Triagem de requisições ERP

Este módulo é habilitado por organização. Se você não vê Triagem no seu menu, fale com seu contato na Sourced.

A Triagem de requisições é a tela que consolida a visão de todas as requisições sincronizadas com a Sourced, de duas formas:

• Pull: a Sourced se conecta ao seu ERP (SAP, Oracle, JD Edwards, SAP Business One, entre outros) e sincroniza as novas solicitações ou pedidos de compra criados e aprovados.

• Push: requisições criadas pela API pública da Sourced.

Se o seu ERP anular uma requisição. O ERP pode cancelar pela API uma requisição que chegou por Push. Se ainda não foi lançada, ela some da triagem. Se já foi lançada em uma solicitação de compra sem ordens de compra, a Sourced cancela essa solicitação e rejeita as cotações pendentes. Se alguma linha já tem ordem de compra, a API não cancela nada, a menos que o ERP peça para fechar o saldo: nesse caso só as linhas sem ordem são canceladas e as ordens continuam válidas. Uma ordem de compra nunca é cancelada em cascata. Se a solicitação foi montada com linhas de várias requisições, ou alguma linha foi para uma licitação, o cancelamento é feito dentro da Sourced.

Nesta tela, com um conjunto de filtros e dados, o comprador seleciona as linhas que foram criadas e decide o que lançar como compra spot (pedido de cotação), de forma rápida e com todos os dados e arquivos já sincronizados.

O quadro

As linhas se dividem em abas por status, e cada aba mostra quantas tem:

• Pendentes: linhas que aguardam uma decisão (lançá-las ou descartá-las).

• Lançados: linhas já lançadas a uma compra spot ou a uma licitação, com o link para essa solicitação ou licitação. A cotação, o comparativo e a OC são acompanhados por lá.

• Descartados: as que você decidiu não comprar pela Sourced.

• Fechadas no ERP: linhas que já não estão abertas no ERP. A Sourced as fecha sozinha quando deixam de aparecer na sincronização, de modo que o quadro não acumula trabalho que alguém já resolveu do outro lado. Se a linha voltar a aparecer no ERP, ela reabre sozinha.

• Todos: todas as linhas juntas, sem filtrar por status.

Exceto no modo por requisição, em cada aba você escolhe a visualização Agrupado (com Agrupar por: requisição, categoria, solicitante, planta ou data de necessidade) ou Tabela.

Acima do quadro se indica quando foi a última atualização a partir do ERP, para saber se o que se está vendo é de um minuto atrás ou de ontem.

Como trabalhar

1. Abra o detalhe de um item para ver descrição, quantidades e dados do ERP, e edite o que for necessário.

2. Selecione um ou vários itens da aba Pendentes.

3. Use a consolidação inteligente: a IA sugere quais itens vale a pena cotar juntos.

4. Lance a cotação: é criado um PR spot com esses itens e segue o fluxo normal (seleção de fornecedores, envio, comparação).

5. O que não couber comprar, descarte para manter o quadro limpo.

6. Em uma requisição criada na Sourced, em Pendentes e com a visão agrupada por requisição, o menu Devolver / Rejeitar do cabeçalho do grupo permite Devolver ao requisitante (com um comentário e, se quiser, notas por item; ela volta à sua caixa quando for corrigida e reenviada, depois de passar de novo pela aprovação se a sua organização a usa, e avisamos você) ou Rejeitá-la (definitivo: é encerrada e seus itens ficam descartados). Somente enquanto nenhum item tiver sido lançado.

Modo por requisição

Algumas organizações trabalham com requisições atômicas, ou seja, requisições que devem ser processadas por inteiro e não linha por linha. Nesse caso, a seleção e o lançamento são feitos no nível da requisição completa.

A rastreabilidade é mantida de ponta a ponta: cada PR criado a partir da triagem fica vinculado às suas requisições de origem no ERP.

Comprador e destino do ERP

Quando a requisição traz um comprador atribuído ou um destino (a planta ou filial de entrega), você os vê como chips em cada item e como colunas na visão de tabela. Com os filtros Comprador e Destino da barra superior você fica só com as suas linhas; a seleção fica guardada para as próximas visitas.

