Cotizaciones y revisión manual

Cuando un proveedor responde un pedido de cotización, no hace falta que nadie transcriba nada. La IA lee el email (y sus adjuntos), extrae precios, plazos y condiciones, normaliza las unidades de medida y compara contra el historial de precios. Acá explicamos qué pasa con cada respuesta y qué hacer cuando requiere intervención humana.

Estados de una cotización

Estado	Significado
Pendiente	Todavía no se envió al proveedor.
Enviada	El pedido salió por email; esperando respuesta.
Recibida	Llegó una respuesta; la IA la está procesando.
Incompleta	El proveedor cotizó solo parte de los ítems o faltan datos.
Completa	Respuesta procesada y validada, lista para comparar.
Adjudicada / Parcialmente adjudicada	Ganó todos los ítems (adjudicada) o solo algunos (parcialmente adjudicada).
Rechazada	El proveedor declinó cotizar.
Vencida	Pasó el plazo sin respuesta.
Revisión manual	La IA no pudo procesarla; requiere revisión humana. Si solo tiene baja confianza en los datos extraídos, la revisás vos desde la compra (ver Cotizaciones con baja confianza, más abajo).

Revisión manual (escalaciones)

Una cotización se escala a Revisión Manual cuando ocurre alguna de estas situaciones: la respuesta es ambigua o viene en un formato difícil de procesar, o el proveedor hizo una pregunta en lugar de cotizar. Si la IA leyó la respuesta pero tiene baja confianza en los datos extraídos, no se escala: la revisás vos desde la compra (ver Cotizaciones con baja confianza, más abajo).

1. Abrir la escalación y ver el email original del proveedor junto a lo que la IA interpretó.

2. Escribir Respuesta Manual para responderle al proveedor: enviarle un mensaje contestando su consulta (podés sumar adjuntos). Podés poner en copia a cualquier persona de la empresa (por ejemplo, al solicitante) para que se sume al hilo de mails, reciba la conversación y pueda responderle directamente al proveedor.

3. Si no hace falta responder: Marcar como Completada, cuando la cotización ya se resolvió por fuera del sistema (sale de la lista de revisiones pendientes), o Descartar Proveedor, con el motivo: la cotización queda rechazada y ese proveedor no se considera para este pedido.

4. Al resolver podés dejar notas de resolución. Si le respondiste al proveedor, cuando contesta la IA procesa su respuesta como cualquier otra.

El tablero muestra estadísticas de escaladas totales, pendientes y resueltas, con filtro por solicitante.

Seguir la conversación

Todo el intercambio de emails con cada proveedor queda en la Bandeja de entrada, donde también podés responderle directamente, por ejemplo para pedir una aclaración antes de adjudicar.

Cotizaciones con baja confianza

Cuando la IA lee la respuesta de un proveedor pero no está segura de los datos que extrajo (por ejemplo, un adjunto ilegible o precios que no cierran), la cotización no entra a la comparativa: queda pendiente de que la revises. La ves en Esperando Acción Manual, en la cola Por confirmar, con la etiqueta Baja confianza y el motivo de la duda, y además recibís una notificación con el link directo.

La revisás vos, desde la pestaña Cotizaciones de la compra, con el botón Revisar. Ahí podés:

• Confirmar los datos extraídos, corrigiendo precios, cantidades o ítems si hace falta. Al confirmar, la cotización entra a la comparativa.
• Reprocesar la extracción con una corrección (por ejemplo, "el presupuesto está en la página 2") si la IA no encontró los ítems.
• Importar la cotización a mano, subiendo el archivo o cargando los precios, si el adjunto no se puede leer.
• Descartar la cotización: queda rechazada (si el proveedor ya te había mandado antes una cotización válida, vuelve esa) y podés volver a pedirle cotización con Reenviar pedido.

Mientras esté pendiente, Sourced no le pide datos faltantes al proveedor: la decisión es tuya. Si preferís que te mande una cotización más clara, podés usar Reenviar pedido sin descartarla.

Pedidos con los ítems en Excel

Cuando una solicitud tiene más líneas que el tope del comprador (por defecto 50; se configura en Configuración → Plantillas de Email), el pedido sale con los ítems en un Excel adjunto. El proveedor puede completar ese Excel o mandar su propia cotización: las dos se procesan.

• Si devuelve el Excel completo, Sourced ubica cada fila en su línea del pedido aunque el proveedor haya ordenado o filtrado la planilla, y la IA analiza precios, plazos, condiciones y comentarios como en cualquier respuesta. También se leen las notas escritas arriba o abajo de la grilla y en hojas agregadas.

• Si el proveedor completó un Excel anterior a un cambio de ítems (por ejemplo, una cantidad que cambió), la cotización se marca para revisar y se indica qué líneas cambiaron después del envío.

• Si devuelve el Excel sin completar, no se cuenta como cotización.

• El Excel enviado se descarga desde la pestaña Emails de la solicitud, en el mail del pedido (Ítems de la solicitud).