Documentos

Em Documentos (menu do portal) você vê a documentação que cada empresa com a qual trabalha pede: o que falta, o que está em revisão, o que venceu e o que está em dia. Aparece se alguma das empresas com as quais você trabalha pede documentação; se você trabalha com várias, cada uma tem a sua própria seção.

Os três tipos de documento

• Aceitar: a empresa publica um texto (termos e condições, código de conduta, política de compras). Você lê e aceita com um clique. Fica registrado qual versão você aceitou e quando.
• Preencher e devolver: a empresa disponibiliza um modelo (por exemplo, uma ficha cadastral ou um formulário bancário). Você baixa, preenche e envia o arquivo completo.
• Fornecer: a empresa pede um documento seu (comprovante de inscrição fiscal, apólice de seguro, certificação). Você envia do seu computador: PDF, Office, imagens ou ZIP, até 100 MB.

Cada tipo pode ser obrigatório ou opcional. Um documento faltante ou vencido não bloqueia cotar, faturar nem receber pedidos; é um aviso para você e para a empresa.

Status

• Falta / Opcional: ainda não foi enviado.
• Em revisão: você enviou e alguém da empresa está revisando. Enquanto estiver em revisão você pode excluir e enviar outro.
• Em dia: aprovado e vigente.
• A vencer / Vencido: o documento tem data de validade próxima ou já passada. Envie a versão renovada.
• Rejeitado: a empresa não aceitou. Você verá o motivo e uma conversa para responder; resolve-se enviando uma nova versão.
• Desatualizado: você aceitou uma versão anterior de um texto que a empresa alterou e pede para aceitar novamente.

Enviar, substituir e vencimentos

Ao enviar um documento com validade você precisa informar a data de vencimento (vem preenchida com a validade habitual; ajuste se o seu documento indicar outra). Também pode informar a data de emissão e um comentário para quem revisa. Substituir envia uma nova versão sem perder o histórico: a anterior fica como versão prévia.

Os avisos por e-mail dependem da configuração de cada empresa: se ela envia lembretes automáticos, você os recebe antes do vencimento (a empresa define quantos dias antes; o habitual é 30, 15 e 7) e, se um documento obrigatório estiver faltando ou vencido, um aviso periódico até você resolver. Mesmo sem avisos, a empresa pode pedir documentos por e-mail a qualquer momento, e o que você vê nesta seção está sempre em dia.

Se um documento for rejeitado

Você recebe um e-mail com o motivo e no portal o documento aparece como Rejeitado, com uma conversa onde pode perguntar ou esclarecer (as mensagens também chegam à empresa por e-mail e aparecem em Conversas). Para encerrar a rejeição, envie a versão corrigida: o item volta para Em revisão.

Durante o cadastro

Se a empresa exige documentos no cadastro, a etapa Documentação os solicita (os marcados com * são obrigatórios para concluir). Os opcionais podem ser enviados depois nesta mesma seção.

«Complete suas informações»

Cada empresa decide quais documentos solicitar conforme seu país, seu tipo de pessoa, sua situação fiscal e suas respostas às perguntas dela. Se faltar algum desses dados para saber se ela solicita um documento obrigatório, ou se você tiver perguntas sem resposta, acima dos documentos aparece o cartão Complete suas informações: preencha e clique em Salvar, e a lista é atualizada com o que se aplica a você. Os dados que a empresa informou (ou que vêm da AFIP) e as respostas que você já salvou não podem ser alterados aqui; se houver um erro, peça à empresa que corrija. Os documentos que uma empresa não solicita não são exibidos, a menos que você já tenha enviado algo para eles: nesse caso continua vendo como «Não se aplica».