Triage de requisiciones ERP

Este módulo se habilita por organización. Si no ves Triage en tu menú, hablá con tu contacto de Sourced.

El Triage de requisiciones es la pantalla donde se consolida la vista de todas las requisiciones que se sincronizaron a Sourced, de dos maneras:

• Pull: Sourced se conecta a tu ERP (SAP, Oracle, JD Edwards, SAP Business One, entre otros) y sincroniza las nuevas solicitudes o pedidos de compra creados y aprobados.

• Push: requisiciones creadas a través de la API pública de Sourced.

Si tu ERP anula una requisición. El ERP puede cancelar por la API una requisición que llegó por Push. Si todavía no se lanzó, desaparece del triage. Si ya se lanzó a una solicitud de compra sin órdenes de compra, Sourced cancela esa solicitud y rechaza las cotizaciones pendientes. Si alguna línea ya tiene orden de compra, la API no cancela nada salvo que el ERP pida cerrar el saldo: ahí se cancelan solo las líneas sin orden y las órdenes siguen vigentes. Una orden de compra nunca se cancela en cascada. Si la solicitud se armó con líneas de varias requisiciones, o alguna línea fue a una licitación, la cancelación se hace desde Sourced.

Desde esta pantalla, con un conjunto de filtros y datos, el comprador selecciona las líneas que se crearon y decide qué lanzar como compra spot (pedido de cotización), de forma rápida y con todos los datos y archivos ya sincronizados.

El tablero

Las líneas se reparten en pestañas según su estado, y cada pestaña muestra cuántas tiene:

• Pendientes: líneas que esperan una decisión (lanzarlas o descartarlas).

• Lanzados: líneas que ya se lanzaron a una compra spot o a una licitación, con el link a esa solicitud o licitación. La cotización, la comparativa y la OC se siguen desde ahí.

• Descartados: las que decidiste no comprar por Sourced.

• Cerradas en el ERP: líneas que ya no están abiertas en el ERP. Sourced las cierra solo cuando dejan de aparecer en la sincronización, así que el tablero no acumula trabajo que alguien ya resolvió del otro lado. Si la línea vuelve a aparecer en el ERP, se reabre sola.

• Todos: todas las líneas juntas, sin filtrar por estado.

Salvo en el modo por requisición, en cada pestaña elegís la vista Agrupado (con Agrupar por: requisición, categoría, solicitante, planta o fecha de necesidad) o Tabla.

Arriba del tablero se indica cuándo fue la última actualización desde el ERP, para saber si lo que se está viendo es de hace un minuto o de ayer.

Cómo trabajar

1. Abrí el detalle de un ítem para ver descripción, cantidades y datos del ERP, y editá lo que haga falta.

2. Seleccioná uno o varios ítems de la pestaña Pendientes.

3. Usá la consolidación inteligente: la IA sugiere qué ítems conviene cotizar juntos.

4. Lanzá la cotización: se crea una solicitud spot con esos ítems y sigue el flujo normal (selección de proveedores, envío, comparativa).

5. Lo que no corresponda comprarse, descartalo para mantener el tablero limpio.

6. En una requisición creada en Sourced, en Pendientes y con la vista agrupada por requisición, el menú Devolver / Rechazar del encabezado del grupo te deja Devolver al requisitante (con un comentario y, si querés, notas por ítem; vuelve a tu bandeja cuando la corrijan y la reenvíen, después de pasar de nuevo por aprobación si tu organización la usa, y te avisamos) o Rechazarla (definitivo: se cierra y sus ítems quedan descartados). Solo mientras ningún ítem esté lanzado.

Modo por requisición

Algunas organizaciones trabajan con requisiciones atómicas, es decir, requisiciones que deben procesarse completas y no línea por línea. En ese caso, la selección y el lanzamiento se hacen a nivel de requisición completa.

La trazabilidad se mantiene de punta a punta: cada solicitud creada desde el triage queda vinculada a sus requisiciones de origen del ERP.

Comprador y destino del ERP

Cuando la requisición trae asignado un comprador o un destino (la planta o sucursal de entrega), los ves como chips en cada ítem y como columnas en la vista de tabla. Con los filtros Comprador y Destino de la barra superior podés quedarte solo con tus líneas; la selección queda guardada para tus próximas visitas.

