Cotações e revisão manual

Quando um fornecedor responde a uma solicitação de cotação, ninguém precisa transcrever nada. A IA lê o email (e seus anexos), extrai preços, prazos e condições, normaliza as unidades de medida e compara com o histórico de preços. Aqui explicamos o que acontece com cada resposta e o que fazer quando ela exige intervenção humana.

Status de uma cotação

Status	Significado
Pendente	Ainda não foi enviada ao fornecedor.
Enviada	A solicitação saiu por email; aguardando resposta.
Recebida	Chegou uma resposta; a IA está processando-a.
Incompleta	O fornecedor cotou apenas parte dos itens ou faltam dados.
Completa	Resposta processada e validada, pronta para comparar.
Adjudicada / Parcialmente adjudicada	Ganhou todos os itens (adjudicada) ou apenas alguns (parcialmente adjudicada).
Rejeitada	O fornecedor declinou de cotar.
Vencida	O prazo passou sem resposta.
Revisão manual	A IA não conseguiu processá-la; exige revisão humana. Se ela só tem baixa confiança nos dados extraídos, você mesmo a revisa pela compra (veja Cotações com baixa confiança, mais abaixo).

Revisão manual (escalações)

Uma cotação é escalada para Revisão Manual quando ocorre alguma destas situações: a resposta é ambígua ou vem em um formato difícil de processar, ou o fornecedor fez uma pergunta em vez de cotar. Se a IA leu a resposta mas tem baixa confiança nos dados extraídos, ela não é escalada: você mesmo a revisa pela compra (veja Cotações com baixa confiança, mais abaixo).

1. Abrir a escalação e ver o email original do fornecedor junto ao que a IA interpretou.

2. Escrever Resposta Manual para responder ao fornecedor: enviar uma mensagem respondendo à sua consulta (você pode incluir anexos). Você pode colocar em cópia qualquer pessoa da empresa (por exemplo, o solicitante) para que ela entre no fluxo de emails, receba a conversa e possa responder diretamente ao fornecedor.

3. Se não for preciso responder: Marcar como Concluída, quando a cotação já foi resolvida fora do sistema (sai da lista de escalações pendentes), ou Descartar Fornecedor, com o motivo: a cotação fica rejeitada e esse fornecedor não é considerado para esta solicitação.

4. Ao resolver, você pode deixar notas de resolução. Se você respondeu ao fornecedor, quando ele responder a IA processa a resposta como qualquer outra.

O painel mostra estatísticas de escalações totais, pendentes e resolvidas, com filtro por solicitante.

Acompanhar a conversa

Toda a troca de emails com cada fornecedor fica na Caixa de entrada, onde também é possível responder diretamente, por exemplo para pedir um esclarecimento antes de adjudicar.

Cotações com baixa confiança

Quando a IA lê a resposta de um fornecedor mas não tem certeza dos dados que extraiu (por exemplo, um anexo ilegível ou preços que não fecham), a cotação não entra no comparativo: fica aguardando a sua revisão. Você a vê em Aguardando Ação Manual, na fila Por confirmar, com a etiqueta Baixa confiança e o motivo da dúvida, e também recebe uma notificação com o link direto.

Você mesmo a revisa, na aba Cotações da compra, com o botão Revisar. Ali você pode:

• Confirmar os dados extraídos, corrigindo preços, quantidades ou itens se necessário. Ao confirmar, a cotação entra no comparativo.
• Reprocessar a extração com uma correção (por exemplo, "o orçamento está na página 2") se a IA não encontrou os itens.
• Importar a cotação manualmente, enviando o arquivo ou digitando os preços, se o anexo não puder ser lido.
• Descartar a cotação: ela fica rejeitada (se o fornecedor já tinha mandado uma cotação válida antes, volta essa) e você pode pedir novamente ao fornecedor com Reenviar pedido.

Enquanto estiver pendente, a Sourced não cobra dados faltantes do fornecedor: a decisão é sua. Se preferir que ele mande uma cotação mais clara, você pode usar Reenviar pedido sem descartá-la.

Pedidos com os itens em Excel

Quando uma solicitação tem mais linhas que o limite do comprador (50 por padrão; configurado em Configuração → Modelos de Email), o pedido sai com os itens em um Excel anexo. O fornecedor pode preencher esse Excel ou enviar a sua própria proposta: as duas são processadas.

• Se ele devolver o Excel preenchido, o Sourced coloca cada linha no seu item do pedido mesmo que o fornecedor tenha ordenado ou filtrado a planilha, e a IA analisa preços, prazos, condições e comentários como em qualquer resposta. As notas escritas acima ou abaixo da grade e em abas adicionadas também são lidas.

• Se o fornecedor preencheu um Excel anterior a uma mudança de itens (por exemplo, uma quantidade que mudou), a cotação é marcada para revisão e são indicadas as linhas que mudaram depois do envio.

• Se ele devolver o Excel sem preencher, não conta como cotação.

• O Excel enviado pode ser baixado na aba E-mails da solicitação, no e-mail do pedido (Itens da solicitação).