Acordos comerciais e catálogo

Acordos comerciais e catálogo

O catálogo de acordos (menu Compras → Acordos) reúne os preços negociados vigentes que você tem com cada fornecedor, para poder consultá-los rapidamente antes de sair para cotar de novo. Hoje a única fonte é a importação manual de listas de preços; no futuro também será possível gerar acordos automaticamente a partir de uma licitação adjudicada ou de uma cotação expressa.

Ativar

É um módulo por organização. Se você não vir "Acordos" no menu, peça a um admin da sua organização para habilitá-lo nas configurações da conta.

Importar uma lista de preços

1. Na lista de acordos, escolha Importar lista e envie um arquivo Excel ou CSV.
2. A IA propõe automaticamente um mapeamento de colunas (qual coluna é código, descrição, preço, moeda, etc.). Você pode revisar e corrigir o mapeamento antes de continuar.
3. É exibido um preview com as linhas válidas prontas para importar e, separadamente, as linhas com problemas (preço ausente, código duplicado, etc.) para você corrigir ou descartar.
4. Você confirma a importação indicando fornecedor, vigência (de/até) e moeda do acordo. O acordo é criado com todos os seus itens e fica disponível no catálogo.

Buscador de catálogo

Na aba de busca você pode perguntar "tenho preço para isto?": busque por nome ou código do item e o sistema mostra todos os acordos vigentes que o cobrem, marcando qual é a melhor opção (preço mais vantajoso) entre os fornecedores disponíveis.

Detalhe do acordo

Ao entrar em um acordo específico você verá seus itens (com busca e paginação), o histórico de preços de cada item (para ver se subiu ou desceu ao longo do tempo) e a opção de cancelá-lo se ele deixou de estar vigente.

Semáforo de vencimento

Na lista, cada acordo mostra um semáforo de cor conforme sua vigência: vigente, próximo do vencimento ou vencido, para que você saiba de relance quais vale a pena renegociar.

O que acontece quando uma PR coincide com o catálogo?

Se sua organização tem a geração automática de ordens de compra ativada (além do catálogo em si), ao criar uma PR o sistema verifica primeiro se algum de seus itens já tem um preço vigente no catálogo. Para cada fornecedor com itens cobertos é gerada uma ordem de compra em rascunho, sem precisar cotar de novo, e você vai receber uma notificação avisando.

Essa ordem em rascunho fica para sua revisão: você a abre a partir da própria tela da ordem, onde também pode ver quais outras alternativas de fornecedor estavam disponíveis para o mesmo item (transparência de preços), e a partir dali emite quando estiver de acordo. Se preferir não usá-la, pode reverter o rascunho: a PR volta ao seu estado anterior e você segue o caminho normal de cotação.

Se a PR tem itens do catálogo e outros que não estão, a cobertura é parcial: a ordem em rascunho é gerada só para o que está coberto, e o restante dos itens segue o processo normal de cotação com fornecedores.

Acordos expressos

Ao adjudicar uma cotação, o sistema verifica se o fornecedor manteve os mesmos preços que já vinha usando (por exemplo, se na resposta disse algo como "mantenho estes preços por 60 dias") e propõe criar um acordo expresso com um único clique — sem precisar importar uma lista manualmente. Antes de confirmar você pode editar a vigência proposta. O acordo fica disponível no catálogo como qualquer outro.

Revalidação de preços vencidos

Se um acordo expresso vence e mais adiante você cria uma PR com esses mesmos itens, o sistema não trava essa cotação: ele pergunta ao fornecedor se mantém o preço em paralelo à cotação normal dessa PR (mesmo e-mail, mesma resposta que você já ia receber). Se o fornecedor confirmar que o preço continua igual, o catálogo é estendido automaticamente com uma nova vigência. Se ele cotar um preço diferente, a mudança não é aplicada sozinha: fica pendente da sua aprovação a partir do detalhe do acordo, onde você pode ver a diferença antes de decidir.

