Avaliação de propostas

Este módulo faz parte de Licitações, que é habilitado por organização.

Quando a recepção de ofertas é encerrada, a licitação passa para Em avaliação. A Sourced combina dois motores complementares para decidir melhor: a avaliação humana dos avaliadores técnicos e a avaliação por IA. Ambas alimentam o scorecard sobre o qual você adjudica.

Avaliadores técnicos

São especialistas, internos ou externos, que pontuam a parte técnica das propostas. Funcionam assim:

• Acesso sem conta: o comprador os convida e eles recebem um link por email; entram verificando a identidade com um código de uso único, sem precisar criar usuário.

• Só veem a parte técnica: cada critério tem um botão de compartilhar com o avaliador técnico. O avaliador vê apenas os critérios compartilhados e a documentação técnica; os dados comerciais ficam ocultos (preços, condições de pagamento, notas comerciais) para não enviesar seu julgamento.

• Pontuam por critério: atribuem uma nota de 0 a 100 a cada critério que lhes foi designado, com um nível de confiança, uma justificativa e os riscos que detectarem.

• Com assistência de IA: recebem sugestões da IA restritas aos seus critérios, que podem aceitar ou ignorar.

• Perguntas técnicas: as consultas técnicas dos participantes podem ser encaminhadas a eles; montam um rascunho de resposta (com ajuda da IA) que o comprador publica como está com Aprovar e publicar, edita antes de publicar ou devolve com feedback. A resposta fica em nome do avaliador, validada pelo comprador.

• Prazos: o sistema não envia lembretes automáticos a eles; o acompanhamento é feito por você. Na lista de licitações você vê quantos avaliadores concluíram e, quando o comitê inteiro conclui, você recebe um aviso (veja "Aviso quando o comitê técnico conclui", mais abaixo).

O comprador gerencia o pool de avaliadores, quais critérios compartilha e a quem designa cada um. Mais detalhes em Avaliadores técnicos.

Avaliação por IA

O comprador dispara a avaliação por IA com um botão na aba Comparação. O avaliador IA da Sourced lê o edital e todas as propostas (incluindo os documentos anexos: PDF, Excel, Word, etc.) e produz uma análise completa. Trabalha em três passadas:

1. Análise técnica: compara cada proposta contra o edital (não contra as demais), item por item. Detecta cumprimento das especificações, informação faltante, riscos técnicos e pontos fortes.

2. Análise comercial: revisa preços, estrutura de custos, custos ocultos, condições de pagamento e competitividade, e identifica alavancas de negociação. Marca itens muito acima do mercado e preços suspeitamente baixos.

3. Síntese e decisão: combina o técnico e o comercial em uma recomendação por fornecedor.

O resultado inclui, para cada fornecedor:

• Pontuações por critério (ponderadas segundo os pesos da licitação) e uma pontuação total.

• Uma decisão sugerida: ADJUDICAR, NEGOCIAR ou DESCARTAR, com seu fundamento.

• Resumo técnico e comercial, pontos fortes e fracos.

E no nível da licitação:

• Ranking de fornecedores e uma análise comparativa executiva.

• Red flags com severidade (crítica / advertência / informativa).

• Estratégia de negociação: rodadas, táticas concretas e economia esperada.

• Verificação de cumprimento: certificados e anexos apresentados, vencimentos e faltantes por fornecedor.

O avaliador IA cita a evidência de cada afirmação, indica seu nível de confiança e, se não tiver dados suficientes, não inventa uma pontuação (deixa-a vazia e a reporta como faltante). A análise pode ser baixada em PDF.

O scorecard

O scorecard reúne tudo na aba Comparação: o ranking de ofertas, um gráfico radar de pontuações, o painel de insights da IA e as pontuações dos avaliadores (com média por critério e a confiança de cada um). Os critérios e seus pesos são os que você definiu ao criar a licitação; as pontuações vêm tanto da IA quanto dos avaliadores. Quando um avaliador técnico envia suas notas, essas notas substituem as da IA nos critérios que avaliou: toma-se a média dos avaliadores por critério e recalcula-se o total ponderado, de modo que o ranking, o gráfico radar e o que o aprovador vê fiquem consistentes entre si. O scorecard marca com um ícone as pontuações que vêm de avaliadores, e ao passar o mouse se vê de quem são. Se depois o comprador corrigir uma pontuação à mão, vale a dele; e se a última pontuação de avaliador de um critério for apagada, volta a que a IA tinha calculado.