Ao lançar um pacote, o destino também trabalha por você:

• Se o pacote combina itens com destinos diferentes segundo o ERP, o modal de lançamento avisa com o detalhamento por destino. É um aviso, não um bloqueio: você pode continuar mesmo assim.

• Se todos os itens compartilham o destino e um endereço da sua organização tem esse código configurado, o endereço de entrega é pré-selecionado (marcado como "Sugerida por correspondência com o ERP"). Você sempre pode trocá-lo.

Revisão de anexos antes de lançar

Os arquivos que vão com o pedido de cotação aparecem no modal de lançamento: os de cada linha (do ERP, fichas do cadastro de materiais e documentos do SoftExpert) na própria linha, e os da solicitação inteira à esquerda. Passe o mouse para visualizá-los e clique no ✕ para não enviar algum neste lançamento. Você também pode adicionar arquivos próprios com Adicionar arquivo: vão só com esse pacote.

O que acontece ao confirmar o lançamento

Ao fechar a seleção de fornecedores, a Sourced informa o que saiu e o que não: quantas solicitações ficaram com as cotações enviadas, quantas já tinham seus fornecedores resolvidos e quantas ficaram sem envio. Estas últimas se completam a partir da própria solicitação. Se algum pacote falhar, o resultado diz: um lançamento com erros não é mostrado como bem-sucedido.

Filtros, colunas e unidades

• Os filtros da barra superior (categoria, solicitante, comprador, destino, origem) permitem escolher vários valores e têm busca própria, útil quando a lista é longa. Soma-se um filtro por intervalo de data de criação no ERP.

• A busca da barra superior procura por descrição, código interno do material (o do seu ERP, mesmo que tenha chegado dentro das especificações da linha), categoria e número da requisição. O código interno aparece abaixo da descrição e se copia com um clique.

• Os filtros ativos aparecem como etiquetas na linha de ordenação e visualização, para vê-los e removê-los um a um, e ficam salvos para a próxima visita.

• A ordem das colunas se muda arrastando o cabeçalho, e a posição escolhida fica salva.

• As unidades de medida são exibidas traduzidas para o idioma da plataforma em vez do código do ERP. Atenção com MIL: significa milhar, não uma unidade avulsa.

Baixar para Excel

Com Baixar Excel, ao lado das abas, você baixa todas as linhas da aba atual (Pendentes, Lançados, Descartados, Fechadas no ERP ou Todos) respeitando os filtros e a busca ativos: o que você vê é o que baixa, sem o limite da página. Se quiser o quadro inteiro, limpe os filtros antes.

O arquivo é uma tabela de Excel com cabeçalho fixo e filtros, e inclui colunas que na tela só aparecem no detalhe: código interno e do fabricante, preço estimado e moeda, grupo de material, comprador designado, destino e endereço de entrega, datas de criação, liberação e necessidade, solicitante e e-mail, e para qual solicitação ou licitação cada linha foi lançada.

Data de necessidade ao lançar

Ao lançar um pacote como pedido spot, cada linha vem com a data pedida pelo ERP; o fornecedor a vê no pedido de cotação. Clique na data de uma linha para alterá-la ou marcá-la como Urgente.

Uma data vencida não é enviada: essas linhas saem sem data e um aviso acima da lista indica isso. No aviso você pode Definir uma data para todas as vencidas ou Marcá-las como urgentes. Com Data para todas você aplica a mesma data a todas as linhas do pacote.

Se o destino for uma licitação, as datas não aparecem: os prazos são definidos no assistente da licitação.

Requisição interna

Além do que chega do ERP, o painel também recebe os itens das requisições criadas dentro do Sourced (menu Requisições → Minhas requisições), depois de passarem pela aprovação, se a organização exigir. Elas aparecem junto com as linhas do ERP e podem ser filtradas por origem; o código da requisição (por exemplo REQ-00042) fica visível na linha para que você consiga rastreá-la.

Prioridade da requisição

Cada requisição tem uma prioridade: Normal, Alta ou Urgente. Em uma requisição interna, quem a solicita escolhe entre Normal e Urgente ao criá-la (Alta só chega pelo ERP; as internas que já a tinham a mantêm); em uma que vem do ERP, o próprio ERP a informa quando disponível (por exemplo, se alguma das linhas estiver marcada como urgente, a requisição chega como Urgente).

