Acompanhamento de solicitações

O Histórico de PRs é o centro onde se veem todas as compras spot da sua organização. Por padrão vem filtrado para a sua visão (as solicitações em que você é o comprador), mas você pode ampliar o filtro para ver o restante das compras da organização. A partir daqui você abre o detalhe de cada uma para acompanhá-la e operar sobre ela.

Buscar e filtrar

• Busca por código, itens ou solicitante.

• Filtros por status, comprador e endereço de entrega —os três permitem escolher vários valores ao mesmo tempo— e por intervalo de data de criação. Os filtros ativos aparecem como etiquetas acima da lista, para vê-los e removê-los um a um, e ficam salvos para a próxima visita.

• As solicitações canceladas ficam ocultas por padrão: o interruptor Mostrar canceladas as inclui.

• O filtro adjudicações pendentes mostra somente as que já têm comparativo completo.

• A lista carrega com scroll infinito e os filtros ficam na URL, então você pode compartilhar o link com um colega.

Ações rápidas a partir da lista

Cada linha tem atalhos:

• Ver: abrir o detalhe completo da solicitação.

• Cotações: ver um resumo rápido das respostas recebidas, sem abrir o detalhe.

• Emails: ver os emails trocados nesse processo de compra.

• Duplicar: criar uma nova solicitação com os mesmos itens, prático para compras recorrentes.

• Cancelar: anular a solicitação (pede confirmação; se os itens vieram do ERP, você pode reabri-los na triagem).

Além disso, cada linha mostra indicadores visuais de atenção: prazo vencido sem respostas, respostas incompletas ou pronta para adjudicar.

O detalhe da solicitação

Ao abrir uma solicitação você encontra todos os seus dados organizados em sete abas. Acima das abas há também ações conforme o status: Ver comparativo, Estender prazo (editar a data limite; os fornecedores são notificados) e Enviar circular (uma mensagem a todos os fornecedores que estão cotando, para esclarecimentos ou mudanças de escopo).

• Geral: dados básicos (código, ID externo, status, solicitante, datas de criação e atualização), informações de entrega (endereço, lead time desejado, data limite de oferta), organização e departamento, e métricas (cotações recebidas vs. requeridas e valor total estimado). Conforme o seu papel, você pode mudar o solicitante e editar o lead time e a data limite.

• Itens: a lista de itens com quantidade, unidade de medida, preço-alvo e categoria. Cada linha se expande para ver o código de fabricante, o código interno e as especificações técnicas. Com Editar itens é possível corrigir os dados de um item, adicionar itens novos e dar baixa nos que já não se aplicam; a baixa é reversível enquanto não se salva. Antes de salvar, uma tela de confirmação mostra o detalhe das mudanças e permite notificar os fornecedores que estão cotando: escolhe-se quais e pode-se escrever um motivo, e cada um recebe um e-mail com as mudanças. A edição está disponível para o comprador e o admin da organização, enquanto a solicitação estiver Aberta ou em Selecionar fornecedores. Se uma mudança afetar o que foi pedido para cotar, as cotações que já estavam completas são reabertas para que o fornecedor possa atualizá-las.

• Cotações: mostra o status de cada fornecedor convidado (enviada, recebida, completa, vencida, em processo) com datas de envio e recebimento, prazo de entrega, preço total e condições de pagamento. A partir desta aba você pode:

  • Revisar cotações importadas pendentes de confirmação.

  • Reenviar o pedido a um fornecedor, para incluir um contato, insistir ou enviá-lo novamente depois de corrigir ou estender algo. Funciona mesmo que esse fornecedor já tenha respondido: a cotação recebida não se perde nem é rebaixada. Só fica bloqueado se esse fornecedor já foi adjudicado, se há uma cotação carregada à mão esperando confirmação —esse fornecedor nunca recebeu o pedido— ou se a solicitação está fechada ou cancelada.

  • Excluir uma cotação pendente.

  • Adicionar um fornecedor a um processo ativo.

  • Importar manualmente uma cotação que o fornecedor tenha enviado por outro canal (telefone, reunião, email externo). Esta opção foi pensada para exceções: o normal é que as respostas cheguem e sejam processadas sozinhas.

  • Adjudicar a um fornecedor.

• Emails: o histórico de emails trocados desta solicitação. Para responder, leva você à Caixa de Entrada.

• Anexos: os documentos da solicitação, separados em gerais e por fornecedor, com tipo, tamanho, data e quem os enviou. Você pode baixar cada arquivo.

• Linha do tempo: o registro cronológico de tudo o que aconteceu (criação, envios, respostas recebidas com seu detalhe de preços e adjudicações).

Quando o comparativo estiver pronto, você verá a solicitação em Adjudicações pendentes pronta para adjudicar.

Status de uma solicitação

Cada solicitação de compra passa por diferentes status ao longo do processo. Veja o que cada um significa:

Status	Significado
Criada	Recém-criada, ainda sem processar.
Pendente de aprovação	Aguardando que um aprovador a autorize.
Pendente de separação	Está sendo dividida em várias solicitações por categoria ou fornecedor.
Em processo	O sistema está processando (categorias e seleção de fornecedores).
Selecionar fornecedores	Falta escolher de quais fornecedores solicitar cotação.
Aberta	Aprovada e aberta: solicitando e recebendo cotações.
Adjudicada parcial	Alguns itens já foram adjudicados; o restante continua aberto.
OC gerada	Foram geradas ordens de compra em rascunho, pendentes de emissão.
Fechada	Processo concluído (adjudicada ou fechada).
Cancelada	Anulada; não continua.

Diário de bordo

A aba Diário de bordo é o registro interno da equipe sobre o processo: deixe uma nota depois de uma reunião presencial, uma ligação com um fornecedor ou um acordo verbal, com arquivos anexos se precisar. Assim toda a equipe tem o contexto em um só lugar.

• As notas são apenas internas: os fornecedores nunca as veem.

• Você pode editar suas próprias notas (ficam marcadas como "editada") e excluí-las; o administrador da organização também pode excluir notas de outras pessoas.