Al lanzar un paquete, el destino también trabaja por vos:

• Si el paquete mezcla ítems con destinos distintos según el ERP, el modal de lanzamiento te lo advierte con el desglose por destino. Es un aviso, no un bloqueo: podés continuar igual.

• Si todos los ítems comparten destino y una dirección de tu organización tiene cargado ese código, la dirección de entrega se pre-selecciona (marcada como "Sugerida por coincidencia con el ERP"). Siempre podés cambiarla.

Revisión de adjuntos antes de lanzar

Los archivos que viajan con el pedido de cotización se ven en el modal de lanzamiento: los de cada línea (del ERP, fichas del maestro de materiales y documentos de SoftExpert) en la línea, y los de la solicitud completa a la izquierda. Pasá el mouse para previsualizarlos y tocá la ✕ para no enviar alguno en este lanzamiento. También podés agregar archivos propios con Agregar archivo: van solo con ese paquete.

Qué pasa al confirmar el lanzamiento

Al cerrar la selección de proveedores, Sourced informa qué salió y qué no: cuántas solicitudes quedaron con las cotizaciones enviadas, cuántas ya tenían sus proveedores resueltos y cuántas quedaron sin envío. Esas últimas se completan desde la solicitud misma. Si algún paquete falla, el resultado lo dice: un lanzamiento con errores no se muestra como exitoso.

Filtros, columnas y unidades

• Los filtros de la barra superior (categoría, solicitante, comprador, destino, origen) admiten elegir varios valores y tienen buscador propio, útil cuando la lista es larga. Se suma un filtro por rango de fecha de creación en el ERP.

• El buscador de la barra superior busca por descripción, código interno del material (el de tu ERP, aunque haya llegado dentro de las especificaciones de la línea), categoría y número de requisición. El código interno se ve debajo de la descripción y se copia con un clic.

• Los filtros activos se muestran como etiquetas en la fila de orden y vista, para verlos y quitarlos de a uno, y quedan guardados para la próxima visita.

• El orden de las columnas se cambia arrastrando el encabezado, y la posición elegida se recuerda.

• Las unidades de medida se muestran traducidas al idioma de la plataforma en lugar del código del ERP. Ojo con MIL: es millar, no una unidad suelta.

Descargar a Excel

Con Descargar Excel, al lado de las pestañas, bajás todas las líneas de la pestaña actual (Pendientes, Lanzados, Descartados, Cerradas en el ERP o Todos) respetando los filtros y la búsqueda que tengas activos: lo que ves es lo que se baja, sin el límite de la página. Si querés el tablero completo, limpiá los filtros antes.

El archivo es una tabla de Excel con encabezado fijo y filtros, e incluye columnas que en la pantalla solo se ven en el detalle: código interno y de fabricante, precio estimado y moneda, grupo de artículo, comprador asignado, destino y dirección de entrega, fechas de creación, liberación y necesidad, solicitante y su email, y a qué solicitud o licitación se lanzó cada línea.

Fecha de necesidad al lanzar

Al lanzar un paquete como pedido spot, cada línea trae precargada la fecha que pidió el ERP; el proveedor la ve en el pedido de cotización. Tocá la fecha de una línea para cambiarla o marcarla Urgente.

Una fecha ya vencida no se envía: esas líneas salen sin fecha y un aviso arriba de la lista te lo indica. Desde el aviso podés Poner una fecha a todas las vencidas o Marcarlas urgentes. Con Fecha para todas aplicás la misma fecha a todas las líneas del paquete.

Si el destino es una licitación, las fechas no aparecen: los plazos se definen en el asistente de la licitación.

Requisición interna

Además de lo que llega del ERP, el tablero también recibe los ítems de las requisiciones creadas dentro de Sourced (menú Requisiciones → Mis requisiciones), una vez que pasaron su aprobación si la organización la requiere. Se ven junto con las líneas del ERP y podés filtrarlas por origen; el código de la requisición (por ejemplo REQ-00042) queda visible en la línea para que puedas rastrearla.

Prioridad de la requisición

Cada requisición tiene una prioridad: Normal, Alta o Urgente. En una requisición interna, quien la pide elige entre Normal y Urgente al cargarla (Alta solo llega desde el ERP; las internas que ya la tenían la conservan); en una que viene del ERP la trae el propio ERP cuando la informa (por ejemplo, si alguna de sus líneas está marcada como urgente, la requisición llega como Urgente).

