Novos cadastros

Fornecedores → Novos cadastros é onde você revisa os cadastros que chegam pelo portal de fornecedores. Com aprovação manual, cada cadastro espera a sua decisão; com aprovação automática, os cadastros viram fornecedores sozinhos e ficam visíveis aqui caso você queira olhá-los. Cada cadastro tem um expediente com tudo o que o fornecedor declarou e três decisões possíveis: pedir alterações, rejeitar ou aprovar. Decidem compradores e administradores da organização; os demais perfis só consultam.

A bolinha e as notificações

A bolinha vermelha de Novos cadastros no menu conta os cadastros que esperam uma decisão de compras: os novos, os que o fornecedor reenviou depois de um pedido de alterações e os que têm um possível duplicado. Não conta os que têm um pedido de alterações aberto (esperam o fornecedor) nem os aprovados automaticamente. Quando chega um cadastro novo, você recebe uma notificação que abre diretamente o expediente dele. Meus fornecedores não tem mais uma aba de cadastros: esta tela é a única entrada.

A lista

No topo, indicadores que funcionam como filtro: Novos (ninguém revisou), Reenviados (o fornecedor corrigiu o que você pediu), Com pedido de alterações (aguardando o fornecedor), Com duplicado ou reivindicação, Meus e Auto-aprovados. Cada linha mostra a empresa, o status da revisão, os semáforos (Dados, Contatos, Categorias, Documentos: verde sem observações, âmbar com observações, vermelho com bloqueios; passe o mouse para ver o detalhe), os sinais de duplicado ou reivindicação de cadastro, quem está revisando e a última atividade, com um aviso se o fornecedor escreveu algo que ninguém leu. Com Ver aprovados e rejeitados também aparecem os encerrados.

Se a sua organização aprova automaticamente, os cadastros que entraram sozinhos aparecem como Aprovado automaticamente · sem revisão (ou · revisado): os dos últimos 30 dias na visão normal e todos com Ver aprovados e rejeitados. O indicador Auto-aprovados conta os que ninguém marcou como revisados.

O expediente

• Resumo: os semáforos com suas observações e o que Aprovar vai fazer (criar um novo cadastro ou vincular a conta a um cadastro que você já tem).
• Empresa, Contatos e Categorias e cobertura: o declarado, com as observações marcadas (por exemplo, sem contato de vendas ou e-mail inválido).
• Documentos: o exigido no cadastro e os arquivos enviados. Cada arquivo pode ser aprovado ou rejeitado com motivo. Não é preciso revisar todos: ao aprovar o cadastro, os que ninguém revisou são aprovados junto com ele; os rejeitados não passam para a documentação do fornecedor.
• Duplicados (se houver sinal): o cadastro existente ao lado do declarado, campo a campo, com o que vai acontecer ao aprovar (mantém, preenche, fica o do cadastro). Se o fornecedor já está no seu catálogo com o mesmo CNPJ ou e-mail, aprovar fica bloqueado: rejeite o cadastro e o fornecedor continua com o cadastro atual.
• Histórico: tudo o que aconteceu com o cadastro, quem fez e quando: envio, quem assumiu, pedidos de alterações, respostas, reenvios com o detalhe de quais campos mudaram, revisões de documentos e a decisão final.

À direita, a conversa com o fornecedor (o que você escreve chega por e-mail) e as notas internas, visíveis só para a sua organização.

Documentação ao aprovar

Em um cadastro aberto, o bloco Documentação ao aprovar antecipa como vai ficar a documentação do fornecedor: o que passa para a documentação (arquivos aprovados e sem revisão, marcados aprovado junto com o cadastro, e textos aceitos), o que vai ficar pendente (tipos obrigatórios que o cadastro não cobre, por exemplo porque não são pedidos no cadastro, e arquivos rejeitados) e os vencimentos do que passa. Se o cadastro se soma a um fornecedor que você já tem, isso é indicado. Quando o cadastro já foi decidido, o bloco é substituído por um acesso à documentação do fornecedor.

Cadastros aprovados automaticamente

Um cadastro que entrou pela aprovação automática já é fornecedor: não há nada para decidir. Se quiser registrar que o revisou, toque em Marcar como revisado. É opcional e reversível (Marcar como não revisado), fica no Histórico e não bloqueia nada. Os arquivos dele aparecem no expediente só para consulta, com o status que têm na documentação do fornecedor: são revisados em Documentação.

Assumir a revisão

Assumir revisão atribui o cadastro a você para que outro comprador não revise em paralelo. É informativo: se outro já assumiu, você vê na lista; um administrador pode reatribuir.

Pedir alterações

Quando algo está errado ou faltando (o CNPJ não confere, não há contato de vendas, um documento está ilegível), escreva o que precisa ser corrigido e envie o pedido. O fornecedor recebe por e-mail com um botão para voltar ao cadastro, corrigir e reenviar; enquanto isso o cadastro aparece Com pedido de alterações. Quando reenvia, volta à lista como Reenviado com aviso aos revisores, e o histórico mostra o que mudou. Você pode pedir alterações quantas vezes for preciso.

Aprovar ou rejeitar

Aprovar cria o cadastro em Meus fornecedores (ou vincula ao existente se reivindicou um cadastro ou coincide por CNPJ ou e-mail), transfere contatos e categorias, passa os documentos para a documentação do fornecedor e envia ao fornecedor um e-mail de boas-vindas com acesso ao portal. Os arquivos que ninguém revisou são aprovados junto com o cadastro: a janela de aprovação os lista antes de você confirmar e o Histórico registra quais foram. Se houver bloqueios pendentes (por exemplo, falta um documento obrigatório do cadastro), avisa e só deixa aprovar se você confirmar aprovar mesmo assim, sob minha responsabilidade; essa decisão fica no histórico com o que faltava. Rejeitar é definitivo e exige um motivo, que o fornecedor recebe por e-mail.