Evaluación de proveedores: plantilla Excel y ejemplo resuelto
Compará hasta cinco proveedores con criterios definidos, evidencia y seguimiento. Incluye una matriz Excel, un caso resuelto y reglas para tratar los datos pendientes.
Revisá cómo conectar la evaluación con tu proceso de compras
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Una evaluación de proveedores sirve para revisar cómo trabaja un proveedor durante un período y decidir qué mantener, qué corregir y qué volver a comprobar. Para que sea útil, cada puntaje necesita un criterio definido y una evidencia: entregas, recepciones, reclamos, facturas o revisiones documentadas.
Esta guía propone una matriz ponderada de seis criterios, una escala de 1 a 5 y un caso completo. Podés adaptar los pesos a tu operación. Antes de comparar resultados, usá el mismo período, el mismo alcance y las mismas reglas para todos los proveedores de esa categoría.
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El archivo permite comparar hasta cinco proveedores. Incluye cuatro hojas: Instrucciones, Evaluación, Historial y Ejemplo. Las celdas ámbar son entradas para completar. El ejemplo y las reglas están explicados a continuación, para que puedas revisar el método antes de descargarlo.
Qué incluye el Excel y cómo completarlo
- Leé la hoja Instrucciones y adaptá la escala antes de evaluar. En Evaluación, completá los proveedores, la categoría, las fechas, el responsable y la versión de criterios.
- Revisá los seis pesos en
B18:B23: deben ser positivos y sumar 100%. Asigná una nota entera de 1 a 5 a cada criterio y registrá su evidencia en el bloque correspondiente. - Definí las condiciones obligatorias. Para cada proveedor, elegí cumple, no cumple, pendiente o no aplica y anotá la evidencia o el motivo. Un incumplimiento o una verificación pendiente impide mostrar el total.
- Revisá los estados de la matriz. El puntaje total aparece sólo cuando están completos el contexto, los pesos, las notas, las evidencias y las condiciones. El resultado no aprueba al proveedor automáticamente.
- Registrá la decisión, la acción, su responsable y la fecha de revisión. Antes de cargar otro período, guardá una copia del archivo y agregá su referencia en Historial, pegando los valores que quieras conservar.
Los indicadores se cargan manualmente: el Excel no obtiene datos de un ERP ni calcula porcentajes desde transacciones. Historial tampoco guarda versiones automáticamente. La hoja Ejemplo toma los pesos actuales de Evaluación; si los cambiás, cambia su resultado. Con los pesos iniciales, el caso resuelto da 4,00 sobre 5.
Qué evaluar y qué dejar fuera del promedio
Empezá por una categoría concreta. Un proveedor de repuestos de mantenimiento puede tener compromisos de entrega distintos de una empresa que presta servicios en campo. Mezclarlos en una misma comparación vuelve difícil interpretar el resultado.
Separá las condiciones obligatorias del puntaje. Por ejemplo, si el trabajo requiere una habilitación vigente o una especificación técnica determinada, registrá su cumplimiento y la evidencia por separado. Un buen precio no compensa el incumplimiento de una condición obligatoria. Tampoco alcanza con que alguien haya marcado una casilla: hay que identificar qué documento o verificación respalda la decisión.
Para cada evaluación, anotá:
- Proveedor, categoría, período y responsable de la revisión.
- Pedidos, entregas, facturas o servicios incluidos, con sus identificadores.
- Condiciones obligatorias y resultado de cada verificación: cumple, no cumple, pendiente o no aplica, con su motivo.
- Criterios, pesos y escala acordados antes de asignar las notas.
- Evidencia, puntaje y comentario por criterio.
- Decisión, acciones, responsables y fecha de próxima revisión.
La matriz evalúa desempeño observado. Para comparar ofertas antes de comprar, podés usar el comparativo de cotizaciones. Una oferta conveniente y un buen desempeño posterior son decisiones relacionadas que requieren evidencia diferente.
Ejemplo: un proveedor de repuestos durante un trimestre
El siguiente caso es ficticio. Los porcentajes y escalas son supuestos del ejemplo; no son un estándar de la industria ni resultados de clientes de Sourced.
Una empresa revisa diez entregas de un proveedor de repuestos. También dispone de diez facturas, cinco consultas que requerían respuesta comercial y una revisión financiera interna. Todos los datos corresponden al mismo trimestre. La especificación técnica y las condiciones obligatorias del caso están verificadas.