En el triage la ves con la misma etiqueta que en Requisiciones, al lado del número de la requisición y en la columna Requisición de la tabla. Las de prioridad Normal no llevan etiqueta.

Con el filtro de prioridad (Todas las prioridades) ves solo las urgentes (o las de prioridad alta) para atenderlas primero. El filtro se recuerda entre sesiones y también se aplica al descargar el Excel.

No la confundas con el aviso de la fecha de necesidad (vencida o por vencer): ese aviso se calcula con la fecha en que se necesita cada ítem, mientras que la prioridad es la que indicó el solicitante o el ERP.

Líneas con acuerdo vigente

Cuando el código de material de una línea PENDING tiene un acuerdo activo, la línea muestra un badge Acuerdo AGR-xxxxx · proveedor · precio · vence dd/mm (la fecha de vencimiento del acuerdo). El badge se pone ámbar y agrega “por vencer” cuando el acuerdo vence dentro de los próximos 30 días. Si la unidad de la línea no coincide con la del acuerdo, no se muestra badge (no se convierten unidades).

Al lanzar un paquete como compra spot, si alguna línea tiene acuerdo aparece la opción Usar acuerdos vigentes (N de M líneas), tildada por defecto, con el detalle de qué líneas van por acuerdo y cuáles por cotización. Con la opción tildada, la PR se crea como siempre: las líneas con acuerdo se convierten en órdenes de compra de catálogo (en borrador, o pendientes de aprobación si tu organización aprueba las OC) y el resto va a cotización dentro de la misma PR. Si todas las líneas tienen acuerdo no queda nada que cotizar y la PR se cierra ahí mismo: queda Cerrada en el historial de solicitudes (ADJUDICADA en el detalle), igual que cualquier otra adjudicación, con sus órdenes de catálogo colgando. Si destildás la opción, todo el paquete va a cotización. Funciona aunque la organización tenga apagada la generación automática de OC de catálogo; solo necesita el módulo de acuerdos habilitado. Lanzar como licitación no cambia.

La orden de compra que sale del catálogo queda a nombre del comprador que lanzó el paquete: es quien figura como Adjudicado por en la orden, con la fecha en que se generó, y por eso la orden aparece cuando filtrás el historial de órdenes por ese comprador.

Si tu organización aprueba las OC y la cadena de aprobación no está configurada, el lanzamiento del paquete falla con el mensaje: “La cadena de aprobación de OC no está configurada: no se pueden generar OC por acuerdo. Revisala en Aprobaciones o lanzá sin usar acuerdos.”

Vincular a una licitación existente

A veces la licitación ya existe cuando la solicitud llega del ERP: la armaste a mano antes, o el ERP da de alta la solicitud recién al adjudicar. En ese caso no la lances como licitación nueva (comprarías dos veces): vinculala a la que ya existe.

• En el modal de lanzamiento elegí Licitación y tocá «¿Ya existe? Vincular a una licitación existente». Buscá la licitación por código o título: aparecen las que están en curso y las adjudicadas.

• La licitación no cambia: no se le agregan ítems ni documentos y no se avisa a los proveedores. La solicitud queda en su legajo y las líneas salen del triage como lanzadas a esa licitación.

• Si te equivocaste, en la pestaña Lanzados usá Reabrir sobre la solicitud (o Desvincular desde la licitación): vuelve al triage completa.

Revisar qué recibe el proveedor antes de lanzar

El modal de lanzamiento tiene dos columnas: a la izquierda configurás el lanzamiento (destino, dirección, cierre de ofertas, acuerdos, comentarios y adjuntos de la solicitud) y a la derecha ves las líneas del pedido, agrupadas por planta cuando el paquete va a más de un destino.

• Cada línea muestra su código de material, la fecha de necesidad, la especificación técnica que se le envía al proveedor y sus adjuntos. Las notas internas se ven como referencia y nunca se envían.

• Tocá la ✕ de una especificación o de un adjunto para no enviarlo en este lanzamiento; con ↺ lo recuperás. La requisición del ERP no cambia.

• Abajo se indica si los ítems van en el cuerpo del mail o en un Excel adjunto. Depende del tope que configures en Ajustes → Plantillas de email → Contenido de la cotización, que se aplica a lo que recibe cada proveedor: un paquete que supera el tope puede llegarle en el cuerpo a un proveedor que cotiza menos líneas.