Cotizar y participar de licitaciones

Una aclaración importante antes de empezar: registrarte como proveedor no garantiza que te inviten a cotizar. El registro te hace visible y elegible, pero es tu cliente quien decide, proceso por proceso, a qué proveedores invita según los rubros que cargaste y sus necesidades de compra.

Cuando te inviten, puede ser por dos canales distintos — la empresa elige cuál usa en cada caso — y cada uno se responde de forma diferente:

• Pedidos de cotización por email: te llega un email con el pedido y respondés por email, al mismo hilo. No hace falta entrar al portal.

• Licitaciones por el portal: la invitación te llega por email, pero la propuesta se presenta únicamente a través del portal; no se puede enviar respondiendo el correo.

Fijate siempre por cuál canal te llegó cada pedido antes de responder. Abajo te explicamos cada uno en detalle.

Pedidos de cotización por email

• Te llega un email con los ítems, cantidades, lugar de entrega y fecha límite.

• Respondé al mismo email con tus precios, plazos y condiciones, ya sea en el cuerpo o adjuntando tu cotización (PDF, Excel, Word —también el formato .doc de Word 97-2003— o RTF). El sistema la procesa automáticamente.

• Para que tu cotización se procese sin errores, incluí por cada ítem el precio unitario y la moneda, aclará si los precios incluyen impuestos, y sumá plazo de entrega, condiciones de pago y validez de la oferta.

• Podés cotizar parcialmente; aclaralo para evitar confusiones. Si no vas a cotizar, avisalo: tu cliente puede registrarlo y no te enviará recordatorios.

• Si te equivocaste o cambió un precio, respondé otra vez al mismo hilo con los valores corregidos: la cotización nueva reemplaza a la anterior, sin necesidad de avisar aparte. Se puede corregir mientras la compra siga abierta; una vez adjudicada o cerrada, ya no se toman cambios.

• Antes del vencimiento recibís recordatorios automáticos.

• ¿Esperás pedidos y no llegan? Revisá la carpeta de correo no deseado (spam) y verificá en Mi Perfil que el email de tu contacto de ventas esté correcto.

Pedidos con los ítems en Excel

Si el pedido tiene muchas líneas, los ítems llegan en un Excel adjunto en lugar de listarse en el email. Podés cotizar de dos formas:

• Completando el Excel: cargá precio unitario, moneda, plazo de entrega y comentarios en las columnas amarillas y respondé al mismo email con el archivo. No cambies el número de línea: así cada precio queda en su línea aunque ordenes o filtres la planilla.

• Con tu propia cotización (PDF, Excel u otro formato), como en cualquier pedido.

Si la empresa modifica los ítems, te llega un aviso con el Excel actualizado: cotizá sobre esa versión o mandá tu propia cotización.

Licitaciones por el portal

1. Invitación: te llega por email con el acceso a la licitación en Mis Licitaciones. El email es solo la puerta de entrada: tu propuesta se prepara y se envía desde el portal, no respondiendo ese correo.

2. Bases: en la pestaña Información ves ítems, fechas y condiciones; en Documentos descargás pliegos y anexos. Revisá también las Circulares, donde van las aclaraciones y cambios.

3. Preguntas: durante el período de consultas podés hacer consultas técnicas o comerciales sobre las bases. Cuando la empresa define el Q&A como público, las preguntas y respuestas quedan visibles para todos los oferentes, pero de forma anónima: nadie ve quién hizo cada consulta.

4. Tu propuesta: completá precio y plazo por ítem (podés cotizar al menos uno), agregá notas técnicas o comerciales y subí la documentación requerida (hasta 100 MB por archivo). Podés guardar un borrador y retomarlo después. Si la licitación es de sobre cerrado, tu oferta no es visible para los demás oferentes hasta el cierre. Si el proceso requiere documentación técnica y comercial por separado, vas a encontrar dos zonas de carga. Antes de enviar puede que tengas que aceptar las condiciones generales, ya sea con un tilde o subiendo el formulario firmado.

5. Envío: al enviar, se confirma el monto total de la propuesta. Una propuesta enviada se puede corregir mientras no venza el plazo de ofertas: se abre con el botón Editar, se corrige lo que haga falta y se vuelve a enviar. La oferta sigue participando en todo momento — editarla no la da de baja — y la versión nueva reemplaza por completo a la anterior. Esto vale también para las licitaciones de sobre cerrado, porque hasta el cierre la empresa todavía no vio ninguna oferta. Una vez vencido el plazo la propuesta queda firme: a partir de ahí solo se puede mejorar si la empresa reabre la recepción con un nuevo plazo —llega el aviso de extensión del plazo de ofertas y la propuesta vuelve a ser editable— o si abre una nueva ronda.