Adjudicar

Com o scorecard à vista, você escolhe o fornecedor vencedor e adjudica. A proposta vencedora fica aceita, as demais rejeitadas, a licitação passa a Adjudicada e é gerada a ordem de compra. Se a negociação justificar, você pode abrir uma nova rodada antes de decidir.

Se a proposta mudar

Se o fornecedor corrige uma proposta já enviada dentro da mesma rodada (ou a proposta volta a rascunho porque você alterou os itens), as notas do comitê são mantidas, marcadas como Revisar: o avaliador as vê pré-preenchidas e as confirma ou corrige. Suas edições manuais e a avaliação por IA dessa proposta são descartadas, porque se referiam à versão anterior.

Em uma nova rodada, as notas do comitê sobre a última proposta do fornecedor passam para a nova, e a forma como chegam depende do que mudou:

• Só preços ou condições (a negociação habitual): chegam como estavam. As confirmadas continuam confirmadas e não contam como pendentes; o avaliador as vê salvas, com a observação "Nota da rodada N", e não precisa pontuar de novo.
• Algo técnico (as notas técnicas, o prazo de entrega da proposta ou de algum item, o cumprimento das especificações ou as notas de um item, ou os documentos que não são comerciais): chegam todas marcadas como Revisar, para que o avaliador as confirme ou corrija.

Uma nota que já estava em Revisar continua assim na nova rodada, e as de um avaliador cujo acesso você revogou não passam. A proposta da nova rodada começa sem avaliação por IA nem edições suas.

Aviso quando o comitê técnico conclui

Não é preciso abrir cada licitação para saber se o comitê concluiu:

• Na lista de Licitações, as licitações em avaliação que têm avaliadores técnicos e propostas para pontuar mostram uma etiqueta com o andamento do comitê (por exemplo, 2/3): cinza enquanto faltam avaliadores, azul quando todos concluíram ("Avaliação técnica concluída: pronta para adjudicar"). Ao passar o mouse você vê o detalhe, e ao clicar vai para a aba Avaliadores (se ainda falta alguém) ou para a Comparação (se todos concluíram).
• Quando um avaliador conclui sua parte e o comitê ainda não: você recebe só um aviso no sino.
• Quando o comitê inteiro conclui: aviso de prioridade alta no sino e um email, uma vez por rodada. Em uma nova rodada chega outro se os avaliadores precisarem pontuar de novo e concluírem.

Um avaliador "concluiu" quando pontuou todos os seus critérios em todas as propostas em jogo na rodada vigente, sem notas pendentes de revisão. Uma rodada em que os fornecedores só mudaram preços ou condições não volta o comitê a pendente; um fornecedor novo ou uma proposta com mudanças técnicas, sim.

Os avisos vão para quem criou a licitação e só saem por ações dos avaliadores: se você completa o comitê (revogando um avaliador pendente ou restringindo seus critérios), nenhum aviso é enviado. Para silenciá-los, em Configurações → Notificações desative o tipo Licitações (email, in-app ou ambos); esse tipo também inclui os avisos de propostas recebidas, perguntas e mensagens de fornecedores e a avaliação por IA.

Visão Técnica: atendimento por item

Na aba Comparação, a tabela de preços por item tem duas visões: Comercial e Técnica. Na visão Técnica, cada célula mostra se a proposta atende ao que foi pedido naquele item segundo a análise técnica da IA: Atende, Parcial, Não atende ou Sem dados, com o detalhe e, ao passar o mouse, a observação da IA, se houver. O dado aparece quando a IA avaliou a proposta (Completar com IA); se ainda não avaliou, ou não conseguiu determinar, a célula diz Sem dados.

O mesmo atendimento por item aparece na tabela técnica do PDF da análise da IA que vem no pacote da licitação. É só para a equipe compradora: os avaliadores técnicos e os fornecedores não o veem.