Plantilla de Solicitud de Cotización (RFQ) Gratis

Para qué sirve una solicitud de cotización

Imagina que necesitas comprar 500 metros de cable de acero para tu planta. Mandas un email a 4 proveedores pidiendo precio. Uno te contesta con un PDF, otro te manda un WhatsApp con el precio sin IVA, otro te pasa un Excel con columnas que no entiendes, y el cuarto no contesta. Resultado: perdiste una mañana entera tratando de comparar cosas que no son comparables.

Un RFQ (Request for Quotation, o solicitud de cotización) resuelve exactamente eso. Es un documento estandarizado que le mandas a los proveedores para que te coticen todos en el mismo formato, con la misma información, en el mismo plazo. Así de simple.

RFQ vs RFP vs RFI: diferencias reales

Hay mucha confusión con estas siglas, pero la diferencia es bastante práctica:

RFQ — ya sabes qué necesitas. "Necesito 500 metros de cable de acero inoxidable 316, diámetro 6mm". Solo quieres comparar precios y condiciones. Es el documento que más vas a usar en compras operativas.

RFP — no sabes exactamente cómo resolverlo. "Necesito un sistema para gestionar mi inventario". Le pides al proveedor que proponga la solución, no solo el precio. Más común en servicios y proyectos de tecnología. Si es tu caso, tenemos una plantilla de RFP específica.

RFI — estás en etapa exploratoria. Quieres saber qué hay en el mercado antes de pedir precios. No tiene precio, es pura investigación.

¿Qué tiene que tener un buen RFQ?

Un RFQ que funciona tiene dos cosas: toda la información que el proveedor necesita para cotizar bien, y un formato claro para que te conteste de forma comparable. En concreto:

• Tus datos de empresa y un número de RFQ para tracking
• Fecha de emisión y — esto es lo que muchos se olvidan — una fecha límite de respuesta. Si no pones deadline, vas a estar esperando semanas.
• Descripción detallada de lo que necesitas. Cuanto más específico, menos "ida y vuelta" después. Incluye especificaciones técnicas, cantidades y unidad de medida.
• Las condiciones que necesitas: plazo de entrega, lugar de entrega, forma de pago
• Cómo quieres que te contesten. Si no lo especificas, cada proveedor te va a mandar la cotización en el formato que se le ocurra.
• Qué criterios vas a usar para evaluar (no solo precio — díselo, así no pierden tiempo los que no tienen chance)

Formato recomendado

La clave es que el proveedor pueda completar los campos directamente, sin inventar su propio formato. Excel es ideal para esto: le mandas la planilla con los ítems y las columnas de precio, y te la devuelve completada. Después, comparar es cuestión de poner una al lado de la otra.

Nuestra plantilla viene con un encabezado para los datos generales, una tabla de ítems lista para que el proveedor complete precios, y un pie con los términos de la cotización.

Cómo pedir cotizaciones paso a paso

1. Define bien las especificaciones antes de mandar nada. Cada pregunta que te haga un proveedor después es tiempo perdido que podrías haber evitado siendo más preciso en el RFQ.
2. Manda a mínimo 3 proveedores. Menos de 3 no es una comparación real. Más de 6 se vuelve difícil de gestionar sin un sistema.
3. Usa la plantilla. Manda todo junto: la descripción de lo que necesitas y el formato en el que quieres la respuesta.
4. Responde las dudas rápido. Si un proveedor pregunta algo, probablemente los otros tienen la misma duda. Comparte la respuesta con todos.
5. Junta todas las respuestas y compara. Para esto, usa nuestra plantilla de comparativo de precios.

Después del RFQ: cómo comparar cotizaciones

Recibir las cotizaciones es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es compararlas de forma que tenga sentido. No te quedes solo con el precio: mira plazos de entrega, condiciones de pago, garantías, y si lo que te cotizan es realmente lo mismo que pediste (spoiler: a veces no lo es). Para hacer esto bien, te recomendamos nuestra plantilla de comparativo de precios.

Descarga tu plantilla gratuita

Completa el formulario y recibe en tu email una plantilla de solicitud de cotización (RFQ) en Excel y PDF, lista para mandar a proveedores.

¿Necesitas automatizar tus cotizaciones?

Si mandas RFQs por email, haces seguimiento en una planilla y comparas cotizaciones copiando y pegando datos, estás dedicando horas a algo que se puede automatizar. Conoce cómo Sourced automatiza las licitaciones con IA: desde el envío del RFQ hasta la comparativa final, sin trabajo manual.