Deslizá la tabla para ver todas las columnas.
| Criterio | Peso | Qué incluye |
|---|---|---|
| Respuesta de servicio | 25% | Respuesta útil a consultas comerciales dentro del plazo acordado. Se excluyen puntualidad y calidad, evaluadas por separado. |
| Confiabilidad de entrega | 20% | Entregas completas dentro de la fecha comprometida. Registrar la fecha original y cualquier cambio aceptado. |
| Calidad | 20% | Entregas aceptadas sin rechazo dentro del alcance definido. Conservar el motivo de cada rechazo. |
| Salud financiera | 15% | Resultado documentado de la revisión del área responsable. No inferirlo por la apariencia de la empresa o su sitio web. |
| Competitividad de precios | 10% | Costo comparable frente a una referencia vigente, con igual especificación, cantidad, moneda, entrega y condiciones de pago. |
| Precisión de facturación | 10% | Facturas correctas en la primera presentación, según los requisitos acordados. |
| Total | 100% |
En este ejemplo, “respuesta de servicio” reemplaza un criterio demasiado amplio de desempeño general. Así evitamos contar otra vez la entrega o la calidad dentro de una nota global.
Cómo convertir la evidencia en una nota de 1 a 5
Definí la escala antes de mirar qué proveedor resulta beneficiado. Para este caso usamos las siguientes reglas. Si tu operación necesita otras tolerancias, cambialas antes de iniciar la evaluación y dejá registro de la versión.
Deslizá la tabla para ver todas las columnas.
| Criterio | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
|---|---|---|---|---|---|
| Respuestas útiles dentro de 24 horas hábiles | 95–100% | 80% a menos de 95% | 60% a menos de 80% | 40% a menos de 60% | Menos de 40% |
| Entregas completas a tiempo | 98–100% | 90% a menos de 98% | 80% a menos de 90% | 60% a menos de 80% | Menos de 60% |
| Entregas aceptadas sin rechazo | 99–100% | 97% a menos de 99% | 95% a menos de 97% | 90% a menos de 95% | Menos de 90% |
| Revisión financiera documentada | Conclusión favorable y capacidad de continuidad corroborada para el alcance | Conclusión favorable, sin corroboración adicional de continuidad | Aceptable con seguimiento definido | Alertas abiertas que exigen mitigación | Conclusión desfavorable |
| Diferencia de costo frente a la referencia | Igual o inferior | Mayor a 0% y hasta 3% | Mayor a 3% y hasta 7% | Mayor a 7% y hasta 12% | Mayor a 12% |
| Facturas correctas en la primera presentación | 100% | 90% a menos de 100% | 80% a menos de 90% | 60% a menos de 80% | Menos de 60% |
La revisión financiera usa una conclusión del área competente. La falta de documentos se registra como pendiente, no como nota 1. Si una alerta implica incumplir una condición obligatoria, esa condición se trata además por separado.
Con muestras chicas, un solo evento cambia mucho el porcentaje: en diez entregas, una entrega representa diez puntos porcentuales. Conservá siempre el numerador y el denominador junto al porcentaje. Una nota 5 sobre diez entregas no demuestra el mismo historial que una nota 5 sobre mil.
Matriz completa y cálculo del puntaje
Deslizá la tabla para ver todas las columnas.
| Criterio | Evidencia ficticia del trimestre | Nota | Peso | Aporte al total |
|---|---|---|---|---|
| Respuesta de servicio | 4 de 5 consultas con respuesta útil dentro de 24 horas hábiles: 80% | 4 | 25% | 1,00 |
| Confiabilidad de entrega | 8 de 10 entregas completas a tiempo: 80% | 3 | 20% | 0,60 |
| Calidad | 10 de 10 entregas aceptadas sin rechazo: 100% | 5 | 20% | 1,00 |
| Salud financiera | Revisión interna favorable, sin corroboración adicional de continuidad | 4 | 15% | 0,60 |
| Competitividad de precios | Costo comparable de 102 unidades monetarias frente a una referencia de 100: 2% mayor | 4 | 10% | 0,40 |
| Precisión de facturación | 9 de 10 facturas correctas en primera presentación: 90% | 4 | 10% | 0,40 |
| Total | 100% | 4,00 sobre 5 |
Puntaje ponderado = suma de cada nota multiplicada por su peso.
En este caso: 4 × 0,25 + 3 × 0,20 + 5 × 0,20 + 4 × 0,15 + 4 × 0,10 + 4 × 0,10 = 4,00.
Para reproducirlo en una hoja simple, cargá los pesos como porcentajes en B2:B7 y las notas en C2:C7. Con los seis criterios completos y pesos que suman 100%, SUMAPRODUCTO(B2:B7;C2:C7) devuelve 4,00. En una instalación de Excel en inglés, la función es SUMPRODUCT; el separador depende de la configuración regional. Estas referencias describen una hoja simple para entender el cálculo, no las coordenadas de la plantilla descargable.
El resultado no significa “80% de cumplimiento”. Es un promedio de una escala definida para este ejercicio. Si necesitás conocer cumplimiento de entrega, mirá su indicador específico: ocho entregas a tiempo sobre diez.
Qué decidir con un resultado de 4 sobre 5
El promedio ayuda a resumir, pero no explica por sí solo qué hacer. En este caso, el problema concreto son dos entregas fuera del compromiso acordado. Una decisión posible es continuar con seguimiento y acordar una mejora de puntualidad, siempre que las condiciones obligatorias sigan cumplidas y el riesgo resulte aceptable para la operación.
