El procesamiento de facturas de proveedores es una de las tareas más repetitivas y propensas a errores en el área de cuentas a pagar. Si tu equipo recibe facturas por email, las carga manualmente en el sistema, entra a la página de ARCA para constatar cada comprobante y cruza datos contra las OC en planillas, hay una forma mejor.
El problema de validar facturas manualmente
La validación manual de facturas de proveedores genera tres problemas concretos:
- Errores de carga: transcribir datos de un PDF a un sistema es propenso a errores en montos, CUIT, número de comprobante o retenciones.
- Demoras en el pago: cada factura pasa por múltiples manos y el ciclo de aprobación se extiende días o semanas.
- Riesgo fiscal: facturas no constatadas contra ARCA pueden generar problemas con la AFIP en la siguiente auditoría.
Qué se valida en una factura de proveedor
Una validación completa de factura incluye:
- Datos fiscales: CUIT del emisor, tipo de comprobante (A, B, C), CAE/CAI, fecha de emisión y vencimiento del CAE.
- Montos: subtotal, IVA, percepciones, retenciones y total. Que los cálculos cierren.
- Matching contra OC: que los ítems, cantidades, precios y condiciones coincidan con la orden de compra.
- Constatación fiscal: verificar contra ARCA (Argentina) que el comprobante sea válido y esté autorizado.
Cómo funciona la validación automática con IA en Sourced
El flujo completo funciona así:
- Recepción: la factura llega por email dedicado, portal de proveedores o carga manual. Se acepta PDF, imagen o XML.
- Extracción con OCR: la IA extrae automáticamente CUIT, número de factura, fecha, importes, IVA, percepciones y detalle de ítems. Precisión superior al 95%.
- Constatación contra ARCA: Sourced verifica automáticamente el CAE, CUIT, tipo de comprobante e importes contra ARCA. Si hay inconsistencias, alerta antes de registrar.
- Matching contra OC: cruza la factura con la orden de compra correspondiente. Detecta diferencias en cantidades, precios o ítems no solicitados.
- Aprobación y sincronización: la factura aprobada se sincroniza automáticamente a tu ERP. Sin doble carga.
Validación contra ARCA en Argentina
Para empresas argentinas, la validación contra ARCA (ex AFIP) es crítica. Sourced se conecta automáticamente al servicio de constatación de comprobantes para verificar:
- Que el CAE/CAI sea válido y vigente
- Que el CUIT del emisor esté activo
- Que el tipo y número de comprobante coincidan
- Que la fecha de emisión sea correcta
- Que los importes declarados coincidan
Todo esto se hace en segundos, sin que tu equipo tenga que entrar a la página de ARCA manualmente.
Qué pasa con una factura que no pasa la validación
Cuando Sourced detecta un problema, la factura se marca para revisión y se notifica al responsable. Los casos más comunes son:
- CAE vencido o inválido: se rechaza y se solicita nueva factura al proveedor.
- Discrepancia de montos contra la OC: se abre un hilo de consultas en el portal para resolver con el proveedor.
- Datos fiscales incorrectos: CUIT no coincide, tipo de comprobante erróneo, etc.
Podés configurar tolerancias (por ejemplo, aceptar diferencias menores al 2%) para automatizar aprobaciones de casos menores.
¿Querés automatizar la validación de facturas? Conocé el módulo de carga de facturas de Sourced con OCR, validación ARCA y matching automático contra OC.