A ordem de compra (OC) é o documento que formaliza a aquisição de bens ou serviços entre um comprador e um fornecedor. Aprender a fazê-la corretamente é fundamental para qualquer profissional de compras.
O que é uma ordem de compra?
Uma ordem de compra (OC) é um documento comercial que o comprador emite ao fornecedor para solicitar formalmente a entrega de bens ou serviços sob condições específicas. Funciona como um contrato que estabelece o que está sendo comprado, em que quantidade, a que preço e sob quais condições.
Passo a passo: como criar uma ordem de compra
1. Identifique a necessidade
Antes de emitir uma OC, certifique-se de que a compra está justificada e aprovada. Defina claramente o que você precisa, em que quantidade e para quando. Este passo normalmente se formaliza com uma requisição de compra.
2. Selecione o fornecedor
Se você já realizou uma cotação ou processo de sourcing, o fornecedor estará definido. Se não, selecione da sua base de fornecedores aprovados segundo critérios de preço, qualidade e confiabilidade.
3. Complete os dados do cabeçalho
Inclua:
- Número da ordem de compra (sequencial)
- Data de emissão
- Dados completos do comprador (empresa, endereço, CNPJ)
- Dados completos do fornecedor
4. Detalhe os itens
Para cada linha inclua:
- Descrição do item ou serviço
- Código de referência (se aplicável)
- Quantidade
- Unidade de medida
- Preço unitário
- Valor total por linha
5. Estabeleça condições comerciais
- Forma de pagamento (à vista, 30 dias, etc.)
- Local de entrega
- Data de entrega requerida
- Condições de garantia
6. Calcule totais
Subtotal + impostos (IVA/ICMS) = Total da ordem de compra.
7. Obtenha aprovação e envie
Segundo a política da sua empresa, obtenha a assinatura ou aprovação eletrônica do responsável, e envie a OC ao fornecedor.
Erros comuns ao criar ordens de compra
Mesmo equipes de compras experientes cometem erros que podem gerar problemas operacionais e financeiros. Os mais frequentes são:
- Descrições ambíguas: escrever "parafusos" em vez de "parafusos M8x40 aço inoxidável" gera confusões, entregas incorretas e devoluções. Quanto mais específica a descrição, menor a margem de erro.
- Não referenciar a cotação: toda OC deveria incluir o número da cotação que a originou. Isso facilita a rastreabilidade e evita discussões sobre preços ou condições.
- Omitir condições de entrega: se você não especifica endereço exato, horários de recebimento e contato no destino, o fornecedor pode entregar em um lugar ou momento incorreto.
- Não definir tolerâncias: em compras de materiais a granel ou por peso, é importante definir tolerâncias aceitáveis (por exemplo, +/- 5%). Sem isso, cada entrega pode gerar discrepâncias e atrasos na aceitação.
A ordem de compra como instrumento legal
É importante entender que uma ordem de compra aceita pelo fornecedor constitui um compromisso contratual. Isso significa que as condições estabelecidas (preço, quantidade, prazo, local de entrega) são vinculantes para ambas as partes. Por isso, é fundamental que a OC seja precisa e completa antes de enviar. Modificar uma OC depois de emitida requer uma comunicação formal e o acordo de ambas as partes, o que gera trabalho adicional e pode prejudicar o relacionamento comercial.
Em empresas com contratos-quadro, a OC funciona como uma "chamada" contra esse contrato: referencia as condições já acordadas e só especifica quantidades e datas de entrega. Isso simplifica o processo e reduz a possibilidade de erros.
Tipos de ordens de compra
Nem todas as ordens de compra são iguais. Dependendo do contexto da aquisição, existem diferentes variantes que vale conhecer:
- OC padrão: a mais comum. É emitida para uma compra específica com quantidades, preços e prazos definidos. É o que descrevemos no passo a passo acima.
- OC aberta (blanket order): estabelece um acordo de preços e condições gerais com um fornecedor por um período determinado, sem fixar quantidades exatas. As entregas são solicitadas conforme necessidade contra essa OC-quadro. Ideal para insumos de consumo recorrente.
- OC planejada: define quantidades estimadas para um período futuro, com datas de entrega tentativas. Permite ao fornecedor planejar sua produção e ao comprador assegurar disponibilidade sem se comprometer com quantidades exatas.
Escolher o tipo correto de OC para cada situação otimiza tanto a gestão interna quanto o relacionamento com o fornecedor. Usar uma OC padrão para compras recorrentes gera trabalho repetitivo desnecessário, enquanto uma OC aberta para uma compra pontual pode gerar compromissos não desejados.
Gestão de modificações e cancelamentos
Na prática, nem todas as ordens de compra são executadas exatamente como foram emitidas. Às vezes mudam as quantidades, se modifica a data de entrega ou até se cancela a compra. Para gerenciar essas mudanças de forma profissional, tenha em mente estas boas práticas:
- Documente cada mudança: toda modificação deve ficar registrada formalmente, com a data da mudança, o motivo e a aprovação do responsável. Não faça mudanças verbais nem por mensagens informais.
- Emita uma revisão da OC: em vez de criar uma OC nova, emita uma versão revisada (OC Rev. 1, Rev. 2) que mantenha a rastreabilidade com o documento original.
- Comunique ao fornecedor por escrito: o fornecedor deve confirmar por escrito que aceita a modificação. Isso evita mal-entendidos e protege ambas as partes.
- Registre cancelamentos com motivo: se uma OC é cancelada, documente a razão. Essa informação é valiosa para análises posteriores e para melhorar a precisão de compras futuras.
Exemplo de ordem de compra
A seguir um exemplo simplificado:
- OC #: 2026-0042
- Fornecedor: Insumos Industriais Ltda.
- Item: Parafusos M8x40 aço inoxidável — 500 unidades — R$12,50 cada — R$6.250
- Item: Porcas M8 aço inoxidável — 500 unidades — R$6,00 cada — R$3.000
- Subtotal: R$9.250 | ICMS (18%): R$1.665 | Total: R$10.915
- Pagamento: 30 dias da data da fatura
- Entrega: Planta São Paulo, 15/02/2026
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