Acompanhamento de entregas

Em Acompanhamento você vive o dia a dia das entregas: o que está a caminho, o que está atrasado e o que já chegou. Cada linha de uma ordem é um tracking.

Visualizações

• Tabela: todas as linhas com código de OC, fornecedor, comprador, material, quantidade, data original, data efetiva, status, acompanhamentos enviados e ETA. Com busca, filtros (status, fornecedor, comprador, urgentes, ocultar fechados, faixa de datas) e exportação para Excel.

• Por fornecedor: agrupa as entregas pendentes de cada um com seu atraso máximo e se está em dia ou atrasado. Serve para a gestão de contas.

• Kanban: as linhas por coluna de status (pendente, em processo, confirmado, com atraso, requer revisão, problemas, stand by, concluído).

• Calendário: as datas de entrega esperadas e reais do período, coloridas por status. Ajuda você a planejar a recepção na planta ou no depósito.

Status de uma entrega

Status	Significado
Pendente / Pronto para enviar	A entrega está carregada no sistema; aguarda a janela para o primeiro aviso ao fornecedor.
Enviado	Foi pedida confirmação ao fornecedor; aguardando resposta.
Confirmado / Adiantado	O fornecedor confirmou entrega na data ou antes.
Com atraso	O fornecedor confirmou uma data posterior à original.
Requer revisão	A resposta foi ambígua, a IA não conseguiu interpretá-la com confiança ou o fornecedor diz que já entregou (ou respondeu sim sobre uma entrega vencida); requer revisão manual.
Sem resposta	Esgotaram-se os lembretes sem resposta do fornecedor.
Sem fornecedor	O fornecedor do arquivo não coincide com nenhum do sistema; é preciso vinculá-lo manualmente.
Entregue / Cancelado	Status finais.
Stand by	Envios pausados manualmente; não recebe lembretes automáticos.

Acompanhamentos automáticos

O sistema escreve por email a cada fornecedor perto da data comprometida e processa a resposta com IA:

• Se confirma a data, ela fica registrada como data confirmada e a linha passa a Confirmado (ou Antecipado, se promete antes). A resposta do fornecedor nunca marca a linha como entregue: isso é feito pelos recebimentos do ERP, pela carga de dados, pela API ou por alguém da sua equipe a partir do detalhe. O remetente é correspondido por email mesmo que escreva de outra caixa do mesmo domínio.

• Se reporta atraso, a nova data fica registrada e o atraso medido.

• Se a resposta é ambígua, a linha passa a Requer revisão para que você confirme manualmente.

• Entregas vencidas: se a data de entrega efetiva (a confirmada, se houver; senão, a original) já passou, o email marca essa posição como VENCIDA e, em vez de perguntar se vão cumprir, pergunta se já foi entregue e, se continua pendente, para quando. Um sim sobre uma posição vencida, ou um já entregamos, não a confirma: a linha passa a Requer revisão para que você verifique o recebimento, e se o fornecedor diz que entregou tudo, quem carregou o acompanhamento recebe um aviso com o resumo da resposta. Se no mesmo email há posições vencidas e em dia, o sim confirma só as que estão em dia. Despachado ou a caminho não é entregue: se o fornecedor diz quando chega, essa é a data confirmada.

• As entregas vencidas sem resposta seguem uma cadência de insistência até esgotar os lembretes. As linhas já fechadas não são reabertas por respostas tardias.

Ações manuais (detalhe da entrega)

• Enviar lembrete na hora, sem esperar a cadência.

• Marcar urgente: encurta os tempos entre avisos e permite mais insistências.

• Pausar / retomar envios (Stand by): freia os lembretes; a pausa se mantém mesmo que você volte a carregar o arquivo.

• Editar datas (original, confirmada, ETA) sem disparar mudanças de status, por exemplo para registrar uma confirmação telefônica.

• Notas internas e o histórico completo de status e de emails (com anexos).

• Notificar logística: você coordena a retirada com sua transportadora (até 5 destinatários, com o fornecedor em cópia e anexos), à parte dos lembretes ao fornecedor.

De onde saem os trackings

Há dois caminhos, e eles convivem:

1. A partir das ordens de compra do ERP. Quando sua organização tem o conector ativo, a Sourced lê as OCs aprovadas e monta os trackings sozinha, com as datas comprometidas de cada linha. Além disso concilia essa OC do ERP com a ordem da Sourced que a originou, para que o acompanhamento fique colado ao processo de compra.

2. A partir de um CSV que você sobe em Carga de Dados (veja abaixo). É o caminho para organizações sem conector, ou para completar o que o conector não traz.

Quando o ERP também informa os recebimentos, a Sourced os aplica: abate o saldo de cada linha e fecha as que já chegaram completas. As entregas parciais ficam refletidas —a linha segue aberta pelo saldo pendente— em vez de serem fechadas de uma vez com o primeiro recebimento.

Os dois caminhos não se atropelam: subir o CSV de novo não sobrescreve os trackings que vieram do ERP.

Carga de dados

Para incorporar trackings em massa a partir do seu ERP, suba um CSV em Carga de Dados: a IA detecta e mapeia as colunas (entendendo abreviações tipo SAP), mostra a você uma pré-visualização do impacto (novos, atualizados, entregues) e só então você confirma. Você pode marcar como entregues as linhas que já não constam no arquivo (se você subir o extrato completo do dia). Os fornecedores que não correspondem são listados para vinculá-los. Para medir prazos reais e confiabilidade, você também pode carregar as recepções efetivas do ERP.

Histórico de status

O detalhe de um rastreamento agora mostra o histórico completo de mudanças de status, com a data de cada uma: quando foi enviado, quando o fornecedor confirmou, quando foi marcado como atrasado, etc. É diferente do histórico de e-mails, que continua mostrando as mensagens trocadas.

O histórico começa na data em que esta função foi lançada: os rastreamentos que já existiam antes não têm eventos anteriores, mesmo que o status tenha mudado.

Rastreamentos criados por API

Além dos que você carrega por CSV ou dos que chegam pela sincronização com o seu ERP, sua equipe de TI pode criar e atualizar rastreamentos diretamente pela API (para organizações com essa integração habilitada; o detalhe técnico está na Documentação de API, em Administração → API, integrações e webhooks).

As três origens convivem na mesma tela, mas cada linha é administrada por uma única fonte: assim que a API cria ou atualiza uma linha, ela deixa de ser tocada pela carga de arquivos ou pelo ERP (e vice-versa).

Linhas encerradas pelo envio do seu sistema

Se o seu sistema envia por API a lista completa de pendências, uma linha carregada por API que deixa de vir passa automaticamente para Entregue; o histórico de status do acompanhamento mostra essa mudança. Se a linha voltar com quantidade pendente, ela é reativada automaticamente e o acompanhamento recomeça.

Filtrar por unidade de negócio

Se a sua empresa envia a unidade de negócio de cada ordem de compra (pela API ou em uma coluna «Unidad de negocio» ou «Business unit» do CSV), a tela «Acompanhamento de entregas» → «Mais filtros» mostra o seletor «Unidade de negócio». Você pode escolher uma ou várias: a lista, o quadro e a exportação para Excel mostram somente essas linhas.

A seleção fica salva no seu navegador: na próxima vez que você abrir «Acompanhamento de entregas» ela é aplicada automaticamente, até você mudá-la ou escolher «Mostrar todas». É pessoal: não muda o que os outros usuários veem. Se você entrar por outro navegador ou dispositivo, escolha de novo lá.

As linhas sem unidade de negócio só aparecem quando o seletor mostra todas as unidades.