proactiva, con los acuerdos express antes de que venzan: no hace falta esperar a una PR nueva para preguntarle al proveedor si sostiene el precio.

Informe de control de precios

Cuando el proveedor responde con precios nuevos (por ejemplo, adjuntando una lista actualizada), el sistema arma un informe de control ítem por ítem: cuánto varió cada precio y, si tenés un índice de referencia configurado (inflación u otro), si esa variación lo supera o se mantiene dentro de lo esperado. Los ítems marcados como "supera el índice" son los que conviene revisar con más atención antes de aprobar.

La aprobación es por ítem: podés aceptar todos los cambios, aceptar solo algunos y dejar el resto con el precio anterior, o rechazar todo el pedido. Los ítems aprobados actualizan el catálogo con el precio nuevo y extienden la vigencia; los rechazados o no seleccionados mantienen el precio que ya tenían. En cualquier caso, el proveedor recibe un mail con el resultado de tu decisión.

Bandeja de actividad

Todo lo que hace el mantenimiento automático del catálogo (renovaciones preparadas, pedidos de actualización enviados, confirmaciones del proveedor, informes listos, aprobaciones y rechazos) queda registrado. Desde el catálogo general tenés una pestaña de actividad con lo pendiente de revisar en todos tus acuerdos, y desde el detalle de cada acuerdo puntual encontrás su propia línea de tiempo con todo lo que le pasó a ese acuerdo en particular.

De dónde salen los acuerdos y cómo se recorre la lista

Un acuerdo puede tener cuatro fuentes, y la lista las muestra y las filtra: Importado (subiste una lista de precios del proveedor), Licitación (adjudicaste al catálogo una licitación de acuerdo), Express (al adjudicar una cotización el proveedor dijo que sostiene esos precios) y Carga manual (lo creaste a mano con Nuevo acuerdo).

Cada acuerdo tiene un estado: Borrador, Vigente, Por vencer, Vencido o Cancelado. Podés filtrar por estado y por fuente, o buscar con “Buscar por acuerdo, código o proveedor...”. La lista no tiene paginado: a medida que bajás, carga sola los acuerdos que siguen.

Arriba hay tres pestañas. Acuerdos es la lista. Buscar en catálogo contesta “¿tengo precio para esto?”: buscás por código exacto o por parte de la descripción entre todos los acuerdos vigentes y se marca la Mejor opción entre los proveedores que cubren ese ítem. Actividad junta lo que pasó en todos tus acuerdos (pedidos de precios, respuestas del proveedor, informes listos, aprobaciones y rechazos); el detalle de cada acuerdo tiene además su propia línea de tiempo.

Aprobación de las órdenes de catálogo

Si tu organización tiene aprobación de órdenes de compra, la orden que se genera desde el catálogo no queda en borrador: nace pendiente de aprobación y sigue la misma cadena que cualquier otra orden. Recién cuando se aprueba vuelve a borrador y la podés emitir.

Si la cadena de aprobación no está bien configurada, no se genera ninguna orden de catálogo: la PR sigue por el camino normal de cotización y los administradores de la organización reciben un aviso para corregir la configuración.

Aviso de vencimiento

Un acuerdo aparece como Por vencer en los 30 días previos a su fecha de vencimiento y como Vencido cuando la pasa. Desde ese momento sus precios dejan de aplicarse a las solicitudes nuevas. Podés filtrar el listado por estos estados.

Cuando un acuerdo importado, express o de carga manual entra en Por vencer, te llega una notificación y un mail. Si sigue vigente, extendé la fecha de vencimiento o importá la lista nueva del proveedor: en cuanto la extendés, el aviso se rearma para el vencimiento nuevo. Para los acuerdos que salieron de una licitación, el aviso llega antes (90 días) junto con el borrador de la licitación de renovación.

Respuesta desde un mail no reconocido

El pedido de actualización de precios solo se procesa si la respuesta llega desde el mail del proveedor o de uno de sus contactos activos. Si responde otra persona desde un mail que no está cargado, la respuesta no se procesa (por seguridad), queda registrada en la actividad del acuerdo y te avisamos: agregá ese mail como contacto del proveedor y pedile que reenvíe la lista.

