Cómo el asistente explica el estado de pago de una factura

Cuando un proveedor te escribe por WhatsApp para preguntar si le pagaron una factura, el asistente le responde solo. Desde hace poco, esa respuesta tiene en cuenta con qué se pagó, no solo si la factura figura como pagada. Ese detalle no aparece en tu pantalla de Facturas —ahí seguís viendo el estado general, por ejemplo "Pagada"— pero es el que usa el asistente para no decirle al proveedor algo que todavía no es cierto.

Una factura pagada no siempre significa que el proveedor cobró

Es la distinción más importante de este comportamiento. El sistema registra el momento en que la empresa emitió el pago, que no siempre es el momento en que el proveedor tuvo la plata disponible.

El caso más común es el cheque electrónico diferido: la factura queda saldada el día en que se entrega el cheque, pero el proveedor lo cobra recién a su vencimiento, que puede ser semanas después.

Por eso el asistente, cuando un proveedor le pregunta por una factura saldada con echeq, no le dice que está pagada: le dice que se emitió un echeq en esa fecha y que el cobro depende de ese instrumento. Es deliberado. Decirle que cobró a alguien que tiene un cheque en la mano lo haría reclamar algo que todavía no tiene.

Los cuatro tipos de pago que distingue el asistente

Vos no vas a ver esta clasificación en tu pantalla: es la que usa el asistente para elegir cómo hablarle al proveedor.

• Pago: se transfirió el dinero. El proveedor lo tiene.
• Cheque diferido: se entregó un cheque electrónico. El cobro depende de su vencimiento.
• Compensación: la factura se saldó contra un saldo a favor del proveedor. No se movió dinero nuevo.
• Pago sin detalle: consta el pago pero no con qué instrumento se hizo.

Facturas retenidas

Una factura puede estar retenida: no está impaga por olvido ni fue rechazada, está trabada esperando una definición interna. Cuando el proveedor pregunta por ella, el asistente le dice que está retenida, pero nunca el motivo.

Pagos parciales

Si una factura tiene varios pagos que no llegan a cubrir el total, el asistente le dice al proveedor cuánto se pagó y cuánto queda. Nunca la presenta como pagada.

Notas de crédito

Las notas de crédito se identifican como tales y el asistente no se las presenta al proveedor como algo que la empresa le deba.