Cotizar y participar de licitaciones

Una aclaración importante antes de empezar: registrarte como proveedor no garantiza que te inviten a cotizar. El registro te hace visible y elegible, pero es tu cliente quien decide, proceso por proceso, a qué proveedores invita según los rubros que cargaste y sus necesidades de compra.

Cuando te inviten, puede ser por dos canales distintos — la empresa elige cuál usa en cada caso — y cada uno se responde de forma diferente:

• Pedidos de cotización por email: te llega un email con el pedido y respondés por email, al mismo hilo. No hace falta entrar al portal.

• Licitaciones por el portal: la invitación te llega por email, pero la propuesta se presenta únicamente a través del portal; no se puede enviar respondiendo el correo.

Fijate siempre por cuál canal te llegó cada pedido antes de responder. Abajo te explicamos cada uno en detalle.

Pedidos de cotización por email

• Te llega un email con los ítems, cantidades, lugar de entrega y fecha límite.

• Respondé al mismo email con tus precios, plazos y condiciones, ya sea en el cuerpo o adjuntando tu cotización (PDF, Excel). El sistema la procesa automáticamente.

• Para que tu cotización se procese sin errores, incluí por cada ítem el precio unitario y la moneda, aclará si los precios incluyen impuestos, y sumá plazo de entrega, condiciones de pago y validez de la oferta.

• Podés cotizar parcialmente; aclaralo para evitar confusiones. Si no vas a cotizar, avisalo: tu cliente puede registrarlo y no te enviará recordatorios.

• Si te equivocaste o cambió un precio, respondé otra vez al mismo hilo con los valores corregidos: la cotización nueva reemplaza a la anterior, sin necesidad de avisar aparte. Se puede corregir mientras la compra siga abierta; una vez adjudicada o cerrada, ya no se toman cambios.

• Antes del vencimiento recibís recordatorios automáticos.

• ¿Esperás pedidos y no llegan? Revisá la carpeta de correo no deseado (spam) y verificá en Mi Perfil que el email de tu contacto de ventas esté correcto.

Licitaciones por el portal

1. Invitación: te llega por email con el acceso a la licitación en Mis Licitaciones. El email es solo la puerta de entrada: tu propuesta se prepara y se envía desde el portal, no respondiendo ese correo.

2. Bases: en la pestaña Información ves ítems, fechas y condiciones; en Documentos descargás pliegos y anexos. Revisá también las Circulares, donde van las aclaraciones y cambios.

3. Preguntas: durante el período de consultas podés hacer consultas técnicas o comerciales sobre las bases. Cuando el comprador define el Q&A como público, las preguntas y respuestas quedan visibles para todos los oferentes, pero de forma anónima: nadie ve quién hizo cada consulta.

4. Tu propuesta: completá precio y plazo por ítem (podés cotizar al menos uno), agregá notas técnicas o comerciales y subí la documentación requerida (hasta 100 MB por archivo). Podés guardar un borrador y retomarlo después. Si la licitación es de sobre cerrado, tu oferta no es visible para los demás oferentes hasta el cierre. Si el proceso requiere documentación técnica y comercial por separado, vas a encontrar dos zonas de carga. Antes de enviar puede que tengas que aceptar las condiciones generales, ya sea con un tilde o subiendo el formulario firmado.

5. Envío: al enviar, se confirma el monto total de la propuesta. Una propuesta enviada se puede corregir mientras no venza el plazo de ofertas: se abre con el botón Editar, se corrige lo que haga falta y se vuelve a enviar. La oferta sigue participando en todo momento — editarla no la da de baja — y la versión nueva reemplaza por completo a la anterior. Esto vale también para las licitaciones de sobre cerrado, porque hasta el cierre la empresa todavía no vio ninguna oferta. Una vez vencido el plazo la propuesta queda firme: a partir de ahí solo se puede mejorar si la empresa abre una nueva ronda.

6. Resultado: seguís el estado en el portal; si ganás, te llega la orden de compra.

¿No vas a participar? Podés declinar la invitación desde la licitación, así tu cliente lo sabe y no te insiste.

Cotizar por WhatsApp

Algunas empresas usan también el canal de WhatsApp: si es el caso de tu cliente y tu contacto tiene ese canal preferido, el pedido de cotización te llega por WhatsApp y podés responder ahí mismo, conversando con normalidad. Indicá el precio unitario de cada ítem, la moneda y el plazo de entrega; también podés adjuntar tu cotización como archivo o foto. El sistema la procesa igual que una cotización por email y te confirma la recepción. Si hace falta corregir algo, se puede enviar la cotización de nuevo por el mismo chat: la última reemplaza a la anterior.

Qué pasa después de cotizar

• Tu cliente compara las ofertas recibidas de todos los proveedores.

• Puede que te contacte para pedirte aclaraciones o una mejora de precio: te llega por email y la respondés por el mismo canal.

• Si te adjudican, recibís la orden de compra por email.

• Si pasó la fecha límite y no hay novedades, lo más probable es que la compra se haya adjudicado a otro proveedor. Que no te elijan en un proceso no te excluye de los siguientes: cada pedido se decide por separado.

Consejos

• Cargá los precios por ítem tal como se solicitan: la comparación es automática y un error de unidad puede afectar tu posición en la comparativa.

• Indicá siempre validez de la oferta y condiciones de pago.

• Si algo de las bases no queda claro, hacé tu consulta durante el período de preguntas: una vez cerrado ese período, no hay instancia para aclaraciones.