Tu equipo de compras emite una orden de compra y después... silencio. ¿El proveedor confirmó? ¿Cuándo despacha? ¿Llegó todo lo que pediste? Si la respuesta a estas preguntas la conseguís por teléfono o WhatsApp, tenés un problema de visibilidad que afecta toda tu operación.
El problema del seguimiento manual de entregas
La mayoría de las empresas no tienen visibilidad real de lo que pasa entre la emisión de la OC y la recepción en depósito. El seguimiento se hace preguntando proveedor por proveedor, anotando en planillas y cruzando datos manualmente. Las consecuencias son claras:
- Retrasos que se detectan tarde, cuando ya afectan la producción
- Recepciones parciales que no se concilian contra la OC
- Discrepancias entre lo pedido y lo recibido que se descubren días después
- Ningún dato histórico para evaluar la puntualidad de cada proveedor
Qué información necesitás registrar de cada entrega
Un seguimiento de entregas efectivo debe capturar:
- Confirmación del proveedor: ¿aceptó la OC? ¿Cuándo promete entregar?
- Aviso de despacho (ASN): qué está enviando, cantidades, datos del transportista y fecha estimada de llegada.
- Recepción en depósito: qué llegó realmente, cantidades recibidas, estado del material y discrepancias.
- Historial de cambios: reprogramaciones, entregas parciales, rechazos.
Indicadores clave de logística de entrada (KPIs)
Si no medís, no podés mejorar. Los KPIs esenciales de logística de entrada son:
- On-Time Delivery (OTD): porcentaje de entregas que llegan en la fecha acordada. El benchmark es 90%+.
- In-Full Delivery (IFD): porcentaje de entregas con las cantidades completas.
- OTIF (On-Time In-Full): la combinación de ambos. Es el indicador más exigente y el más útil.
- Lead time promedio: tiempo entre la emisión de la OC y la recepción. Sirve para planificar.
- Proveedores con mayor retraso: ranking para tomar acciones correctivas o renegociar condiciones.
Cómo automatizar el seguimiento con un sistema
Un sistema de seguimiento de entregas como el módulo de logística de Sourced funciona así:
- La OC se emite en tu ERP o en Sourced y el proveedor la ve en su portal.
- El proveedor confirma la fecha de entrega y envía un aviso de despacho (ASN) digital.
- Tu equipo ve todo en un calendario de entregas con alertas de retraso automáticas.
- Al recibir, se valida automáticamente contra la OC y el ASN. Las discrepancias se marcan al instante.
- Los KPIs se calculan automáticamente y alimentan los scorecards de proveedores.
No más planillas, no más llamadas, no más sorpresas.
El caso de las empresas con múltiples sucursales
Para empresas con múltiples depósitos o plantas, el seguimiento manual es aún más crítico. Cada sucursal recibe por separado, los datos están dispersos y consolidar la información para evaluar a un proveedor es un proyecto en sí mismo. Un sistema centralizado resuelve esto dándole a cada sucursal su propia vista pero consolidando los datos para el equipo central.
¿Querés ver cómo funciona? Conocé el módulo de seguimiento de entregas de Sourced y agendá una demo para verlo con tus propias OC.