6. Resultado: seguís el estado en el portal; si ganás, te llega la orden de compra.

¿No vas a participar? Podés declinar la invitación desde la licitación, así tu cliente lo sabe y no te insiste.

Cotizar por WhatsApp

Algunas empresas usan también el canal de WhatsApp: si es el caso de tu cliente y tu contacto tiene ese canal preferido, el pedido de cotización te llega por WhatsApp y podés responder ahí mismo, conversando con normalidad. Indicá el precio unitario de cada ítem, la moneda y el plazo de entrega; también podés adjuntar tu cotización como archivo o foto. El sistema la procesa igual que una cotización por email y te confirma la recepción. Si hace falta corregir algo, se puede enviar la cotización de nuevo por el mismo chat: la última reemplaza a la anterior.

Qué pasa después de cotizar

• Tu cliente compara las ofertas recibidas de todos los proveedores.

• Puede que te contacte para pedirte aclaraciones o una mejora de precio: te llega por email y la respondés por el mismo canal.

• Si te adjudican, recibís la orden de compra por email.

• Si pasó la fecha límite y no hay novedades, lo más probable es que la compra se haya adjudicado a otro proveedor. Que no te elijan en un proceso no te excluye de los siguientes: cada pedido se decide por separado.

Si la empresa modifica los ítems

Puede pasar que la empresa cambie los ítems con la licitación ya publicada. En ese caso vas a recibir una circular con el detalle, y si ya habías enviado tu propuesta, vuelve a borrador: el portal te lo avisa arriba de la propuesta. Revisá los ítems (puede haber nuevos o cancelados), actualizá tu oferta y volvé a enviarla antes del cierre.

Cargar la propuesta desde un archivo

En vez de completar los precios ítem por ítem, podés usar Cargar propuesta desde archivo: descargá el template de la licitación y completalo, o subí directamente la lista de precios de tu sistema (Excel o CSV). El portal te muestra qué ítems reconoció y cuáles tenés que confirmar antes de aplicar. Al aplicar, solo se actualizan los ítems que vienen en el archivo: los precios que ya habías cargado para el resto se conservan.

Si la empresa abre una nueva ronda

Cuando la empresa abre una nueva ronda (por ejemplo, para negociar), te llega el aviso y la licitación muestra en qué ronda estás. Con Copiar propuesta anterior traés a la ronda nueva tu última oferta enviada: precios, plazos, condiciones de pago, notas y documentos. La copia queda como borrador: revisala, cambiá lo que quieras y enviala; no se envía sola. Si antes de copiar ya habías subido algún documento, se conserva.

Si cambiás la parte técnica, la empresa la vuelve a revisar. En una ronda nueva, si solo cambiás precios o condiciones, la evaluación técnica que ya hicieron los evaluadores de la empresa se mantiene. Si cambiás algo técnico —las notas técnicas, el plazo de entrega (de la oferta o de un ítem), el cumplimiento o las notas de un ítem, o los documentos que no son comerciales—, los evaluadores vuelven a revisar la parte técnica. Y si corregís una propuesta ya enviada dentro de la misma ronda, también la vuelven a revisar.

Consejos

• Cargá los precios por ítem tal como se solicitan: la comparación es automática y un error de unidad puede afectar tu posición en la comparativa.

• Indicá siempre validez de la oferta y condiciones de pago.

• Si algo de las bases no queda claro, hacé tu consulta durante el período de preguntas: una vez cerrado ese período, no hay instancia para aclaraciones.

Participar desde un link de licitación

Si la empresa te compartió el link de una licitación pública, al abrirlo vas a ver el título, la descripción y las fechas.

• Para participar, tocá "Participar": iniciá sesión o creá tu cuenta de proveedor. Quedás inscripto al instante y ves la licitación completa en tu portal, donde podés hacer consultas y enviar tu propuesta.
• Si la empresa revisa los registros antes de aprobarlos, completá tu registro y, cuando te aprueben, volvé a abrir el link y tocá "Participar".
• Si la licitación ya cerró, el link muestra su estado y no se puede participar.
• Si la empresa te dio de baja de la licitación, el link no te va a dejar volver a entrar: pedile a la empresa que te reactive.

Mensajes privados

En la pestaña Q&A del detalle de la licitación verá la sección Mensajes privados cuando la empresa le escribió directamente. Es un canal 1 a 1: solo lo ven la empresa y usted, aunque el Q&A general de la licitación sea público.

Recibe un email cuando la empresa le escribe. Puede responder desde esa misma sección, y adjuntar archivos a su respuesta si es necesario.