Deslizá la tabla para ver todas las columnas.
| Hallazgo | Acción propuesta en el ejemplo | Responsable | Verificación |
|---|---|---|---|
| Dos entregas tardías | Revisar las dos causas con el proveedor y acordar confirmación anticipada de disponibilidad | Comprador responsable y contacto del proveedor | Revisar las siguientes diez entregas, con fechas acordadas y reales. Si al mes aún no se completaron diez, informar cuántas hay y la limitación. |
| Una factura necesitó corrección | Acordar una revisión de orden, cantidad y datos antes de emitir | Administración del proveedor | Revisar las siguientes diez facturas y registrar correcciones. |
No hay un puntaje universal que obligue a aprobar o descartar a un proveedor. Una categoría crítica, un proveedor único o un incidente serio requieren una decisión específica, documentada por los responsables de compras y de la operación.
Qué hacer cuando faltan datos
Si falta una nota o su evidencia, la evaluación está incompleta. No conviertas el dato faltante en cero ni uses la suma parcial como una evaluación terminada.
Por ejemplo, si falta la revisión financiera, las otras cinco filas suman 3,40. Ese número no se puede comparar directamente con el 4,00 de una evaluación completa. Si necesitás un resultado parcial, identificá qué cubre y cómo se calculó; no lo presentes bajo el mismo rótulo que el total completo.
Cuando un criterio no aplica a toda una categoría, definí otra matriz y redistribuí los pesos antes de evaluar. Si sólo lo quitás para un proveedor, las notas dejan de ser comparables. Si los pesos suman 90% o 110%, corregilos antes de interpretar el resultado.
Cómo conservar el historial
Guardá cada evaluación con período, responsable, versión de criterios, pesos, evidencia, decisión y acciones. No sobrescribas la anterior. Cuando cambies los criterios, registrá el cambio para no presentar como mejora una diferencia que proviene de la nueva escala.
Revisá la frecuencia según criticidad y volumen. El trimestre de este ejemplo es una elección didáctica. Una operación puede necesitar revisar antes un incidente o esperar más datos para evaluar una categoría con pocas compras.
Método y alcance
La matriz, las escalas y el caso fueron elaborados para esta guía de Sourced. Todos los datos del ejemplo son ficticios. No son un benchmark sectorial ni resultados de nuestros clientes. La versión del archivo es C02-2026-09.1.
Podés reproducir el cálculo en la hoja Ejemplo o completar tus datos en Evaluación. Si necesitás conectar la evidencia con el resto del proceso de compras, conocé Sourced y contanos cómo trabajan hoy.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un scorecard de proveedores?
Es una ficha que reúne criterios, evidencias y puntajes de desempeño de un proveedor en un período. Esta plantilla usa seis criterios ponderados y mantiene las condiciones obligatorias fuera del promedio.
¿Evaluar a un proveedor es lo mismo que homologarlo?
En esta guía, la evaluación revisa desempeño en un período. La homologación es la comprobación de las condiciones que tu organización exige para habilitar a un proveedor para un alcance determinado. Conviene conservar ambas decisiones y sus evidencias por separado.
¿Esta plantilla acredita cumplimiento de ISO 9001?
No. La plantilla organiza una evaluación y su evidencia. No es una certificación ni una interpretación completa de los requisitos que aplican a tu organización. Si la usás dentro de un sistema de gestión, el responsable de calidad debe revisar su adecuación al proceso y a la norma que corresponda.
¿Puedo usarla para contratistas o servicios?
Podés adaptar el método. Primero definí el alcance, los compromisos de servicio, la evidencia y las condiciones obligatorias de esa contratación. No traslades sin revisión los indicadores de entregas y facturas de este ejemplo a un servicio con otra forma de medir el resultado.
¿De dónde salen las notas y los pesos del ejemplo?
Son un diseño didáctico de Sourced y todos sus datos son ficticios. Se muestran las reglas y las entradas para que puedas reproducir el resultado, discutirlo y adaptarlo. No se presentan como un benchmark sectorial.
¿Cuándo deja de alcanzar una planilla?
Cuando sostener la evidencia, los responsables, las versiones y el seguimiento lleva más trabajo que la evaluación misma, conviene revisar cómo se conectan esos datos con el proceso de compras. La señal útil es la dificultad para reconstruir una decisión o seguir una acción, no una cantidad universal de proveedores.
¿Qué archivo voy a recibir?
Un archivo XLSX con cuatro hojas: Instrucciones, Evaluación, Historial y Ejemplo. Permite comparar hasta cinco proveedores, incluye fórmulas y un caso ficticio resuelto. Los indicadores y el historial se completan manualmente.
Revisá cómo conectar la evaluación con tu proceso de compras
Partí de cómo trabajan hoy para revisar la evidencia, las decisiones y el seguimiento de proveedores.
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