Editar los ítems del acuerdo

Desde el detalle de un acuerdo vigente podés editar cada ítem del catálogo por separado. Podés cambiar el precio, el plazo de entrega, el mínimo de compra, la descripción y la vigencia propia del ítem. El código, la moneda y la unidad no se pueden editar: para cambiarlos hay que dar de baja el ítem y agregar uno nuevo.

Un cambio de precio rige desde ya y te pide un motivo (obligatorio, queda junto con el precio anterior en el historial del ítem). Si el precio nuevo difiere en más de un 50 % del actual, te pedimos que confirmes el cambio antes de guardarlo. Si hay órdenes de compra de catálogo abiertas (en borrador o pendientes de aprobación) generadas a partir de este ítem, se te avisa y se listan con un link: esas órdenes quedan al precio anterior, no se actualizan solas.

Dar de baja un ítem hace que deje de matchear en compras nuevas; no se borra (las órdenes de compra ya generadas siguen apuntando a él) y lo podés reactivar cuando quieras, salvo que ya haya otro ítem activo del acuerdo con el mismo código. Un ítem dado de baja tampoco entra en la licitación de renovación del acuerdo. Agregar ítem pide un código que no esté en uso entre los ítems activos del acuerdo; la unidad es opcional (sin unidad, el ítem matchea compras de cualquier unidad, y una vez creado no se puede cambiar) y la vigencia propia también es opcional (sin ella, hereda la del acuerdo).

Hay tres situaciones en las que un ítem queda bloqueado para editar: si hay un pedido de actualización de precios pendiente, ningún ítem del acuerdo se puede editar hasta que se resuelva o se cancele; si un ítem está en revalidación con el proveedor, queda bloqueado solo ese ítem; y si el acuerdo está cancelado, no se puede editar nada.

Crear un acuerdo a mano

Con Nuevo acuerdo cargás proveedor, nombre, vigencia y moneda por defecto; el acuerdo nace como borrador y no se usa en compras hasta que lo actives. En borrador podés cargar los ítems del catálogo (agregar, editar, dar de baja) sin ninguna de las restricciones de un acuerdo vigente.

Activar exige al menos un ítem activo, una fecha de vencimiento futura y que el proveedor esté activo en tu organización. Si cargaste una fecha de inicio futura, el acuerdo igual queda vigente al activarlo, pero recién empieza a matchear compras desde ese día. Descartar borra el borrador completo (nunca llegó a generar ninguna orden de compra, así que no queda rastro).

Igual que con un acuerdo importado, cuando a un acuerdo creado a mano le faltan 30 días para vencer te avisamos en la plataforma y por mail, para que extiendas la vigencia a tiempo.

Documentos del acuerdo

Desde el detalle de un acuerdo podés adjuntar el contrato firmado y otros archivos de respaldo. Se aceptan los mismos tipos que los adjuntos de materiales (PDF, imágenes, Word, Excel, CSV, texto y ZIP), hasta 20 MB por archivo, con un máximo de 10 documentos activos por acuerdo.

Podés descargar cualquier documento (también en solo lectura) y quitarlo si ya no hace falta: quitar un documento es una baja lógica, deja de estar disponible en el acuerdo pero no se borra.

Cancelar un pedido de precios pendiente

Mientras un pedido de actualización de precios está pendiente (haya llegado o no la respuesta del proveedor), lo podés cancelar desde el banner del acuerdo. Al proveedor no le llega ningún mail: el pedido se cierra como si se hubiera rechazado antes de tiempo y queda registrado en la actividad del acuerdo.

Si el pedido salió por una cláusula de ajuste, el próximo pedido automático se corre un período, igual que si lo hubieras rechazado. Si salió porque el acuerdo vence pronto (express), no se vuelve a pedir automáticamente hasta que extiendas la fecha de vencimiento del acuerdo. Si el proveedor responde igual, después de cancelado, esa respuesta entra al sistema como una respuesta inesperada.

