Acuerdos comerciales y catálogo

Acuerdos comerciales y catálogo

El catálogo de acuerdos (menú Compras → Acuerdos) reúne los precios negociados vigentes que tenés con cada proveedor, para poder consultarlos rápido antes de salir a cotizar de nuevo. Hoy la única fuente es la importación manual de listas de precios; en el futuro también se van a poder generar acuerdos automáticamente desde una licitación adjudicada o desde una cotización express.

Activarlo

Es un módulo por organización. Si no ves "Acuerdos" en el menú, pedile a un admin de tu organización que lo habilite desde la configuración de la cuenta.

Importar una lista de precios

1. Desde el listado de acuerdos, elegí Importar lista y subí un archivo Excel o CSV.
2. La IA propone automáticamente un mapeo de columnas (qué columna es código, descripción, precio, moneda, etc.). Podés revisar y corregir el mapeo antes de seguir.
3. Se muestra un preview con las filas válidas listas para importar y, por separado, las filas con problemas (precio faltante, código duplicado, etc.) para que las corrijas o descartes.
4. Confirmás la importación indicando proveedor, vigencia (desde/hasta) y moneda del acuerdo. Se crea el acuerdo con todos sus ítems y queda disponible en el catálogo.

Buscador de catálogo

Desde la pestaña de búsqueda podés preguntar "¿tengo precio para esto?": buscás por nombre o código de ítem y el sistema te muestra todos los acuerdos vigentes que lo cubren, marcando cuál es la mejor opción (precio más conveniente) entre los proveedores disponibles.

Detalle del acuerdo

Al entrar a un acuerdo específico vas a ver sus ítems (con búsqueda y paginado), el historial de precios de cada ítem (para ver si subió o bajó en el tiempo) y la opción de cancelarlo si dejó de estar vigente.

Semáforo de vencimiento

En el listado, cada acuerdo muestra un semáforo de color según su vigencia: vigente, próximo a vencer o vencido, para que sepas de un vistazo cuáles conviene renegociar.

¿Qué pasa cuando una PR coincide con el catálogo?

Si tu organización tiene activada la generación automática de órdenes de compra (además del catálogo en sí), al crear una PR el sistema revisa primero si alguno de sus ítems ya tiene un precio vigente en el catálogo. Por cada proveedor con ítems cubiertos se genera una orden de compra en borrador, sin necesidad de volver a cotizar, y vas a recibir una notificación avisándote.

Esa orden en borrador queda para tu revisión: la abrís desde su propia vista, donde también podés ver qué otras alternativas de proveedor había disponibles para el mismo ítem (transparencia de precios), y desde ahí la emitís cuando estés de acuerdo. Si preferís no usarla, podés revertir el borrador: la PR vuelve a su estado anterior y seguís el camino normal de cotización.

Si la PR tiene ítems del catálogo y otros que no lo están, la cobertura es parcial: se genera la orden en borrador solo para lo cubierto, y el resto de los ítems sigue el proceso normal de cotización con proveedores.

Acuerdos express

Cuando adjudicás una cotización, el sistema revisa si el proveedor mantuvo los mismos precios que venía usando (por ejemplo, si en su respuesta dijo algo como "mantengo estos precios por 60 días") y te propone crear un acuerdo express con un solo clic: no hace falta importar una lista a mano. Antes de confirmarlo podés editar la vigencia propuesta. El acuerdo queda disponible en el catálogo igual que cualquier otro.

Revalidación de precios vencidos

Si un acuerdo express vence y más adelante creás una PR con esos mismos ítems, el sistema no frena esa cotización: le pregunta al proveedor si mantiene el precio en paralelo a la cotización normal de esa PR (mismo mail, misma respuesta que ya ibas a recibir). Si el proveedor confirma que el precio sigue igual, el catálogo se extiende automáticamente con una nueva vigencia. Si cotiza un precio distinto, el cambio no se aplica solo: queda pendiente de tu aprobación desde el detalle del acuerdo, donde podés ver la diferencia antes de decidir.

