Ordens de compra

Em Ordens de Compra você acompanha todas as POs geradas a partir das suas adjudicações. É a rastreabilidade pós-adjudicação de cada compra: com qual fornecedor, a que preço, contra qual solicitação e com toda a documentação do processo à mão.

A lista

• Busca por código da PO, código da solicitação (PR), número da PO no ERP ou nome do fornecedor.

• Filtros por status e por quem adjudicou —ambos permitem escolher vários valores ao mesmo tempo— e por intervalo de data de criação. Os filtros ativos aparecem como etiquetas acima da lista e ficam salvos para a próxima visita. As rejeitadas e canceladas ficam ocultas por padrão: o interruptor Mostrar rejeitadas e canceladas as inclui.

• A ordem das colunas se muda arrastando o cabeçalho, e a posição escolhida fica salva para as próximas visitas. O mesmo vale no histórico de solicitações e na triagem.

• Colunas: código, solicitação de origem, ID externo (ERP), fornecedor, itens, endereço de entrega, total, status, quem adjudicou e data de criação.

• A lista carrega com scroll infinito e os filtros ficam na URL para compartilhar.

• Com Ver você entra no detalhe de cada ordem.

Status de uma PO

Status	Significado
Rascunho	Gerada, mas ainda editável.
Criada	Emitida após a adjudicação.
Enviada	Remetida ao fornecedor.
Confirmada	O fornecedor aceitou a ordem.
Rejeitada	O fornecedor não a aceitou. Também é o status em que fica uma PO revertida.
Cancelada	Anulada pela sua equipe; a compra não vai acontecer. Junto com as rejeitadas, ficam ocultas por padrão na lista.

O detalhe da PO

Cada ordem abre com quatro abas. No topo aparecem o código, o status e, conforme o status, os botões para reverter a adjudicação ou cancelar a PO (veja abaixo).

Geral

É a aba mais completa. Reúne:

• Resumo da adjudicação: quem adjudicou, quando e o valor total.

• Economia da compra (se houver histórico): economia nominal, economia real (ajustada pela inflação) e um indicador de se você ganhou da inflação, com a quantidade de itens com histórico.

• Downloads:

  • Dossiê / processo completo (ZIP): todo o processo de compra empacotado.

  • Comparativo em PDF e comparativo em Excel das cotações.

  • Emails em PDF: a troca com o fornecedor.

  • Ver comparativo na tela: abre o comparativo completo da adjudicação.

• Informações básicas: código da PO, status, moeda, tipo de PO e um atalho para a solicitação de origem.

• Fornecedor: nome, email, contato principal e condições de pagamento. Se na revisão da OC foram definidas uma forma de pagamento ou parcelas, elas aparecem junto ao prazo (veja Prazo, forma de pagamento e parcelas da OC).

• Entrega: prazo (dias a partir da confirmação) ou data de entrega, e o endereço detalhado.

• Organização: organização, departamento e um resumo de itens e valor total.

Itens

A lista do que foi adjudicado com quantidade e unidade, preço unitário, total por linha e prazo de entrega. Cada item indica se veio da cotação ou de um acordo, e se expande para ver código do fabricante, especificações técnicas, a referência ao item da solicitação e a análise de economia por item (preço histórico, inflação acumulada, economia nominal e real).

Linha do Tempo

O registro cronológico da ordem: criação por adjudicação, mudanças de status, validação por IA, processamento e data de entrega programada. Cada evento aparece com sua data e, quando cabível, o usuário e os detalhes.

Documentos

Os anexos da cotação do fornecedor vencedor (baixáveis um a um) e uma seção de rastreabilidade que resume de qual solicitação ou licitação saiu a PO, quando e por quem, com atalho para a solicitação original ou para a licitação.

Reverter ou cancelar uma PO

Uma PO em Rascunho, Criada, Enviada ou Confirmada pode ser revertida ou cancelada a partir do seu detalhe. São duas ações diferentes:

• Reverter a adjudicação reabre o comparativo para adjudicar de novo: a PO fica rejeitada, os itens voltam a ficar disponíveis e as cotações perdedoras são restauradas. Em uma adjudicação dividida em várias POs, reverte-se somente a PO escolhida: as dos outros fornecedores não são tocadas e só os itens dessa ordem são reabertos.

• Cancelar a PO anula a ordem sem reabrir nada: a PO fica cancelada e, se era a única da solicitação, a solicitação também é cancelada. Use quando a compra não vai acontecer.

As duas ações pedem um motivo e não podem ser desfeitas. Se a PO já foi emitida, o sistema pede ainda digitar o código da PO para confirmar, e lembra que se a ordem existe no seu ERP você precisa anulá-la lá também: a Sourced não avisa o fornecedor nem toca o seu ERP ao reverter ou cancelar.

E depois

• Se a sua organização usa o módulo de logística, as entregas da PO são acompanhadas com trackings, calendário e follow-ups automáticos ao fornecedor.

• Se os seus fornecedores usam o portal, eles podem confirmar a PO online, enviar avisos de envio e faturar contra ela (ver Contas a pagar).

PO que sai de uma licitação

Quando você adjudica uma licitação, o pedido de compra é criado a partir da licitação e não tem solicitação (SC) de origem, salvo se a licitação tiver sido lançada a partir de uma solicitação. Na PO você vê assim:

• No cabeçalho, o botão Ver licitação com o código (LIC-xxxxx) leva você à licitação.
• Em Informações Gerais, o bloco Licitação de Origem mostra o código e o título da licitação; o código é o link.
• Em Documentos, a rastreabilidade diz de qual licitação saiu a PO e tem o botão para abri-la. Se a PO não tem solicitação de origem, no lugar dos anexos da cotação ela avisa que a proposta e os documentos do fornecedor estão na licitação, com o botão Ver a proposta na licitação.

Só os perfis que podem abrir licitações (comprador, aprovador, administrador da organização) veem o link; os demais veem o código como texto.