Comprar por acuerdo desde el Triage

Las líneas del Triage (requisiciones ERP) cuyo código de material tiene un acuerdo activo muestran un badge con el acuerdo, el proveedor y el precio; se pone ámbar cuando el acuerdo está por vencer. Al lanzar el paquete como compra spot, la opción Usar acuerdos vigentes viene tildada: esas líneas se compran directo por catálogo en vez de ir a cotización. Se generan como órdenes de compra de catálogo (en borrador, o pendientes de aprobación si tu organización aprueba las OC) dentro de la misma solicitud, y las líneas sin acuerdo siguen por cotización como siempre.

Si todas las líneas del paquete tienen acuerdo no queda nada que cotizar, así que la solicitud se cierra ahí mismo: queda Cerrada en el historial de solicitudes (ADJUDICADA en el detalle), igual que cualquier otra adjudicación, con el aviso “Las órdenes de compra fueron generadas automáticamente desde el catálogo - revisalas y emitilas”. Si estabas lanzando varios paquetes seguidos, el selector de proveedores te avisa “Esta PR se compró por un acuerdo vigente: la OC ya está generada y no hace falta elegir proveedores” y pasa a la siguiente.

La orden que nace del catálogo registra como comprador al usuario que lanzó el paquete, con la fecha en que se generó: por eso la orden muestra su bloque Información de Adjudicación (Adjudicado por y fecha), aparece cuando filtrás el historial de órdenes por ese comprador, y su aprobación sale a nombre de esa persona.

Todo esto funciona aunque tu organización tenga apagada la generación automática de OC de catálogo; solo necesita el módulo de acuerdos habilitado. El detalle del badge y de la opción de lanzamiento está en la página de Triage.

Quién ve y quién edita

Aprobador y solicitante tienen acceso de solo lectura a Acuerdos: pueden ver la lista, el detalle de cada acuerdo, buscar en el catálogo, ver el historial de precios y la actividad, y descargar los documentos adjuntos. No pueden editar ítems, crear acuerdos ni subir documentos.

Comprador y administrador de la organización tienen acceso completo de edición.

Desde el detalle de una orden de compra de catálogo, y desde su tarjeta de aprobación, vas a ver el link “Acuerdo AGR-xxxxx” que te lleva directo al acuerdo de origen de esa orden.

Consumo del acuerdo: fugas y sobrecosto

En el detalle de cada acuerdo, la sección Consumo muestra qué se compró de los materiales del acuerdo durante su vigencia, tanto lo que pasó por el acuerdo como lo que se compró por fuera. Los montos van en USD.

• Comprado por el acuerdo: órdenes generadas desde el catálogo.
• Compras por fuera: lo que se gastó en esos materiales sin respetar el acuerdo.
• Sobrecosto: cuánto se pagó de más respecto del precio pactado en esas compras.
• El acuerdo quedó caro: lo que se consiguió más barato con otro proveedor. Es una señal para renegociar el precio, no un error del comprador.
• % dentro del acuerdo: de lo gastado en materiales con acuerdo vigente, cuánto respetó el acuerdo.

Qué cuenta como fuga: comprarle el material a otro proveedor, o comprárselo al mismo proveedor del acuerdo más caro que lo pactado. Si le compraste al mismo proveedor al precio pactado o menos, aunque no haya sido por el catálogo, cuenta como dentro del acuerdo. Cada compra se compara con el precio del acuerdo vigente a la fecha de la compra, y si dos acuerdos cubren el mismo material se asigna a uno solo: el que Sourced habría elegido al comprar (el mismo criterio que usa el Triage).

Qué compras se miran: las órdenes de Sourced (en borrador, creadas, enviadas o confirmadas; no las que esperan aprobación ni las rechazadas o canceladas) y las órdenes que se cargaron directo en el ERP sin pasar por Sourced.

Debajo de los totales pueden aparecer notas: compras en otra unidad de medida, compras sin precio o sin tipo de cambio, compras del ERP cuyo proveedor no está identificado en Sourced y compras valuadas con un tipo de cambio aproximado. Esas compras no suman como fuga, pero se muestran para que no queden escondidas.

La tabla con cada compra por fuera (fecha, orden, proveedor, precio pagado contra el pactado, tipo y Diferencia) solo la ven compradores y administradores de la empresa; el resto de los usuarios ve los totales.