Aprobación de facturas

Disponible si tu organización usa el circuito de aprobación de facturas (lo configura un administrador en el Panel de Administración → Cadenas de aprobación). Sin el circuito activado, las facturas se aprueban o rechazan manualmente desde su detalle.

El circuito de aprobación rutea cada factura a los aprobadores correctos según el centro de costo y el monto, con pasos en orden y umbrales por importe. Reemplaza el ida y vuelta por email por un flujo trazable.

Cómo se dispara

Cuando una factura entra (por el portal del proveedor, por email o cargada a mano), alguien de tu equipo la abre, completa la clasificación contable (centro de costo y las dimensiones que use tu organización) y la envía a aprobación. La factura queda en revisión hasta que la cadena termine: si todos los pasos aprueban queda aprobada; si cualquier aprobador rechaza, queda rechazada con su motivo.

Clasificación con sugerencias

El sistema sugiere el valor de cada dimensión y lo pre-carga, con una marca que indica el origen: Sugerido por historial (las últimas facturas aprobadas del mismo proveedor usaron ese valor) o Sugerido por IA. La sugerencia es solo un punto de partida: podés cambiarla antes de enviar.

La cadena de aprobación

• La factura entra a la cadena que indican las reglas de ruteo (por centro de costo y/o monto); si ninguna aplica, va a la cadena por defecto.

• Cada paso tiene un umbral de monto: los pasos cuyo mínimo supera el importe de la factura se saltean solos.

• Un paso puede requerir a todos sus aprobadores, a cualquiera de ellos, o un quórum (N de M).

• El progreso de la cadena (pasos, aprobadores y decisiones) se ve en el detalle de la factura.

Mis aprobaciones

Los aprobadores que usan la plataforma tienen la bandeja Mis aprobaciones (en el menú de Cuentas a Pagar) con las facturas esperando su decisión: número, paso, monto y acceso al detalle, con los botones Aprobar y Rechazar (el rechazo admite un motivo). Además reciben un email y una notificación por cada aprobación pendiente.

Aprobar por email, sin cuenta

Un aprobador no necesita ser usuario de Sourced. Recibe un email con un link seguro que abre una página con el resumen de la factura. Para decidir, pide un código de verificación que le llega a su propio email, lo ingresa y ahí puede aprobar o rechazar. El link vence a los 3 días; si venció, un usuario con rol de administración o contabilidad puede reenviar la solicitud desde el detalle de la factura (botón Reenviar junto al aprobador pendiente), lo que genera un link nuevo.

Configuración

Las dimensiones contables, las cadenas (pasos, umbrales, modos y aprobadores) y las reglas de ruteo se configuran en el Panel de Administración → Cadenas de aprobación, por un administrador de la organización.