Aprovação de faturas

Disponível se a sua organização usa o circuito de aprovação de faturas (um administrador o configura no Painel de Administração → Cadeias de aprovação). Sem o circuito ativado, as faturas são aprovadas ou rejeitadas manualmente a partir do seu detalhe.

O circuito de aprovação roteia cada fatura para os aprovadores corretos conforme o centro de custo e o valor, com etapas em ordem e limites por importância. Substitui o vai e vem por e-mail por um fluxo rastreável.

Como começa

Quando uma fatura entra (pelo portal do fornecedor, por e-mail ou carregada manualmente), alguém da sua equipe a abre, completa a classificação contábil (centro de custo e as dimensões que a sua organização usa) e a envia para aprovação. A fatura fica em revisão até a cadeia terminar: se todas as etapas aprovam, fica aprovada; se qualquer aprovador rejeita, fica rejeitada com o motivo.

Classificação com sugestões

O sistema sugere o valor de cada dimensão e o pré-carrega, com um selo indicando a origem: Sugerido pelo histórico (as últimas faturas aprovadas do mesmo fornecedor usaram esse valor) ou Sugerido por IA. A sugestão é só um ponto de partida: você pode mudá-la antes de enviar.

A cadeia de aprovação

• A fatura entra na cadeia indicada pelas regras de roteamento (por centro de custo e/ou valor); se nenhuma se aplica, vai para a cadeia padrão.

• Cada etapa tem um limite de valor: etapas cujo mínimo supera o valor da fatura são puladas automaticamente.

• Uma etapa pode exigir todos os seus aprovadores, qualquer um deles, ou um quórum (N de M).

• O progresso da cadeia (etapas, aprovadores e decisões) é visível no detalhe da fatura.

Minhas aprovações

Aprovadores que usam a plataforma têm a caixa Minhas aprovações (no menu de Contas a Pagar) com as faturas aguardando sua decisão: número, etapa, valor e acesso ao detalhe, com os botões Aprovar e Rejeitar (a rejeição aceita um motivo). Também recebem um e-mail e uma notificação para cada aprovação pendente.

Aprovar por e-mail, sem conta

Um aprovador não precisa ser usuário da Sourced. Ele recebe um e-mail com um link seguro que abre uma página com o resumo da fatura. Para decidir, solicita um código de verificação que chega ao seu próprio e-mail, o insere, e então pode aprovar ou rejeitar. O link vence em 3 dias; se venceu, um usuário com papel de administração ou contabilidade pode reenviar a solicitação a partir do detalhe da fatura (botão Reenviar ao lado do aprovador pendente), o que gera um link novo.

Configuração

As dimensões contábeis, as cadeias (etapas, limites, modos e aprovadores) e as regras de roteamento são configuradas no Painel de Administração → Cadeias de aprovação, por um administrador da organização.