Cuadro comparativo de proveedores: plantilla Excel y ejemplo

Por Sourced. Actualizado el 5 de septiembre de 2026.

Un cuadro comparativo de proveedores reúne cotizaciones de una misma necesidad para revisar precio, cantidad, flete, entrega y condiciones de pago. Antes de ordenar los precios, hay que comprobar que todas las ofertas cubran la misma especificación y unidad de medida. Una caja de diez unidades, una entrega tardía o un flete separado pueden cambiar la decisión.

La plantilla Excel de esta página compara una necesidad y hasta tres ofertas. Incluye instrucciones, un ejemplo resuelto y una hoja para completar con tus datos. Podés revisar el caso completo a continuación o recibir la plantilla por email.

Qué incluye la plantilla de comparativo de precios

• Empezar: instrucciones, fórmula del costo de adquisición, supuestos y límites.
• Ejemplo: compra ficticia de 100 rodamientos, con unidades de venta diferentes y una fecha límite.
• Tu comparativo: entradas editables y fórmulas para normalizar precios, redondear bultos y comparar las ofertas que cumplen los requisitos.

Las celdas ámbar son datos para completar. Los resultados se calculan a partir de esas entradas. El archivo contiene tablas y resaltado condicional; no incluye gráficos ni calcula un TCO completo. Si necesitás comparar varios ítems con adjudicaciones distintas, prepará una comparación por necesidad.

Ejemplo: el menor precio unitario no alcanza para elegir

Un equipo de mantenimiento necesita 100 rodamientos de una misma especificación aprobada, con entrega completa en un máximo de cinco días corridos. Los tres proveedores están habilitados y sus productos son equivalentes. Las ofertas usan ARS, pago a 30 días e igual validez.

Los datos son ficticios y sirven para explicar el cálculo. Los importes omiten impuestos y se supone que no hay otros cargos. No representan precios de mercado ni resultados de clientes de Sourced.

Deslizá la tabla para ver las tres ofertas.

B es la oferta de menor costo entre las que cumplen el plazo. Cuesta ARS 20.000 menos que C. A cuesta menos en total, pero llega tarde. C tiene el menor precio por rodamiento, aunque su flete lo convierte en la oferta elegible más cara.

Cómo se normaliza una oferta por caja

Para B, el precio por rodamiento es 92.000 ÷ 10 = ARS 9.200. Para cubrir 100 unidades hacen falta 100 ÷ 10 = 10 cajas. El importe de los bienes es 10 × 92.000 = ARS 920.000.

La fórmula del costo de adquisición es: bultos a comprar × precio por bulto + flete y otros cargos aplicables. La planilla redondea los bultos hacia arriba y respeta el mínimo indicado por el proveedor. Por eso también muestra las unidades que terminarías comprando.

Qué cambia si necesitás 101 unidades

B exige comprar 11 cajas, que contienen 110 rodamientos: su costo pasa a ARS 1.012.000. C vende por unidad y cuesta 101 × 8.700 + 70.000 = ARS 948.700. Manteniendo los demás supuestos, C pasa a ser la oferta elegible de menor costo. Cambiar una sola cantidad puede cambiar la recomendación; revisá también si el excedente tiene utilidad y dónde se almacenará.

Cómo completar tu comparativo de proveedores

1. Definí el requerimiento. Anotá especificación, cantidad, unidad y fecha necesaria. Si el pedido todavía está incompleto, empezá con una solicitud de compra.
2. Pedí la misma información a todos. Cantidad por envase, precio, moneda, entrega, validez, pago y cargos adicionales. La plantilla de solicitud de cotización o RFQ ayuda a organizar esa información.
3. Revisá la equivalencia técnica y la habilitación. Marcá “Sí” sólo después de verificar ambas. Un repuesto alternativo no debe pasar por equivalente únicamente porque sea más barato.
4. Usá una moneda y condiciones de pago comparables. Si convertís una cotización, registrá tipo de cambio, fecha y criterio fuera de este cálculo. La planilla no convierte monedas ni ajusta financiación automáticamente.
5. Cargá precio, bultos, cargos y entrega. Si no hay flete ni otros cargos, ingresá 0. Si no hay una cantidad mínima de compra, ingresá 0 en ese campo. Un dato vacío deja el cálculo pendiente.
6. Revisá los resultados. Confirmá unidades compradas, costo de adquisición y cumplimiento del plazo. Una oferta “Fuera de criterio” necesita resolver la excepción antes de competir con las demás.
7. Documentá la adjudicación. Registrá proveedor elegido, motivos, excepciones, aprobador y referencia de la cotización. La planilla aporta información para esa decisión; no aprueba ni emite una orden.

Excepciones que conviene resolver antes de adjudicar

• Entrega parcial: recibir 60 de 100 unidades a tiempo no equivale a cumplir una entrega completa. Confirmá con el área solicitante si la distribución propuesta sirve y documentá cada compromiso.
• Producto sustituto: pedí validación de mantenimiento o del responsable técnico. Conservá la especificación solicitada, la alternativa y la decisión.
• Pago diferente: contado y 30 días no son condiciones iguales. Finanzas debe definir cómo comparar su efecto antes de interpretar la diferencia de precios.
• Impuestos: aplicá el mismo criterio a las tres ofertas y distinguí impuestos recuperables de costos no recuperables según la operación. Evitá sumar dos veces un cargo ya incluido.
• Empate de costos: la planilla puede destacar más de una oferta. Revisá antecedentes, servicio, garantía y riesgos relevantes, con criterios definidos antes de elegir.

La evaluación del proveedor también merece su propio registro. Podés usar la matriz de evaluación de proveedores para documentar evidencias y puntajes, sin mezclar requisitos obligatorios con preferencias ponderadas.

Costo de adquisición y TCO: qué estás midiendo

Esta plantilla suma el importe de los bienes y los cargos de adquisición cargados. El costo total de propiedad (TCO) requiere definir un horizonte y considerar costos relevantes de instalación, operación, mantenimiento y disposición. Esos costos dependen del activo y del uso; no se obtienen automáticamente de tres cotizaciones.

Para un insumo equivalente, el comparativo puede resolver una decisión acotada. Para una máquina con consumos, mantenimiento y vida útil diferentes, necesitás un análisis adicional. Explicar ese límite evita presentar una suma de precios como una evaluación completa.

Una justificación que otro comprador pueda entender

En este ejemplo recomendamos B para las 100 unidades solicitadas. Cumple la entrega completa dentro de cinco días y su costo de adquisición es ARS 920.000, frente a ARS 940.000 de C. A se excluye porque entrega en diez días. La recomendación supone equivalencia técnica, pago a 30 días y vigencia común; las condiciones deben confirmarse antes de emitir la orden.

El paso siguiente es registrar la aprobación y preparar la orden de compra con las condiciones acordadas. Si tu equipo necesita conectar solicitudes, cotizaciones y aprobaciones, revisá el flujo de compras de Sourced y qué etapas encajan con tu ERP.

Método y fuentes

Ejemplo y plantilla elaborados para esta guía de Sourced. Los cálculos parten de las cantidades, precios y restricciones publicados en la tabla. Para reproducirlos, abrí la hoja Ejemplo y cambiá una entrada por vez; la hoja Tu comparativo permite usar tus propias cotizaciones.

Como referencia metodológica, la guía Evaluating responses, de New Zealand Government Procurement, recomienda evaluar contra criterios definidos, revisar si los precios incluyen todos los costos y registrar los motivos de la recomendación. Es una referencia de compras públicas de Nueva Zelanda, no una obligación aplicable a empresas argentinas. Consulta: 5 de septiembre de 2026.