Cadeias de aprovação

Se seu papel é administrador da organização, em Administração → Cadeias de aprovação você configura quem precisa aprovar cada processo antes que ele siga em frente: hoje, Requisições, Ordens de compra e Faturas de fornecedor. Cada processo tem sua própria configuração, independente das demais.

Uma aba por processo

O painel tem uma aba por processo. Dentro de cada uma você encontra, de cima para baixo: o interruptor da política e a cadeia padrão, a tabela de atribuição, a lista de cadeias, as regras avançadas e o simulador. Em Faturas de fornecedor soma-se ainda a seção de classificação (centro de custo, conta, conceito).

Ativar a política e a cadeia padrão

O interruptor no topo de cada aba liga ou desliga a aprovação para ESSE processo. Com a política desligada, nada passa por aprovação mesmo que você tenha cadeias montadas. Ao lado você escolhe a cadeia padrão: a usada quando nenhuma área (ou regra avançada) tem uma cadeia atribuída. Sem cadeia padrão, uma área sem atribuição fica sem cobertura.

Atribuir por área

Em Requisições e Ordens de compra, a tabela lista cada área da sua organização com a cadeia correspondente: você escolhe uma cadeia por linha ou a deixa sem atribuição (usa a cadeia padrão, se houver). Faturas de fornecedor não tem áreas: ali a tabela roteia pela dimensão de classificação que você marcou como roteamento (centro de custo, conta ou conceito).

O editor de cadeia

Uma cadeia tem uma ou mais etapas, em ordem: todas precisam aprovar para a cadeia terminar. Cada etapa define quem aprova com faixas de valor: um corte ("a partir de $X") com um titular (recebe o e-mail com o link e decide) e, opcional, um backup (não recebe e-mail, decide em "Minhas aprovações" quando o titular não está disponível). A primeira faixa sempre começa em $0.

Um interruptor dentro da etapa decide se as faixas se substituem entre si (só assina a faixa que corresponde ao valor) ou se somam (um valor alto também precisa da assinatura das faixas abaixo). Além disso, cada etapa pode ter um valor "aplica a partir de": abaixo dessa cifra, a etapa inteira é pulada.

Para casos que não cabem em faixas simples (por exemplo, todos assinarem ou um quórum de N pessoas) existe o modo avançado da etapa; se uma cadeia já vem configurada assim, o editor a abre automaticamente e avisa.

Regras avançadas e desempate

Além da atribuição por área, você pode criar regras mais específicas: por exemplo, um valor mínimo/máximo, um solicitante específico (Requisições) ou uma combinação de dimensões (Faturas). Cada regra tem uma prioridade e aponta para uma cadeia. Quando um caso corresponde a mais de uma regra, vence a de maior prioridade; em empate, a mais específica. As regras montadas pela tabela de atribuição por área aparecem aqui em somente leitura: edite-as por essa tabela, não por esta lista.

O simulador

Antes de dar por boa uma configuração, teste-a: informe um caso hipotético (área ou dimensão, valor, moeda, solicitante se aplicável) e o simulador mostra qual cadeia ou regra se aplicaria, cada etapa com seus participantes e sua faixa de valor, se o caso fica sem cadeia, e se uma taxa de câmbio faltante deixaria o caso sem solução. O simulador não salva nada: é só para testar.

Se a política está ativa sem cadeia que se aplique

Ativar a política sem cadeia padrão nem regras pede confirmação: sem nenhuma das duas, o motor não tem a quem pedir a aprovação e qualquer caso novo vai falhar. Se depois um caso pontual não corresponder a nenhuma regra e também não houver cadeia padrão, esse caso em particular não se completa (falha fechado, nunca segue em frente sem aprovação) e o administrador da organização é avisado para revisar a configuração.

Veja também

Aprovar requisições: a caixa do aprovador para este processo.
Aprovação de faturas: titular, backup, faixas de valor e substituição de aprovador, com exemplos.
Aprovação de ordens de compra: o que o comprador vê enquanto aguarda aprovação.