Licitación de acuerdo

Al crear una licitación podés elegir su propósito: "estándar" (una compra puntual) o "acuerdo" (buscás fijar precios para el catálogo). Con propósito acuerdo, cada ítem lleva además su código de material y, si tenés historial de compras para ese código, el sistema te muestra el consumo anual sugerido (podés ajustarlo). También podés importar los ítems desde Excel en lugar de cargarlos uno por uno.

Qué ve el proveedor

El proveedor invitado a una licitación de acuerdo puede responder de tres formas equivalentes: bajar una plantilla Excel con los ítems ya precargados y completarla con sus precios, subir su propia lista de precios (Excel o CSV) y dejar que la IA la mapee contra los ítems pedidos, o cargar los precios directamente en la grilla de la propuesta. En los dos casos con archivo, antes de confirmar ve una pantalla de validación donde revisa qué ítem quedó asociado a cada fila (y puede corregir los que la IA no pudo matchear con certeza) antes de enviar la propuesta.

Comparativa ponderada por consumo

Cuando la licitación tiene consumo anual cargado en sus ítems, la comparativa entre proveedores no solo muestra precio por ítem: arma una canasta anual (precio × consumo de cada ítem) y calcula, para cada proveedor, qué porcentaje de los ítems cubre y qué porcentaje del gasto total representa esa cobertura — útil para detectar al proveedor que cubre pocos ítems pero de alto consumo, o viceversa.

Adjudicación por ítem al catálogo

La adjudicación de una licitación de acuerdo es por ítem, no por proveedor completo: para cada ítem elegís a qué proveedor se lo adjudicás (puede haber varios ganadores distintos dentro de la misma licitación). No se generan órdenes de compra: cada proveedor ganador queda con un acuerdo nuevo en el catálogo (con los ítems que le adjudicaste), con la vigencia que definas y, si corresponde, una cláusula de ajuste de precio para el período.

El catálogo se mantiene solo

Antes de que un acuerdo venza, el sistema revisa todos los días si conviene prepararle una renovación: si hay uno por vencer, arma automáticamente una licitación de acuerdo en borrador con los ítems y el consumo anual real de ese período (tomado de tus órdenes de compra), y con proveedores sugeridos según el historial. Te llega una notificación para que la revises — la licitación queda en borrador, nadie la lanza por vos: la publicás cuando estés de acuerdo con los ítems y proveedores propuestos.

Si el acuerdo tiene una cláusula de ajuste de precio pactada (por ejemplo, "revisar cada 6 meses"), cuando llega la fecha el sistema le escribe automáticamente al proveedor pidiéndole que confirme o actualice sus precios. Lo mismo pasa, de forma proactiva, con los acuerdos express antes de que venzan: no hace falta esperar a una PR nueva para preguntarle al proveedor si sostiene el precio.

Informe de control de precios

Cuando el proveedor responde con precios nuevos (por ejemplo, adjuntando una lista actualizada), el sistema arma un informe de control ítem por ítem: cuánto varió cada precio y, si tenés un índice de referencia configurado (inflación u otro), si esa variación lo supera o se mantiene dentro de lo esperado. Los ítems marcados como "supera el índice" son los que conviene revisar con más atención antes de aprobar.

La aprobación es por ítem: podés aceptar todos los cambios, aceptar solo algunos y dejar el resto con el precio anterior, o rechazar todo el pedido. Los ítems aprobados actualizan el catálogo con el precio nuevo y extienden la vigencia; los rechazados o no seleccionados mantienen el precio que ya tenían. En cualquier caso, el proveedor recibe un mail con el resultado de tu decisión.

Bandeja de actividad

Todo lo que hace el mantenimiento automático del catálogo (renovaciones preparadas, pedidos de actualización enviados, confirmaciones del proveedor, informes listos, aprobaciones y rechazos) queda registrado. Desde el catálogo general tenés una pestaña de actividad con lo pendiente de revisar en todos tus acuerdos, y desde el detalle de cada acuerdo puntual encontrás su propia línea de tiempo con todo lo que le pasó a ese acuerdo en particular.