Acompanhamento de entregas

Em Acompanhamento você vive o dia a dia das entregas: o que está a caminho, o que está atrasado e o que já chegou. Cada linha de uma ordem é um tracking.

Visualizações

• Tabela: todas as linhas com código de OC, fornecedor, comprador, material, quantidade, data original, data efetiva, status, acompanhamentos enviados e ETA. Com busca, filtros (status, fornecedor, comprador, urgentes, ocultar fechados, faixa de datas) e exportação para Excel.

• Por fornecedor: agrupa as entregas pendentes de cada um com seu atraso máximo e se está em dia ou atrasado. Serve para a gestão de contas.

• Kanban: as linhas por coluna de status (pendente, em processo, confirmado, com atraso, requer revisão, problemas, stand by, concluído).

• Calendário: as datas de entrega esperadas e reais do período, coloridas por status. Ajuda você a planejar a recepção na planta ou no depósito.

Status de uma entrega

Acompanhamentos automáticos

O sistema escreve por email a cada fornecedor perto da data comprometida e processa a resposta com IA:

• Se confirma a entrega, a linha se fecha sozinha (o remetente é correspondido por email mesmo que escreva de outra caixa do mesmo domínio).

• Se reporta atraso, a nova data fica registrada e o atraso medido.

• Se a resposta é ambígua, a linha passa a Requer revisão para que você confirme manualmente.

• As entregas vencidas sem resposta seguem uma cadência de insistência até esgotar os lembretes. As linhas já fechadas não são reabertas por respostas tardias.

Ações manuais (detalhe da entrega)

• Enviar lembrete na hora, sem esperar a cadência.

• Marcar urgente: encurta os tempos entre avisos e permite mais insistências.

• Pausar / retomar envios (Stand by): freia os lembretes; a pausa se mantém mesmo que você volte a carregar o arquivo.

• Editar datas (original, confirmada, ETA) sem disparar mudanças de status, por exemplo para registrar uma confirmação telefônica.

• Notas internas e o histórico completo de status e de emails (com anexos).

• Notificar logística: você coordena a retirada com sua transportadora (até 5 destinatários, com o fornecedor em cópia e anexos), à parte dos lembretes ao fornecedor.

De onde saem os trackings

Há dois caminhos, e eles convivem:

1. A partir das ordens de compra do ERP. Quando sua organização tem o conector ativo, a Sourced lê as OCs aprovadas e monta os trackings sozinha, com as datas comprometidas de cada linha. Além disso concilia essa OC do ERP com a ordem da Sourced que a originou, para que o acompanhamento fique colado ao processo de compra.

2. A partir de um Excel/CSV que você sobe em Carga de Dados (veja abaixo). É o caminho para organizações sem conector, ou para completar o que o conector não traz.

Quando o ERP também informa os recebimentos, a Sourced os aplica: abate o saldo de cada linha e fecha as que já chegaram completas. As entregas parciais ficam refletidas —a linha segue aberta pelo saldo pendente— em vez de serem fechadas de uma vez com o primeiro recebimento.

Os dois caminhos não se atropelam: subir o Excel de novo não sobrescreve os trackings que vieram do ERP.

Carga de dados

Para incorporar trackings em massa a partir do seu ERP, suba um Excel/CSV em Carga de Dados: a IA detecta e mapeia as colunas (entendendo abreviações tipo SAP), mostra a você uma pré-visualização do impacto (novos, atualizados, entregues) e só então você confirma. Você pode marcar como entregues as linhas que já não constam no arquivo (se você subir o extrato completo do dia). Os fornecedores que não correspondem são listados para vinculá-los. Para medir prazos reais e confiabilidade, você também pode carregar as recepções efetivas do ERP.