¿Qué es una requisición de compra?

Es el documento interno con el que un área de la empresa solicita formalmente a compras la adquisición de un bien o servicio. Incluye qué se necesita, en qué cantidad, para cuándo, con qué justificación y a qué centro de costo se imputa. Requiere aprobación antes de convertirse en orden de compra. En varios países se le llama solicitud de compra: es el mismo documento.

¿Qué diferencia hay entre una requisición y una orden de compra?

La requisición es interna: la emite quien necesita algo y la aprueba un responsable; el proveedor nunca la ve. La orden de compra es externa: la emite compras hacia el proveedor y formaliza el compromiso de compra. Primero la requisición, después la OC.

¿Quién aprueba una requisición de compra?

Depende de la política de cada empresa: normalmente el jefe directo o gerente del área solicitante, y por encima de cierto monto, un segundo nivel (gerencia de administración o finanzas). Lo importante es que el circuito esté definido por monto y que quede registro de quién aprobó.

¿Puedo automatizar las requisiciones en lugar de usar Excel?

Sí. Un sistema de compras toma la requisición (creada en el sistema o leída desde tu ERP), la enruta al aprobador según el monto, y al aprobarse dispara la cotización y la orden de compra automáticamente. La plantilla de Excel es el punto de partida; cuando el volumen supera algunas decenas por mes, conviene el sistema.

Plantilla de Solicitud y Requisición de Compra | Excel Gratis

Solicitudes de compra: el paso que todos se saltan

La realidad es que la mayoría de las empresas no usan solicitudes de compra formales. Alguien del área de mantenimiento le manda un WhatsApp al comprador: "che, necesito 50 filtros para el viernes". El comprador lo anota en algún lado (o no) y sale a comprarlo. ¿Qué pasa cuando después nadie sabe quién pidió qué, cuándo, ni por qué? Bueno, pasa lo que pasa en todas las empresas sin proceso: caos.

Una solicitud de compra es simplemente un pedido formal. Un área necesita algo, lo documenta, y alguien lo aprueba antes de que compras salga a gastar plata. Suena burocrático, pero es la diferencia entre tener control y apagar incendios.

¿Requisición de compra o solicitud de compra? Es el mismo documento

Una requisición de compra es el pedido interno con el que un área solicita a compras la adquisición de un bien o servicio, y que requiere aprobación antes de generar la orden de compra. En México y Centroamérica se le llama requisición de compra; en Argentina, Chile y otros países del sur, solicitud de compra o pedido interno. El documento, los campos y el flujo de aprobación son exactamente los mismos, así que esta plantilla te sirve sin importar cómo lo llame tu empresa (o tu ERP: SAP le dice solicitud de pedido, Oracle y NetSuite le dicen requisición).

Diferencia entre solicitud de compra y orden de compra

Muchos confunden estos dos documentos, así que vamos al grano:

La solicitud de compra es interna. La manda alguien dentro de tu empresa pidiendo que se compre algo. Necesita aprobación. El proveedor nunca la ve.

La orden de compra es externa. Se manda al proveedor. Es el compromiso formal de que vas a comprar.

Primero viene la solicitud, después viene la OC. Si te saltas la solicitud, pierdes el control de quién está generando gastos y por qué.

¿Qué tiene que tener una solicitud de compra?

Los campos de una requisición bien hecha son siempre los mismos. No hace falta complicarse. Estos son los campos que necesitas:

Número de solicitud (para poder hacer seguimiento después)
Quién lo pide: nombre, área y cargo
Qué necesita: descripción clara, cantidad y unidad de medida
Para cuándo lo necesita
Por qué lo necesita, esto es lo que más se olvida y lo que más valor tiene. Si no hay justificación, el aprobador no tiene contexto para decidir si vale la pena
Cuánto sale aproximadamente (o cuánto se pagó la última vez)
A qué centro de costo o proyecto se imputa
Prioridad: ¿es urgente o puede esperar al próximo ciclo de compras?
Espacio para las firmas: la del solicitante y la del aprobador

Formato recomendado

Excel, sin vueltas. Es fácil de completar, le puedes poner validaciones para que no dejen campos vacíos, y calcula totales solo. Para mandar la solicitud aprobada a compras, expórtala a PDF. Nuestra plantilla trae ambos formatos.

Cómo hacer una solicitud de compra paso a paso

Determina qué necesitas y en qué cantidad. Sé específico: "material de oficina" no sirve; "500 resmas A4 de 75g" sí.
Chequea que haya presupuesto disponible. Si no hay, no mandes la solicitud a aprobación porque va a rebotar.
Completa la plantilla. Todos los campos. Sí, incluida la justificación.
Mándala para aprobación. Según tu empresa, puede ser tu jefe directo, el gerente de área o el equipo de compras.
Haz seguimiento. No asumas que porque la mandaste, alguien la está procesando. Pregunta.

Los errores que vemos todo el tiempo

Después de trabajar con decenas de equipos de compras, estos son los errores que se repiten:

Descripciones vagas. "Necesito repuestos" no le dice nada a nadie. ¿Qué repuestos? ¿Para qué equipo? ¿De qué marca?
Solicitudes sin justificación. El aprobador mira el pedido y piensa "¿y esto para qué es?", resultado: demora o rechazo.
No poner un presupuesto estimado. Si compras no sabe cuánto sale, no puede planificar ni priorizar.
Saltarse la aprobación. Compras que se hacen "porque era urgente" y después nadie sabe quién las autorizó. Un problema de auditoría esperando a pasar.
No asignar centro de costo. Si no sabes a qué presupuesto impacta, no puedes controlar el gasto por área.

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