Como o assistente explica o status de pagamento de uma nota fiscal

Quando um fornecedor escreve pelo WhatsApp perguntando se uma nota fiscal foi paga, o assistente responde sozinho. Essa resposta agora leva em conta com o que foi pago, não só se a nota fiscal consta como paga. Esse detalhe não aparece na sua tela de Notas fiscais — lá você continua vendo o status geral, por exemplo "Paga" — mas é o que o assistente usa para não dizer ao fornecedor algo que ainda não é verdade.

Uma nota fiscal paga nem sempre significa que o fornecedor recebeu

Essa é a distinção mais importante desse comportamento. O sistema registra o momento em que a empresa emitiu o pagamento, que nem sempre é o momento em que o fornecedor teve o dinheiro disponível.

O caso mais comum é o cheque eletrônico pré-datado: a nota fiscal é quitada no dia em que o cheque é entregue, mas o fornecedor só o recebe no vencimento, que pode ser semanas depois.

Por isso o assistente, quando um fornecedor pergunta sobre uma nota fiscal quitada com cheque pré-datado, nunca diz que está paga: diz que um cheque foi emitido naquela data e que o recebimento depende desse instrumento. Isso é proposital. Dizer que recebeu para quem tem um cheque na mão faria a pessoa cobrar algo que ainda não tem.

Os quatro tipos de pagamento que o assistente distingue

Você não vai ver essa classificação na sua tela: é o que o assistente usa para decidir como falar com o fornecedor.

• Pagamento: o dinheiro foi transferido. O fornecedor já o tem.
• Cheque pré-datado: foi entregue um cheque eletrônico. O recebimento depende do vencimento.
• Compensação: a nota fiscal foi quitada contra um saldo a favor do fornecedor. Não entrou dinheiro novo.
• Pagamento sem detalhe: consta o pagamento, mas não com que instrumento foi feito.

Notas fiscais retidas

Uma nota fiscal pode estar retida: não está em aberto por esquecimento nem foi rejeitada, está travada esperando uma definição interna. Quando o fornecedor pergunta sobre ela, o assistente diz que está retida, mas nunca o motivo.

Pagamentos parciais

Se uma nota fiscal tem vários pagamentos que não cobrem o total, o assistente diz ao fornecedor quanto foi pago e quanto falta. Nunca a apresenta como paga.

Notas de crédito

As notas de crédito são identificadas como tais, e o assistente nunca as apresenta ao fornecedor como algo que a empresa deva a ele.