Modelo de Ordem de Compra Grátis | Formato Excel e PDF

O que é uma ordem de compra (e por que ela importa)?

Se você está aqui procurando um modelo, provavelmente já sabe o que é uma OC. A questão real é se a sua empresa está usando corretamente — ou se ainda está comprando por e-mail e WhatsApp sem nenhum registro formal.

Uma ordem de compra é o documento que você envia ao fornecedor para confirmar uma compra. Conceito simples, mas é a espinha dorsal de qualquer operação de compras séria. Sem OC, não existe rastreabilidade. Sem rastreabilidade, não existe controle.

Por que usar ordens de compra?

A maioria das empresas em crescimento pula essa etapa. "A gente já combinou tudo por e-mail" — até que chega uma fatura com valor diferente e ninguém consegue provar o que foi acordado.

Usar OC resolve isso de forma direta:

• Registro completo de cada compra: data, fornecedor, itens, quantidades, preços — tudo documentado
• Controle de gastos real: você sabe quanto comprometeu antes de chegar a fatura
• Respaldo legal se o fornecedor não cumprir o combinado
• Auditorias deixam de ser dor de cabeça porque cada transação está documentada

O que uma ordem de compra deve incluir?

Aqui não tem mistério. Uma OC completa tem:

• Número da OC — identificador único para você rastrear depois
• Dados da sua empresa (razão social, CNPJ, endereço)
• Dados do fornecedor (razão social, CNPJ, contato)
• Descrição de cada item: o que é, quanto custa, que quantidade, em que unidade de medida
• Condições comerciais: como vai pagar, quando precisa receber, onde entregar
• Data de emissão e data de entrega
• Subtotal, impostos e total

Parece óbvio, mas a quantidade de OCs que circulam sem dados do fornecedor ou sem preço total é surpreendente.

Qual formato usar?

Dois formatos dominam: Excel para editar e calcular totais automaticamente, e PDF para enviar a versão final ao fornecedor. Nosso modelo inclui os dois.

A estrutura padrão é simples: cabeçalho com dados da empresa, corpo com a lista de itens, e rodapé com condições comerciais e assinaturas. Funciona para qualquer indústria.

Como fazer uma ordem de compra passo a passo

O processo começa antes da OC. Alguém precisa solicitar a compra — isso é a requisição de compra. Uma vez aprovada:

1. Selecione o fornecedor com base em cotações anteriores ou na sua base de fornecedores aprovados
2. Preencha o modelo com todas as informações — sem pular campos
3. Consiga a aprovação conforme a política da empresa
4. Envie ao fornecedor para processar o pedido
5. Guarde uma cópia e acompanhe até a entrega

Um detalhe que faz diferença: numere suas OCs de forma sequencial. Parece básico, mas facilita muito na hora de rastrear qualquer problema.

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Preencha o formulário e receba no seu e-mail um modelo pronto para usar. Formato Excel (editável) e PDF.

Processando mais de 20 OCs por mês?

Se esse é o seu caso, modelo em Excel já não dá conta. Você precisa de um sistema que automatize do pedido à aprovação. Veja como o Sourced automatiza a gestão de compras com IA — da requisição à ordem de compra, sem trabalho manual.