Licitação de acordo

Ao criar uma licitação você pode escolher seu propósito: "padrão" (uma compra pontual) ou "acordo" (você busca fixar preços para o catálogo). Com o propósito acordo, cada item também traz seu código de material e, se você tiver histórico de compras para esse código, o sistema mostra um consumo anual sugerido (que pode ajustar). Você também pode importar os itens do Excel em vez de cadastrá-los um a um.

O que o fornecedor vê

O fornecedor convidado para uma licitação de acordo pode responder de três formas equivalentes: baixar um modelo Excel com os itens já pré-carregados e preenchê-lo com seus preços, enviar sua própria lista de preços (Excel ou CSV) e deixar a IA mapeá-la contra os itens solicitados, ou lançar os preços diretamente na grade da proposta. Nas duas opções com arquivo, antes de confirmar ele vê uma tela de validação em que revisa a qual item cada linha foi associada (podendo corrigir as que a IA não conseguiu casar com certeza) antes de enviar a proposta.

Comparativa ponderada por consumo

Quando os itens da licitação têm consumo anual cadastrado, a comparativa entre fornecedores não mostra só o preço por item: monta uma cesta anual (preço × consumo de cada item) e calcula, para cada fornecedor, qual percentual dos itens ele cobre e qual percentual do gasto total essa cobertura representa — útil para identificar o fornecedor que cobre poucos itens, mas de alto consumo, ou o contrário.

Adjudicação por item ao catálogo

A adjudicação de uma licitação de acordo é feita por item, não por fornecedor inteiro: para cada item você escolhe a qual fornecedor adjudicá-lo (pode haver vários ganhadores diferentes dentro da mesma licitação). Não são geradas ordens de compra: cada fornecedor vencedor fica com um novo acordo no catálogo (com os itens adjudicados a ele), com a vigência que você definir e, se for o caso, uma cláusula de ajuste de preço para o período.

O catálogo se mantém sozinho

Antes de um acordo vencer, o sistema verifica todos os dias se vale a pena preparar uma renovação: se algum estiver perto do vencimento, ele monta automaticamente uma licitação de acordo em rascunho com os itens e o consumo anual real desse período (obtido das suas ordens de compra), com fornecedores sugeridos com base no histórico. Você recebe uma notificação para revisar — a licitação fica em rascunho, ninguém a lança por você: você a publica quando concordar com os itens e fornecedores propostos.

Se o acordo tiver uma cláusula de ajuste de preço combinada (por exemplo, "revisar a cada 6 meses"), quando a data chega o sistema escreve automaticamente ao fornecedor pedindo que confirme ou atualize seus preços. O mesmo acontece, de forma proativa, com os acordos expressos antes de vencerem: não é preciso esperar por uma nova PR para perguntar ao fornecedor se ele mantém o preço.

Relatório de controle de preços

Quando o fornecedor responde com preços novos (por exemplo, anexando uma lista atualizada), o sistema monta um relatório de controle item a item: quanto cada preço variou e, se você tiver um índice de referência configurado (inflação ou outro), se essa variação supera o esperado ou fica dentro dele. Os itens marcados como "supera o índice" são os que vale a pena revisar com mais atenção antes de aprovar.

A aprovação é por item: você pode aceitar todas as mudanças, aceitar só algumas e deixar o restante com o preço anterior, ou rejeitar todo o pedido. Os itens aprovados atualizam o catálogo com o preço novo e estendem a vigência; os rejeitados ou não selecionados mantêm o preço que já tinham. Em qualquer caso, o fornecedor recebe um e-mail com o resultado da sua decisão.

Bandeja de atividade

Tudo o que a manutenção automática do catálogo faz (renovações preparadas, pedidos de atualização enviados, confirmações do fornecedor, relatórios prontos, aprovações e rejeições) fica registrado. No catálogo geral você tem uma aba de atividade com o que está pendente de revisão em todos os seus acordos, e no detalhe de cada acordo específico você encontra sua própria linha do tempo com tudo o que aconteceu com aquele acordo em particular.