Documentos

Em Documentos (menu do portal) você vê a documentação que cada empresa com a qual trabalha pede: o que falta, o que está em revisão, o que venceu e o que está em dia. Aparece se alguma das empresas com as quais você trabalha pede documentação; se você trabalha com várias, cada uma tem a sua própria seção.

Os três tipos de documento

• Aceitar: a empresa publica um texto (termos e condições, código de conduta, política de compras). Você lê e aceita com um clique. Fica registrado qual versão você aceitou e quando.
• Preencher e devolver: a empresa disponibiliza um modelo (por exemplo, uma ficha cadastral ou um formulário bancário). Você baixa, preenche e envia o arquivo completo.
• Fornecer: a empresa pede um documento seu (comprovante de inscrição fiscal, apólice de seguro, certificação). Você envia do seu computador: PDF, Office, imagens ou ZIP, até 100 MB.

Cada tipo pode ser obrigatório ou opcional. Um documento faltante ou vencido não bloqueia cotar, faturar nem receber pedidos; é um aviso para você e para a empresa.

Status

• Falta / Opcional: ainda não foi enviado.
• Em revisão: você enviou e alguém da empresa está revisando. Enquanto estiver em revisão você pode excluir e enviar outro.
• Em dia: aprovado e vigente.
• A vencer / Vencido: o documento tem data de validade próxima ou já passada. Envie a versão renovada.
• Rejeitado: a empresa não aceitou. Você verá o motivo e uma conversa para responder; resolve-se enviando uma nova versão.
• Desatualizado: você aceitou uma versão anterior de um texto que a empresa alterou e pede para aceitar novamente.

Enviar, substituir e vencimentos

Ao enviar um documento com validade você precisa informar a data de vencimento (vem preenchida com a validade habitual; ajuste se o seu documento indicar outra). Também pode informar a data de emissão e um comentário para quem revisa. Substituir envia uma nova versão sem perder o histórico: a anterior fica como versão prévia.

Os avisos por e-mail dependem da configuração de cada empresa: se ela envia lembretes automáticos, você os recebe antes do vencimento (a empresa define quantos dias antes; o habitual é 30, 15 e 7) e, se um documento obrigatório estiver faltando ou vencido, um aviso periódico até você resolver. Mesmo sem avisos, a empresa pode pedir documentos por e-mail a qualquer momento, e o que você vê nesta seção está sempre em dia.

Se um documento for rejeitado

Você recebe um e-mail com o motivo e no portal o documento aparece como Rejeitado, com uma conversa onde pode perguntar ou esclarecer (as mensagens também chegam à empresa por e-mail e aparecem em Conversas). Para encerrar a rejeição, envie a versão corrigida: o item volta para Em revisão.

Durante o cadastro

Se a empresa exige documentos no cadastro, a etapa Documentação os solicita (os marcados com * são obrigatórios para concluir). Os opcionais podem ser enviados depois nesta mesma seção.