Na triagem ela aparece com o mesmo rótulo de Requisições, ao lado do número da requisição e na coluna Requisição da tabela. As de prioridade Normal não levam rótulo.

Com o filtro de prioridade (Todas as prioridades) você vê só as urgentes (ou as de prioridade alta) para atendê-las primeiro. O filtro é lembrado entre sessões e também vale ao baixar o Excel.

Não confunda com o aviso da data de necessidade (vencida ou a vencer): esse aviso é calculado com a data em que cada item é necessário, enquanto a prioridade é a indicada pelo solicitante ou pelo ERP.

Linhas com acordo vigente

Quando o código de material de uma linha PENDING tem um acordo ativo, a linha mostra um selo Acordo AGR-xxxxx · fornecedor · preço · vence dd/mm (a data de vencimento do acordo). O selo fica âmbar e adiciona “a vencer” quando o acordo vence dentro dos próximos 30 dias. Se a unidade da linha for diferente da do acordo, nenhum selo é exibido (não há conversão de unidades).

Ao lançar um pacote como compra spot, se alguma linha tiver acordo aparece a opção Usar acordos vigentes (N de M linhas), marcada por padrão, com o detalhe de quais linhas seguem por acordo e quais vão para cotação. Com a opção marcada, a PR é criada como sempre: as linhas com acordo viram ordens de compra de catálogo (em rascunho, ou pendentes de aprovação se a sua organização aprova as OCs) e o restante vai para cotação na mesma PR. Se todas as linhas tiverem acordo não sobra nada para cotar e a PR é encerrada ali mesmo: fica Fechada no histórico de solicitações (ADJUDICADA no detalhe), como qualquer outra adjudicação, com as suas ordens de catálogo vinculadas. Ao desmarcar a opção, todo o pacote vai para cotação. Funciona mesmo que a organização tenha a geração automática de OC de catálogo desligada; só precisa do módulo de acordos habilitado. Lançar como licitação não muda.

A ordem de compra que sai do catálogo fica em nome do comprador que lançou o pacote: é quem aparece como Concedido por na ordem, com a data em que foi gerada, e por isso a ordem aparece quando você filtra o histórico de ordens por esse comprador.

Se a sua organização aprova as OCs e a cadeia de aprovação não estiver configurada, o lançamento do pacote falha com a mensagem: “A cadeia de aprovação de OC não está configurada: não é possível gerar OC pelo acordo. Revise em Aprovações ou lance sem usar acordos.”

Vincular a uma licitação existente

Às vezes a licitação já existe quando a solicitação chega do ERP: você a montou manualmente antes, ou o ERP cria a solicitação só na adjudicação. Nesse caso não a lance como licitação nova (você compraria duas vezes): vincule-a à que já existe.

• No modal de lançamento escolha Licitação e clique em «Já existe? Vincular a uma licitação existente». Busque a licitação por código ou título: aparecem as em andamento e as adjudicadas.

• A licitação não muda: não são adicionados itens nem documentos e os fornecedores não são avisados. A solicitação fica no histórico dela e as linhas saem da triagem como lançadas a essa licitação.

• Se foi um engano, use Reabrir na solicitação na aba Lançados (ou Desvincular na licitação): ela volta inteira para a triagem.

Revisar o que o fornecedor recebe antes de lançar

O modal de lançamento tem duas colunas: à esquerda você configura o lançamento (destino, endereço, prazo das ofertas, acordos, comentários e anexos da solicitação) e à direita vê as linhas do pedido, agrupadas por planta quando o pacote vai para mais de um destino.

• Cada linha mostra o código do material, a data de necessidade, a especificação técnica enviada ao fornecedor e seus anexos. As notas internas aparecem como referência e nunca são enviadas.

• Clique no ✕ de uma especificação ou de um anexo para não enviá-lo neste lançamento; com ↺ você o recupera. A requisição do ERP não muda.

• Embaixo aparece se os itens vão no corpo do e-mail ou em um Excel anexo. Depende do limite configurado em Configurações → Modelos de e-mail → Conteúdo da cotação, que vale para o que cada fornecedor recebe: um pacote acima do limite pode chegar no corpo do e-mail a um fornecedor que cota menos linhas.